项目五 物业管理应用文书

8.函 当物业与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答 复问题，向有关部门(如派出所、居委会)、业主委员 会或其他单位等联系工作时，要用“函”这个文种。 比 如，A物业公司想去B物业公司参观学习，要用书面形 式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。 函可分为以下五种：告知函、商洽函、询问函、答 复函和请求批准函等。
（一）应用文书标题的制作
1.公文式标题的构成要素 组成公文式标题的要素主要包括单位、区域(范 围)、时间、事由(内容)、性质和文种等， 其中“事由”和“文种”是最基本的要素。 究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文 种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考 虑写作的实际需要。
公文式标题通过几个要素的组合，明确地说 明了下述问题：第一，这篇文章是做什么用 的(文种);第二，文章是谁起草的(单位);第 三，文章反映什么时间(时间)、什么区域 (范围)的什么事情(事由)。只要要素的排列 组合合乎规律，就不会引起歧义。如计划属 于事务文书，这种文书的公文式标题的全要 素形式是“单位+时间+事由+文种”。例 如，《××物业公司2004年度培训计划》。
3.大事记 当物业管理公司用简述的方式，按时间顺序连 续记载大事、要事时，要用“大事记”这种事务文 书。“大事记”既可以为物业管理公司回顾工作和 查证历史留下重要依据，成为珍贵的档案材料，总 结出一些带有规律性的东西，指导各项工作向前发 展，还可以作为编写物业年鉴的历史资料。比如， 某物业公司取得国家一级资质，同年该公司管理的 某大厦又获得××省优秀物业管理大厦称号等，这 些事项都应记入“大事记”。
1.条据类应用文书 条据是物业管理记载重要的行为和事务 的文书，一般分便条和单据两种。便条一般 记载的是日常简单的、非重要的事项。单据 具有凭据的作用，记载的内容是重要的事务 或者能产生法律后果的事务。日常应用条据 主要有留言条、请假条、借条、收条、欠条、 领条等。
2.告启类应用文书 物业管理的告启类应用文书主要有标语 (提示牌)、温馨提示、启事、海报和好消息 等。
1.箭牌口香糖 一箭如故 一箭钟情(箭牌口香 糖广告语) 2 .骑乐无穷(某摩托车广告语) 3 .一明惊人(某眼病治疗仪广告语)
（三）正确使用标点符号 国家标准《标点符号用法》中共有常用的标 点符号十六种，分点号和标号两大类。点号七 种，标号九种。点号又分句中点号(逗号、顿号、 分号和冒号四种)和句末点号(句号、问号和叹 号三种)。标号包括引号、括号、破折号、省略 号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名 号。
4.倡议书 当物业管理公司公开提倡某种做法、倡 导某项活动、鼓动大家响应时，要用“倡议 书”这种事务文书。如个人倡议书和集体倡 议书。
（三）制度文书
物业管理的制度文书主要有制度、办法、 守则、公约四种。
1.制度 当物业管理公司为了保证某项工作有序 进行，需要有关人员共同遵守办事规程时， 要用“制度”这种文书。例如《门卫制度》、 《安全制度》等。
我不但认识他，我妈妈也认识他。 21世纪需要我们具备全面的素质才能适应 未来的工作。 为什么对于这种浪费人才的现象，至今没有 引起有关部门的重视呢？
（五）表达要符合逻辑 应用文书的写作在内容、结构上要注意逻辑联系， 不能自相矛盾，前后抵触。从文章全局来说，作者提 出问题、分析问题和解决问题，要符合客观事物的规 律，符合人们对客观事物认识的程序，使人们的逻辑 程序和认识程序统一起来，全篇形成一个逻辑整体； 从局部来说，对于某一问题的分析，某一现象的解 释，要体现出较为完整的概念、判断、推理的过程。
2.办法 当物业管理公司对某一工作、某一活动、某一 法规制订具体实施的方法时，要用“办法”这种文 书。 办法一般有两种类型：一是实施办法，它以实 施对象为成文主要依据，具有附属性，是对原件的 一种具体化：或对原件整体上的实施提出措施办法， 或对某些条文提出施行意见，或根据法规精神再结 合本物业实际提出实施措施。例如《关于(××制 度)的实施办法》。 二是管理办法，它是物业在各自的管理权限范 围内，在实际管理工作尚无条文可依的情况下制订 的。这类办法没有附属性。例如《××公司员工考 勤管理办法》。
4.报告 当物业管理公司要向上级单位汇报工作、反 映情况、答复上级单位的询问时，要使用“报 告” 这个文种。 “报告”是内行文、上行文和后行文。 报告按其内容不同，大体上可分为四类：工 作报告、情况报告、回复报告和报送报告等
5.请示 当物业管理公司就某一事项请求上级单位 (或领导)给予指示或批准时，要用“请示”这 个 文种。“请示”是上行文或前行文。 请示一般是事项性请示，就某一事项请求上 级单位(或领导)给予指示或批准。
（六）相关术语 内行文：仅限在独立的组织中传达的文书； 外行文：可在组织外传递的文书； 前行文：在事情发生前制作的文书； 后行文：在事情发生后制作的文书； 上行文：属内行文，且是向上级报送的文书； 下行文：属内行文，且是向下级发送的文书； 平行文：在各独立组织之间传递的文书。
二、物业管理应用文书的类型
3.守则 当物业管理公司要求组织内部全体人员 共同遵守的道德规范与行为准则需要形成条 文时，要用“守则”这种文书。例如《员工 守则》。
4.公约 在一定的物业范围内，当大多数业主共 同商定和共同遵守的道德规范和行为准则需 要形成条文时，要用“公约”这种文书。例 如《业主公约》。
（四）礼仪文书
三、物业管理应用文书制作及运用的要领
行政公文一般由十八个部分组成，即秘密等 级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、 附件说明、成文日期、印章、附注、附件、 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 而其他文书一般只有标题、主送机关(或人)、 正文、附件说明、成文日期和附件，甚至更 少。
1）指示性通知 指示性通知用于发布规章制度、阐述政 策、布置工作和答复下级单位询问等，带有 指令性，需遵照执行。例如《关于下发(员 工工作绩效考核办法)的通知》。
2）周知性通知 周知性通知用于发布需要下级单位周知 的情况。常应用于任免人员，设置、撤销或 合并机构，扩展、缩小或终止有关组织、机 构的某些职权，启用或更换印章、地址，召 开会议等。例如《关于召开××年度经营活 动分析会的通知》。
礼仪文书是物业管理公司用于日常社会交往 并反映一定的礼节、仪式的文字形式。礼仪 文书的显著特点，一是礼节性，二是规范性。 物业管理属服务性行业，需要与社会的 各个层面进行交往，经常使用到的礼仪文书 主要有四种：邀请书、请柬、感谢信和贺信。
（五）其他日常文书
在日常生活和工作中，除了需要使用行政公 文、事务文书、制度文书和礼仪文书等比较 正式的文书外，还要经常使用条据类、告启 类等非正式的文书。这类文书一般是平行文， 它们的约束性和格式要求没有行政公文或礼 仪文书强，但也有一定的规范或约定俗成的 格式。物业管理企业在直接面对业主的文书 中，大量地使用到告启类的应用文书。
行政公文 事务公文 制度文书 礼仪文书 其他日常文书
（一）行政公文
行政公文，是法定机关与组织按照特定的规 范体式、经过一定的处理程序制成，并在特定 范围内使用的书面文字资料，是传达意图、办 理公务和记载工作的一种工具。行政公文不仅 适用于政府机关、人民团体和事业单位，还适 用于企业法人单位。
1.计划 当物业管理公司为了实现某一管理目标、 完成某项任务或开展某项工作而预先作出安 排与部署时，要用“计划”这种事务文书。 例如《A物业公司××年度工作计划》。
2.总结 当物业管理公司对前一段的工作、学习 等进行全面系统地回顾、分析和评价时，要 用“总结”这种事务文书。例如《A公司 ××年度工作总结》。广义的“总结”包括 个人总结和单位总结。
强台风袭击这座海滨城市时，呼啸的狂风夹 着密集的雨点哗哗地下了起来，一小时后部分 地段积水便深达60厘米，交通一度陷入瘫痪。 由于她这样好的成绩，得到了老师和同学们 的赞扬。 国产轿车的价格低，适于百姓接受，像“都 市贝贝“市场统一售价才6.08万元，”英格尔“是 6.88万元，新款"桑塔纳"也不过十几万元左右。
项目五 物业管理应用文书
一、应用文书的基础知识
（一）正确使用汉字
1.不要书写错别字； 2.不要随意生造简化字； 3.不要书写繁简夹杂的字。
（二）准确使用词语 1.所选用的词语不能是误读误写、以讹传讹的 错误词 2.不能是被淘汰的等义词(包括异体词) 3.不能是不规范的方言词、外来词或旧词语等 4.不国主席令 第 七 号 《全国人民代表大会常务委员会关于修改＜中华 人民共和国消费者权益保护法＞的决定》已由中华 人民共和国第十二届全国人民代表大会常务委员会 第五次会议于2013年10月25日通过，现予公布， 自2014年3月15日起施行。 中华人民共和国主席 习近平 2013年10月25日
1.决定 当物业管理公司对重要事项或者重大行动作 出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销 下级单位不适当的决定事项，并要在公司内部 以文件的形式下达时，要使用“决定”这个文 种。 比如，公司董事会对年度经济指标的下达、对 总经理的任命等事项，都要用“决定”。“决 定”是 内行文或下行文。
2.通知 当物业管理公司在内部要转发上级单位和不 相隶属单位的公文、宣布实施某项制度、要求 下级单位办理或周知事项、任免人员时，要使 用“通知”这个文种。“通知”是内行文、下 行文或 前行文，是使用最多的文种之一。
9.会议纪要 当物业管理公司记载会议情况和议定事项时， 或物业管理公司与其他有关组织通过会议形 式达成有关意见，都要用“会议纪要”这个 文种。如与业主委员会开会的会议纪要。 会议纪要是普适的一种公文，它是惟一 不受内外、上下、用印等规范限制的文种。
（二）事务文书
事务文书是物业管理公司表述工作事务所用 的书面文书。从总体上说，事务文书的权威性、 约束力不如行政公文，但同样具有很强的政策 性和指导性，是做好物业管理工作不可缺少的 工具。主要包括：计划、总结、大事记、倡议 书。