人事档案保管制度

人事档案保管制度

一、目的

1.1 保守档案机密。

1.2 维护人事档案材料完整，防止材料损坏。

1.3 便于档案材料的使用。

二、人事档案保管制度的基本内容

2.1 材料归档制度：

新形成的档案材料应及时归档，归档的程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求（其中档案资料有：档案目录、人事卡、入职申请表、照片、身份证复印件、学历复印件）；其次，按照材料的部门、职位，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案、设标签（标签之间有间隔错位距离，互相不遮挡，S型排列标签）。

2.2 检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀

等，也包括对人事档案保管的环境进行检查。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

2.3 保密制度

2.31 设专人负责档案的保管，钥匙由专管人员使用。

2.32 档案柜保持清洁，不得存放无关物品。

2.33 管理人员不得向无关人员谈论、泄露有关人事档案的内容。

2.34 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

2.35 管理人员在整理档案过程中形成的涉及有关内容的草稿、废纸等，应按保密纸处理或销毁。

2.36 无关人员不得打开档案柜。

2.4 统计制度

2.41 人事档案的数量。

2.42 人事档案材料收集补充情况。

2.43 档案整理情况。

2.44 档案保管情况。

2.45 利用情况。

2.46 档案柜设备情况。

三、人事档案利用制度

3.1严格阅档审批手续。

3.2按指定地点实行监督查阅，任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

3.3因特殊情况需借用档案，应严格执行借阅规定。未经主管部门同意不得转借、摘抄、复制。经许可抄录

的材料，要认真核对，同时必须经主管部门签署意见。