第八章 档案的检索

4、电子文档号 为管理电子文档所设的一组符号代码。 为管理电子文档所设的一组符号代码。 5、缩微号 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 6、主题词或关键词 按照DA/T19—1999、 中国档案主题词表》 按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》 及本专业、单位的规范化词表进行标引。 及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起 一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置； 一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置； 一个词不得分两行写。 一个词不得分两行写。
示例
1、文件级条目的著录： 、文件级条目的著录：
GE5.15 2-53-107-8
41010 46 – 94
7.5cm 7.5cm
名称 公开级 国内级 内部级 秘密级 机密级 绝密级 数字代码 0 1 2 3 4 5 汉语拼音代码 GK GN NB MM JM UM 汉字代码 公开 国内 内部 秘密 机密 绝密
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、 对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“ 内级可不著录。密级前加“. －”
2、并列题名* 并列题名* 是以第二种语言文字书写的与正题名并列的 题名，与正题名一并著录，前加“ 题名，与正题名一并著录，前加“=”号。 3、副题名及说明题名文字* 副题名及说明题名文字* 副题名是从属于正题名的另一题名， 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文 著录。正题名能够反映档案内容的， 著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不 必著录。 必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 用途等的说明文字。 用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文 副题名及说明文字前加“ 字，副题名及说明文字前加“：”。
8.3.3 著录项目
8.3.3.1 题名与责任说明项 1、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。 正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。 几种情况： 几种情况： 单份文件没有题名的，依据内容拟写题名， （1）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加 〔〕” “〔〕”。 单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录， （2）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再 据内容另拟题名附后， 〔〕” 据内容另拟题名附后，加“〔〕” 。 单份文件题名过长， （3）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原 意情况下，可删除冗余部分，节略部分用“ 表示。 意情况下，可删除冗余部分，节略部分用“…”表示。 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的， （4）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般 重新拟写著录。 重新拟写著录。
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查找
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查检
8.1.2 检索效率
8.1.2.1 含义 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求 的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索 的全面性和准确性的程度， 系统性能与质量的一个最基本指标。 系统性能与质量的一个最基本指标。 8.1.2.2 指标设置 检索效率通常采用查全率和查准率两个指标 来衡量。 来衡量。
8.3.3.5 载体形态项 1、载体形态* 载体形态* 分为甲骨、金石、简牍、 唱片、胶片、 分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、 磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录， 磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其 它载体据实著录。其前加“ 它载体据实著录。其前加“. －”。 2、数量及单位 、数量及单位* 数量为阿拉伯数字，单位如“ 数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、 其前加“ “片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。 3、规格 、规格* 指载体的尺寸和型号等，其前加“ 指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。
检索出的相关档案 检索出的相关档案
x100%
例
在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 在一次检索中，共检出档案100篇 经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇 其余的40篇为误检档案 篇为误检档案， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那 另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 于各种原因而未被检出（漏检）。 ）。请计算这次检索的查 于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查 全率和查准率。 全率和查准率。
2、文种* 、文种 依实际情况著录为命令、决议、指示、 依实际情况著录为命令、决议、指示、 通知等，其前加“ 通知等，其前加“：”。
8.3.3.3 密级与保管期限项 1、密级* 密级* 根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”： 7156-1987文献保密等级代码 文献保密等级代码” 根据“
查全率=60⁄（60+90） 查全率=60⁄（60+90） x100%= 40% 查准率=60 （60+40） 查准率=60 ⁄⁄（60+40） x100%=60%
8.2 档案检索工具
8.2.1 档案检索工具分类
按照编制方式分，检索工具可以分为目录、 按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指 南。 按照载体分，可分为书本式检索工具、 按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工 缩微目录和机读目录。 具、缩微目录和机读目录。 按检索范围分，可分为全宗检索工具、 按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索 工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。 工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。 按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具 按功能分，可分为馆藏性检索工具、 和介绍性查找工具。 和介绍性查找工具。
分类号 档号 电子文档号 档案馆代号 缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号 责任者 附件. 稿本： 责任者+附件 正题名 并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号⁄责任者 附件 －稿本： 并列题名 文种. 密级：保管期限. 时间. 载体类型：数量及单位：规格. 文种 －密级：保管期限 －时间 －载体类型：数量及单位：规格 －附注 提要 主题词或关键词
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 附注* 此项著录需要解释和补充的内容。 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“ 分隔。 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 提要* 对文件和案卷内容的简介， 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写， 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》 GB15418— 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“ 相隔。 档号中各号之间以“—”相隔。
4、文件编号* 文件编号* 包括发文字号、科研实验报告流水号、 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准 规范文件的统编号、图号等。 规范文件的统编号、图号等。除年度号用
“〔〕”外，其余照原文抄录。其前加 〔〕” 其余照原文抄录。 若著录多个文件编号， “：”；若著录多个文件编号，用“；” 隔开。 隔开。
拟附件题名前加“〔〕”。 拟附件题名前加“〔〕”
8.3.3.2 稿本与文种项 1、稿本* 稿本* 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草 图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、 原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、 试行本、修订本、影印本、各种文字本等， 试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其 前加“ 前加“. －”。
5、责任者 即作者。只有一个责任者时，照原文著录， 即作者。只有一个责任者时，照原文著录， 其前加“ 多个责任者， 责任者， 其前加“⁄”；多个责任者，著录居首 责任者， 被省略的用“ 表示。 被省略的用“〔等〕”表示。
6、附件* 附件* 只著录附件题名，其前加“ 只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件 应逐一注明，各附件前均加“ 的，应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件 过长，可节略，节略部分用“ 表示； 过长，可节略，节略部分用“…”表示；自
1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档 查全率： 案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。 案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其 公式： 公式： 查全率= 查全率=
检索出的相关档案 检索出的相关档案
x100%
2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部 查准率： 档案之间的百分比。其公式： 档案之间的百分比。其公式： 查准率= 查准率=
8.3.1.2 档案著录原则 1、客观性原则 2、力求内容准确，形式一致，符合标准化 力求内容准确，形式一致，
8.3.2 档案著录格式
有两种类型：表格式和段落式。根据《 有两种类型：表格式和段落式。根据《档案 著录规则》 主要采用段落式。 著录规则》，主要采用段落式。段落符号式条 目格式式例： 目格式式例：
2、保管期限* 保管期限* 分永久、定期（30年 10年）。其前加 分永久、定期（30年、10年）。其前加 若已改，应著录新的保管期限。 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等， 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用 位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 位阿拉伯数字。 、时间项一律用8位阿拉伯数字 录外，还需附公元纪年， （）”标注。 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 、没有形成时间的，应据内容、 间著录，并加“〔〕” 间著录，并加“〔〕” 文件时间不完整的，仍注原时间， 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕” “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 考证不出时间的，著录为“ 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 也可注首问世间、审核时间、印发时间， 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。 、起止时间注法： ”连接。
第八章 档案的检索
8.1 8.2 8.3 8.4 档案检索概述 档案检索工具 档案著录 档案标引
8.1 档案检索概述
8.1.1 档案检索的含义和一般过程
8.1.1.1 含义 档案检索是对答案干信息进行系统存储和根 据需要进行查找的工作。 据需要进行查找的工作。 8.1.1.2 档案检索的一般过程
著录标引
8.2.2 按编制方式分的检索工具
8.2.2.1 目录 是将所著录的条目按照一定次序编排而成的 检索工具。主要有： 检索工具。主要有： 1、案卷目录 2、全引目录 3、归档文件目录 4、全宗目录 5、分类目录 6、主题目录 7、专题目录
8.2.2.2 索引 将档案的某一部分分特征以及出处著录出来， 将档案的某一部分分特征以及出处著录出来， 并按照一定秩序编排的检索工具。主要有： 并按照一定秩序编排的检索工具。主要有： 1、文号索引 2、人名索引 3、地名索引
8.2.2.3 指南 以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工 主要有： 具。主要有： 1、档案馆指南 2、全宗指南 3、专题指南
8.3 档案的著录
8.3.பைடு நூலகம் 概述
8.3.1.1 含义 档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对 档案著录时档案馆（ 档案的内容和形式特征进行分析、 档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。两个步骤： 的过程。两个步骤： 第一步，按一定规则， 第一步，按一定规则，将每份文件的内容和 形式特征记录下来， 形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个 个条目。 个条目。 第二步，将许多条目，按照一定方法， 第二步，将许多条目，按照一定方法，组织 成一个有机体系，形成档案检索工具。 成一个有机体系，形成档案检索工具。