物业公司及项目档案管理制度

合集下载

物业集团档案管理制度

第一章总则第一条为了加强物业集团档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合物业集团实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业集团及其下属公司、项目部的档案管理工作。

第三条物业集团档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（二）依法管理原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法性和合规性。

（三）方便利用原则：提高档案利用效率，为集团发展提供有力保障。

第二章档案管理职责第四条物业集团档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条下属公司、项目部应设立档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）物业管理、开发、经营、服务等各项活动的文件、资料、图表、声像等。

（二）物业管理项目规划、设计、施工、验收、移交等文件。

（三）物业管理合同、协议、规章制度等。

（四）物业管理人员的任职、考核、培训、奖惩等文件。

（五）其他具有保存价值的文件、资料。

第七条档案整理要求：（一）按照档案管理规范，对收集到的档案进行分类、编目、编号。

（二）确保档案的完整、准确、系统和安全。

（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）按照档案保管规范，对档案进行分类、存放。

（二）确保档案库房的安全、整洁、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠。

（三）定期检查档案保管情况，发现问题及时整改。

第九条档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合规、合理、方便的原则。

（二）档案利用者应按规定办理借阅手续，爱护档案。

（三）档案利用者应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理部门提出销毁意见，报集团领导批准。

（二）对拟销毁的档案进行核实、登记。

（三）对拟销毁的档案进行公示，接受监督。

物业公司档案管理制度(六篇)

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

物业行业档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国物业管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司、物业管理项目及物业管理从业人员在物业管理活动中形成的各类档案。

第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：物业管理档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确和系统。

2. 分类管理原则：按照档案的来源、内容、性质和保管要求进行分类管理。

3. 实用性原则：档案管理应满足物业管理活动的实际需要。

4. 安全保密原则：对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案，应严格保密。

第二章档案分类及内容第四条物业管理档案分为以下类别：1. 工程档案：包括设计文件、施工图纸、验收报告、设备清单、维修记录等。

2. 业主档案：包括业主基本情况、购房合同、租赁合同、装修申请等。

3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、费用收缴记录、维修基金使用记录等。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、政策法规、公司文件、会议记录等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。

第三章档案管理职责第五条物业管理公司应设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第六条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施。

2. 指导、监督各物业管理项目档案管理工作。

3. 收集、整理、归档各类档案。

4. 保管档案，确保档案安全。

5. 提供档案查询、借阅服务。

6. 定期对档案进行鉴定、整理和销毁。

第四章档案收集与整理第七条档案收集：1. 各类档案应在形成过程中及时收集，确保档案的完整性和准确性。

2. 收集的档案应真实、准确、完整。

3. 对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案，应采取保密措施。

第八条档案整理：1. 按照档案分类、编目、归档的要求，对收集到的档案进行整理。

物业项目部档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。

2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。

3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。

4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。

第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。

第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。

物业公司档案管理制度范文

第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条本制度遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司成立档案管理领导小组，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。

（二）集中管理，分工负责：公司档案实行集中管理，各部门按照职责分工，共同做好档案管理工作。

（三）规范操作，确保安全：严格按照档案管理的各项规定，确保档案的完整、准确、安全和保密。

第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表、账册、凭证、报表、电子文档等。

（二）公司对外形成的各类文件、资料、合同、协议、信函等。

（三）公司各部门、子公司报送的各类文件、资料、报表等。

（四）公司获得的各类荣誉证书、奖状、牌匾等实物档案。

第三章档案收集与整理第五条档案收集（一）各部门在文件形成过程中，应当及时、完整地收集归档。

（二）档案收集应当遵循以下要求：1. 文件内容真实、准确、完整。

2. 文件形式规范、统一。

3. 文件分类合理、清晰。

第六条档案整理（一）档案整理应当遵循以下原则：1. 按照时间顺序排列。

2. 按照文件类型分类。

3. 按照文件编号排序。

（二）档案整理应当包括以下内容：1. 文件封面。

2. 文件目录。

3. 文件正文。

4. 相关附件。

第四章档案保管与利用第七条档案保管（一）档案保管应当遵循以下要求：1. 档案柜应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。

2. 档案资料应当分类存放，方便查阅。

3. 档案资料应当定期检查、维护。

（二）档案资料借阅应当办理借阅手续，并按时归还。

第八条档案利用（一）档案利用应当遵循以下要求：1. 档案利用应当遵循合法、合规、合理、高效的原则。

2. 档案利用应当确保档案资料的安全和保密。

3. 档案利用应当尊重档案的原始性、完整性和准确性。

物业管理档案资料管理制度

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业部档案管理制度

一、目的与意义为规范物业管理档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我公司物业管理部所管辖的物业项目、设备、设施等相关档案资料的管理。

三、档案管理职责1. 物业管理部负责人负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，并对档案管理工作进行监督、检查。

2. 档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 各部门负责人负责对本部门产生的档案资料进行初审，确保档案资料的完整、准确。

四、档案分类与编号1. 档案分类：根据档案资料的性质、用途和保管期限，分为以下类别：（1）工程档案：包括设计文件、施工图纸、验收报告、维修保养记录等。

（2）业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等。

（3）财务档案：包括财务报表、收支凭证、维修基金使用记录等。

（4）文件档案：包括公司文件、政策法规、通知通告等。

（5）其他档案：包括物业管理资料、设备设施资料、安全保卫资料等。

2. 档案编号：按照类别、年份、顺序进行编号，确保档案的唯一性。

五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在产生档案资料时，应按照规定及时收集并送交档案管理员。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、有序。

六、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理员应将档案资料存放在专用档案柜中，定期检查档案的完好情况，确保档案安全。

2. 档案借阅：借阅档案资料需填写借阅申请，经部门负责人审批后方可借阅。

借阅人应爱护档案资料，按时归还。

3. 档案利用：档案管理员应积极提供档案资料查询服务，确保档案资料得到有效利用。

七、档案销毁1. 档案销毁需经公司领导批准，并严格按照国家有关档案销毁的规定执行。

2. 销毁档案前，档案管理员应核对档案资料，确保无误后进行销毁。

八、附则1. 本制度由物业管理部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。

物业四个档案管理制度

1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。

为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。

2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。

3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。

6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。

为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。

3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。

6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。

为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。

3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。

物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

物业工程档案管理制度范本

一、总则1. 为了规范物业工程档案的管理，保证档案的完整、准确、安全，提高物业服务质量，特制定本制度。

2. 本制度适用于公司所有物业项目的工程档案管理。

3. 公司各部门应按照本制度的规定，认真做好工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

二、工程档案管理范围1. 工程档案包括：施工图纸、施工方案、设计变更、验收报告、保修记录、维修记录、工程结算、合同、招投标文件、设备清单、材料清单等。

2. 各部门应按照工程档案管理范围，及时、准确地收集和整理各类工程档案。

三、工程档案管理职责1. 工程档案管理员负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2. 项目经理负责工程档案的总体管理，确保工程档案的完整、准确、安全。

3. 设计、施工、监理、验收等部门应按照职责分工，配合工程档案管理员做好工程档案的收集、整理、归档等工作。

四、工程档案收集与整理1. 工程档案收集：各部门在工程实施过程中，应按照工程档案管理范围，及时收集各类工程档案。

2. 工程档案整理：工程档案管理员应按照档案管理规范，对收集到的工程档案进行分类、编号、装订等整理工作。

3. 工程档案归档：工程档案整理完成后，应及时归档，归档时应填写归档目录，并报送项目经理审核。

五、工程档案保管与利用1. 工程档案保管：工程档案管理员应按照档案保管要求，对工程档案进行分类存放、定期检查、防潮、防霉、防火、防盗等工作。

2. 工程档案利用：各部门在需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请，经工程档案管理员审核批准后，方可查阅。

六、工程档案销毁1. 工程档案销毁前，应经项目经理审核批准。

2. 销毁工程档案时，应按照档案销毁规定，进行登记、封存、销毁。

七、监督检查1. 公司定期对工程档案管理工作进行检查，确保工程档案的完整、准确、安全。

2. 对违反本制度的行为，公司将依法进行处理。

八、附则1. 本制度由公司工程部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

物业工程类档案管理制度

第一章总则第一条为了规范物业管理工程类档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理工程类档案的管理工作。

第三条物业管理工程类档案是指反映物业管理工程活动的历史记录，包括但不限于设计文件、施工图纸、验收报告、维修记录、设备台账、保养记录、物业服务合同等。

第四条物业管理工程类档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。

（二）完整性：档案应全面反映物业管理工程活动的全过程，不得遗漏。

（三）安全性：确保档案实体和电子档案的安全，防止丢失、损毁和泄密。

（四）有效性：档案应便于查询、利用，提高档案利用效率。

第二章档案分类与归档第五条物业管理工程类档案分为以下类别：（一）设计类档案：包括设计合同、设计图纸、设计变更通知等。

（二）施工类档案：包括施工合同、施工图纸、施工组织设计、施工日志、验收报告等。

（三）设备类档案：包括设备采购合同、设备清单、设备使用说明书、设备维护保养记录等。

（四）维修类档案：包括维修合同、维修记录、维修报告等。

（五）其他类档案：包括物业服务合同、工程验收报告、业主委员会文件等。

第六条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档材料应当齐全，字迹清楚，符合规范要求。

（二）归档材料应当按照档案类别、时间顺序进行整理，编制目录。

（三）归档材料应当使用统一格式的档案袋，并贴上标签。

（四）归档材料应当由档案管理员负责审核，确保档案的完整性和准确性。

第三章档案保管与维护第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗、防虫蛀。

（二）档案存放应按类别、时间顺序排列，便于查找和利用。

（三）档案管理员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。

（四）档案借阅应办理借阅手续，明确借阅期限，确保档案安全。

第八条档案维护应采取以下措施：（一）对损坏、褪色的档案，应进行修复、复制，确保档案的完整性。

物业工程档案管理制度

一、目的和意义为了规范物业工程档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高物业服务质量，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业工程档案包括：设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修记录、维修保养记录、设备台账、技术资料、合同、协议等。

2. 物业工程档案管理应涵盖物业工程项目的整个生命周期，包括前期筹备、设计、施工、验收、交付、使用、维护等各个阶段。

三、档案管理制度1. 档案收集（1）档案收集工作由工程部负责，按照档案管理要求，及时、完整地收集各类档案资料。

（2）档案收集应确保档案的准确性、完整性和连续性。

2. 档案整理（1）档案整理应按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订。

（2）档案整理应确保档案的清晰、整洁、易于查找。

3. 档案保管（1）档案保管工作由工程部档案管理员负责，负责档案的存放、维护、保养。

（2）档案保管应确保档案的防盗、防潮、防霉、防虫、防火、防磁等。

4. 档案利用（1）档案利用应遵循档案管理规范，保证档案的完整性和保密性。

（2）档案利用应经档案管理员批准，按规定程序进行。

5. 档案归档（1）档案归档工作由工程部负责，按照档案管理要求，将整理好的档案资料归档。

（2）档案归档应确保档案的完整性和准确性。

6. 档案销毁（1）档案销毁工作由工程部负责，按照档案管理规范，对无保存价值的档案资料进行销毁。

（2）档案销毁应经档案管理员批准，按规定程序进行。

四、档案管理职责1. 工程部负责人负责组织、协调、监督档案管理工作。

2. 工程部档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 工程部其他人员应积极配合档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。

五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理规定的个人和集体，给予批评教育或处分。

六、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由工程部负责解释。

3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

物业管理公司档案管理制度8【7篇】

物业管理公司档案管理制度8【7篇】【导语】物业管理公司档案管理制度8怎么写受欢迎？本为整理了7篇优秀的管理公司档案档案管理制度范文，为便于您查看，点击下面《目录》可以快速到达对应范文。

以下是为大家收集的物业管理公司档案管理制度8，仅供参考，希望对您有所帮助。

【第1篇】物业管理公司档案管理制度8物业管理公司档案管理制度(八)依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

【第2篇】物业管理公司档案管理制度9物业管理公司档案管理制度(九)第一条总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

物业档案管理制度(15篇)

物业档案管理制度(15篇)物业档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度21目的为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。

4档案存放位置4.1电脑保存一份电子文档。

4.2__四楼资料室。

5档案管理员5.1行政人事部6档案编号规则(见附件1)7部门档案内容7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：
物业管理公司作为一个专业的管理机构，其档案管理制度的建立和完善对于公司的运营和管理至关重要。

一个科学合理的档案管理制度能够保障公司档案的完整性、安全性和便捷性，提高公司的管理效率和服务质量。

本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类和归档、档案保管和备份、档案销毁等五个方面进行详细阐述。

一、档案管理的重要性
1.1 提高工作效率
1.2 保障信息安全
1.3 便于查阅和利用
二、档案管理制度的建立
2.1 设立档案管理部门
2.2 制定档案管理规范
2.3 建立档案管理流程
三、档案分类和归档
3.1 根据内容分类
3.2 制定归档标准
3.3 定期整理和更新
四、档案保管和备份
4.1 确保档案安全
4.2 制定保管措施
4.3 进行定期备份
五、档案销毁
5.1 制定销毁标准
5.2 定期清理和销毁
5.3 确保销毁合规
结语：
物业管理公司档案管理制度的建立和完善是公司管理工作的重要组成部分，只有建立科学合理的档案管理制度，才能保障公司档案的完整性和安全性，提高公司的管理效率和服务质量。

希望各物业管理公司能够重视档案管理工作，不断完善档案管理制度，提升公司的管理水平和竞争力。

物业档案管理制度细则

一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。

2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。

二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。

2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。

（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。

2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。

（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。

（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。

四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。

（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。

（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。

2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。

（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。

（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。

五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。

2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。

（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。

（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。

六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。

2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。

物业档案管理制度标准

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。

加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。

第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。

第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。

第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。

第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。

物业工程资料档案管理制度

一、总则为了加强物业工程资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业工程管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业工程项目的规划、设计、施工、验收、保修等全过程的技术文件、图纸、报告、照片等资料。

2. 物业工程项目的合同、协议、会议纪要、验收报告、质量保证书、保修卡等法律文件。

3. 物业工程项目的设备、材料、构件的合格证明、检验报告、采购合同等。

4. 物业工程项目的各类验收记录、检查记录、维修记录、改造记录等。

5. 物业工程项目的各类技术标准、规范、规程等。

三、档案管理制度1. 档案资料应按照统一分类、统一编号、统一保管的原则进行管理。

2. 档案资料应当由专人负责收集、整理、归档和保管。

3. 档案资料的收集应当及时、准确、完整，确保档案资料的真实性和有效性。

4. 档案资料的整理应当分类清晰、编号规范、目录完整。

5. 档案资料的保管应当采取防潮、防尘、防虫、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全。

6. 档案资料的借阅应当经主管领导批准，并做好借阅记录。

7. 档案资料的销毁应当经主管领导批准，并按照规定程序进行。

四、档案资料管理职责1. 物业工程部门负责人负责档案资料管理的总体工作，确保档案资料的安全、完整、准确。

2. 档案资料管理员负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 物业工程部门其他人员应当积极配合档案资料管理工作，确保档案资料的收集和整理。

五、档案资料管理要求1. 档案资料应当按照规定的时间、内容、格式进行收集、整理、归档。

2. 档案资料应当实行电子化、数字化管理，提高档案资料的管理效率。

3. 档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作应当记录在案，便于查询。

4. 档案资料管理人员应当定期对档案资料进行清理、整理、更新，确保档案资料的准确性。

六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。

2. 对违反档案资料管理规定的个人和集体给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。

物业档案管理制度及职责

一、目的为了加强物业公司的档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有物业项目的档案管理工作。

三、档案管理职责1. 总经理（1）负责公司档案管理的总体规划和领导工作。

（2）审批档案管理制度及重要档案资料的收集、整理、归档、借阅等工作。

2. 档案管理员（1）负责档案的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）负责档案资料的保管、保密和防护工作。

（3）定期对档案进行清理、分类、编号、归档等工作。

（4）负责档案资料的统计、分析和利用工作。

（5）负责档案资料的数字化工作。

3. 部门负责人（1）负责本部门档案的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）确保本部门档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

（3）对本部门档案管理员进行监督、指导和工作评价。

4. 全体员工（1）按照档案管理制度的要求，积极配合档案管理员做好档案资料的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）妥善保管个人工作档案，不得随意丢弃或损坏。

（3）未经允许，不得擅自复制、传播档案资料。

四、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集档案资料。

（2）档案资料应包括：公司文件、合同、协议、会议记录、财务报表、工程图纸、业主资料、设备设施资料等。

2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、整理、编号、归档。

（2）档案资料应按照时间顺序、类别、项目等进行排列。

3. 档案保管（1）档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的专用档案室。

（2）档案资料应按照保密等级进行分类存放，重要档案资料应实行专人保管。

4. 档案借阅（1）档案借阅需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅。

（2）借阅者应妥善保管档案资料，按期归还。

5. 档案数字化（1）档案管理员应将档案资料进行数字化处理，便于查阅和利用。

（2）数字化档案资料应备份存放在安全的地方。

五、奖惩措施1. 对认真履行档案管理职责，成绩显著的单位和个人给予表彰和奖励。

物业项目资料档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业项目的资料档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业项目的资料档案管理工作。

第三条物业项目资料档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，规范操作；（三）安全保密，确保完整；（四）科学利用，提高效益。

第二章资料档案分类及内容第四条物业项目资料档案分为以下类别：（一）工程档案：包括施工图、设计变更、竣工图、验收报告、设备设施清单等；（二）业主档案：包括业主信息、入住登记、房产证复印件、装修申请等；（三）物业档案：包括物业管理规定、规章制度、合同协议、财务报表、维修记录等；（四）公共档案：包括绿化、保洁、安保、设施设备维护等记录；（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩记录、会议记录等。

第五条各类档案的具体内容如下：（一）工程档案：包括设计变更、施工图、竣工图、验收报告、设备设施清单等；（二）业主档案：包括业主基本信息、房产证复印件、入住登记表、装修申请表等；（三）物业档案：包括物业管理规定、规章制度、合同协议、财务报表、维修记录等；（四）公共档案：包括绿化巡查记录、保洁记录、安保记录、设施设备维护记录等；（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩记录、会议记录等。

第三章资料档案管理职责第六条物业项目资料档案管理由物业管理处负责，具体职责如下：（一）制定资料档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；（三）定期对档案资料进行清理、鉴定和销毁；（四）确保档案资料的安全、完整和有效利用；（五）向上级部门报送档案资料。

第七条物业项目资料档案管理人员应具备以下条件：（一）具备良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案管理业务，掌握档案管理技能；（三）具有一定的文字功底和计算机操作能力。

第四章资料档案保管与利用第八条物业项目资料档案应按照分类、编号、装订、编号、目录等要求进行整理和归档。