子公司内控薄弱环节典型案例分析

关于子公司内控薄弱环节的典型案例分析
中图分类号：f270 文献标识：a 文章编号：1009-4202（2010）11-143-01
摘要集团审计部对部分子公司进行的内部控制审计工作已告一段落，我们把在审计中发现的带有普遍性、倾向性、苗头性的问题进行了归纳整理。

希望在对这些问题进行深入分析的基础上从标本兼治的角度有针对性地提出审计意见和建议，以对被审子公司的内控管理工作进行督促、纠正和改进；并为其他尚未进行审计的子公司在日常经营管理中加强风险防范和内部控制提供可借鉴的参考。

关键词公司内控薄弱环节典型案例
一、制度的建立和完善不够及时
制度建设是保障内控工作顺利开展的基础。

但在审计过程中，我们发现子公司较多存在规章制度不够健全，经营活动缺少相应制度规范的情况。

例如合同的管理，工程项目的验收，劳务用工的管理都无相应的制度；库存商品管理，办公会议管理制度等也缺少可实施的具体细则。

同时，随着公司的快速发展壮大，各种新业务层出不穷，管理制度存在“空档”，一些业务活动缺少相应制度制约和监控。

例如村村通，村村响等专项工程，子公司未能及时出台针对性的制度加以管控。

我们建议：制度建设应与企业发展同步，各子公司要加强制度与流程建设，完善内部管理。

在对现有制度进行整理、完善与补充的
基础上，及时根据业务变化增补管理制度，减少操作的随意性；同时加大对各部门制度执行情况的检查与考核力度，以增强制度的严肃性。

二、收视服务费资金安全存在隐患
审计过程中我们发现收视服务费的资金安全问题普遍存在，较为严重的如：有子公司收费员挪用大额收视服务费而未上缴公司账户，虽在被查出后进行了款项的补交，但反映出子公司资金管理的薄弱；还有子公司则出现收费员挪用收视服务费后无力偿还情况。

虽已将该员工开除并多次发函催讨欠款，但仍有两万多元无法收回，导致应收账款长期挂账。

同时，审计过程中我们也发现收视服务费滞留收费员/营业员个人手中的现象较为普遍。

虽然目前仅产生少数几例较为严重的案例，但如果发生类似情况的风险未能有效抑制，势必会给公司的资金安全带来无法估计的损失。

我们建议：第一，从制度规定和部门、个人考核上，加强和突出资金安全管理方面的条款；第二，采用“两限”（即限时，限额）方式管理收视服务费的上缴工作，各子公司应本着公司资金安全第一的原则，结合各地实际，限定每次收视服务费上缴的最长间隔时限，同时限定允许“现金”滞留在收费员手上的最高金额；第三，出台配套奖惩措施，有效引导收费员及时完整地上缴收视服务费；第四，加强对外部收费员的管理和监察，统筹安排片区收费时间，减少收费员收费时间的随意性和不可控性，配合第三条措施，提高收费效率；第五，针对已完成收费的片区，应及时采取随机抽样或
全部回访的方式，最大程度地保证收视费的安全、真实和完整。

三、配套费的收取尚需规范
2009年4月集团公司《2009年数字电视销售政策（市区分公司、区县子公司）》第三部分配套费相关规定对配套费的收取作了统一规范。

但审计过程中我们发现部分子公司实际执行过程中仍存在以下几点问题：1.擅自下浮配套费价格，未办理优惠审批手续；2.结算时房产建筑面积不实；3.电视信号开通时尚有部分配套费未能收回，存在已坏账无法收回的配套费。

我们建议：1.严禁浮动配套费价格（要与09年4月文件一致），只在管线由房产商代建的情况下优惠，优惠的幅度不超过规定限额；2.建筑面积以规划局批复或实测面积为准；3.使用信号开通联系单控制，避免信号开通后配套费无法收回的风险。

四、工程项目的风险管理有待加强
审计过程中我们发现：1.承接工程施工的单位无施工资质甚至无法人资质，施工人员缺少应有的岗位操作证，导致事故发生后，我子公司承担全部赔偿责任；2.工程事故时有发生；3.工程完工验收滞后，导致资产入账不实。

我们建议：第一，适当提高工费内部结算标准，尽可能选择有资质的单位承接工程，将安全风险转移，减轻公司在事故发生后所需承担的法律责任；第二，在没有合适的资质单位施工的情况下，各公司应事先对上岗人员进行必要的上岗前培训并取得相关资质证
书为其购买人身安全保险，以切实提高工程实施质量和最大限度地
保证施工人员安全；第三，加强和完善验收环节的管理，提高验收效率，缩短由工程完工到实现财务转固的周期，保证公司资产和财务数据的真实可靠。

五、库存物资的管理存在风险
审计过程中我们发现，子公司仓库管理人员存在不相容岗位由一人兼职的情况；部分仓管员需一人同时管理多个不同地点的仓库，无法及时进行材料出入库情况的登记；采购物料入库无验收流程，无法保证所采购物品的数量和质量；仓库条件简陋，缺少基本的防火、防盗、防霉等安全防护设施。

在对子公司仓库进行盘点时，出现部分物料盘亏的现象，相关人员无法对盘亏情况查明原因。

我们建议：第一，改善仓库的硬件管理，需具备基本的防火、防盗、防霉等安全防护设施；第二，加强对入库材料的验收管理，无验收合格单据财务不进行货款支付；第三，对中心站内勤、财务人员、仓库保管员进行相关的业务培训；第四，对存货进行定期或不定期清查，确定各种存货的实际库存量，并与电脑中记录的结存量核对。

六、采购环节亟待完善
审计过程中我们发现部分子公司采购模式单一落后，缺少必要的牵制监督。

在总公司实行大宗材料统一招标采购规定后，部分子公司仍存在自行采购或未严格执行总公司要求的采购行为。

在对采购资料的保管方面，部分子公司还出现资料不全，甚至合同遗失的问题。

我们建议：第一，采购过程需设置必要的内控牵制程序，采购的批准、实施及供应商的选定需由不同的人实施；第二，严格执行总公司统一招标采购制度，对未纳入统一招标的部分物资，应根据制度规定自行规范采购；第三，加强采购后续管理，妥善保管采购资料，建立合适的供应商信息维护系统，及时更新记录供应商信息。

内部控制并不仅是会计内控，而是一种对风险的管理，对于企业而言，风险可能来自业务经营、合规、运营或财务方面。

内部控制应当为企业的有效运营提供辅助条件使企业有能力对最终目标实现的重大风险作出反应。

公司各级管理层在内部控制中承担着较大责任，应不断提醒员工加强风险意识，时刻保持对风险的警惕，采取适当的措施来防范和应对公司在发展过程中面临的各种风险，将风险程度降低到可容忍范围之内。