工程公司采购工作流程

公司采购工作流程

目录

1总则 (2)

1.1目的 (2)

1.2范围 (2)

2术语 (2)

3工作流程 (2)

3.1投标询价报价 (2)

3.2采购策划 (2)

3.3采购实施 (3)

3.3.1采买 (3)

3.3.2催交 (4)

3.3.3检验 (4)

3.3.4运输 (6)

3.3.5现场管理 (7)

3.4采购收尾 (8)

3.4.1合同关闭 (8)

3.4.2质保期内的管理 (8)

3.4.3供应商评价 (8)

3.4.4采购文件归档 (8)

3.4.5采购完工报告 (8)

3.5采购管理 (8)

3.5.1采购合同管理 (9)

3.5.2采购文档管理 (9)

3.5.3采购IT管理 (9)

1 总则

1.1 目的

在公司生产经营活动中，为了指导采购活动有序地进行，规范采购活动的过程和行为，保证采购活动符合相关的法律、法规和规章制度，特编制本工作流程。

1.2 范围

组织实施公司生产经营中所承接的项目和日常生产中采购工作。

2术语

2.1 采购

采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

3工作流程

3.1 投标询价报价

编制项目投标文件的采购部分，包括设备材料的价格、供货范围、国内外物资分交原则等。

采购经理负责根据投标报价对采购部分的要求，组织采购工程师进行询价，编制相关内容，并经采购部经理确认，提交项目经理，供商务部投标报价。

3.2 采购策划

1）采购活动：

●编制《项目采购执行计划》，应包括采购管理（采购作业平台、合同管理、文件归档等）、采购过程管理（采买、催交、检验、运输、现场管理等）、物流管理计划（运输、清关、保险等）、质量计划（设备等级划分、监造计划、第三方检验等）等方面的内容。

●编制采购分包方案。包括第三方检验分包方案、运输委托方案、清关代理方案、保险方案等，各方案应包括拟询价厂商合同模式、合同条件、费用预算、管理办法、进度安排等内容。

●与设计协商确定采购请购单分类打包原则。

●形成《项目供应商名单》（短名单），审核批准后发布执行。

2）职责与权限：

●采购经理组织采购部相关人员编写《项目采购执行计划》，经采购部经理和项目经理批准实施。

●采购经理组织编写《采购分包方案》，采购部组织评审会议审定，采购部经理批准实施。重大方案尚需得到分管采购高管的批准。

●采购经理组织与设计确定请购单打包原则。

●《项目供应商名单》按推荐《项目供应商管理办法》和《项目供应商推荐和评审程序》执行。

3.3 采购实施

3.3.1 采买

1）接收请购

请购文件应包括请购单、设备材料规格书/数据表、请购图纸、采购说明书、适用的标准规范以及各种控制要求等，同时应得到设计、控制部、项目经理的有效签署。

请购文件由项目控制部提出，采购经理（或其授权代表）负责请购文件的接收，并进行签署。

2）询价和报价

按照《采买工作程序》进行采买工作，不符和变更须得到批准。报价的技术部分和商务部分必须分别密封。询报价情况应进行登记。

采购工程师负责编制全套询价商务文件，汇编全套询价文件（包括技术、商务部分），经采购经理签署后发放，并确认收讫。采购工程师催收报价。报价文件应由采购工程师归档，备查。

3）技术评审

技术评审中如有疑问应进行技术澄清。技术澄清是通过电话、传真、邮件等方式对技术报价中存在的疑问进行澄清。必要时，可召开技术澄清会议或技术谈判。

技术澄清会议或谈判应形成会议纪要，并有参与人员的签署。澄清完成后，应与所有满足要求的厂商签订技术附件。

对各技术报价给出评审结论，形成《技术评审表》。

技术报价文件经项目组发送给专业设计负责人进行审阅。

技术澄清由采购工程师组织，专业设计负责人、项目经理、业主（如需要）参与。

技术附件由专业设计负责人编写，并在取得一致后与厂商共同签署。

技术评审由专业设计负责人组织进行，并填写《技术评审表》，项目经理审定。

4）商务评审

技术评审结束后，按规定时间和程序对密封的商务报价统一开标。开标价格等信息按规定进行登记，并对开标记录进行存档，备查。参与开标人员应对开标信息严格保密。

商务评审前应进行商务澄清。商务澄清是就商务报价中的疑问与报价厂商进行澄清，澄清内容包括供货范围、进度要求、交货方式、付款条件、包装运输、现场服务等方面，并进行初步的商务谈判。重要问题应形成谈判会议纪要。澄清完成后进行商务评审，形成《商务评审表》。

商务开标由采购经理组织，采购部主持，通知项目经理、项目费控工程师、监查审计人员共同参与。

一般问题的澄清由采购工程师负责，重大差异或价格的澄清或谈判由采购经理主持，并报采购部审定。

5）综合评审

综合评审是对技术评审和商务评审的结论进行综合比较，推荐出拟成交厂商和成交条件，形成《综合评审表》，按照审批权限和流程进行报批。必要时，综合评审有权要求原评审部门对已完成的技术评审和商务评审进行复评。

6）定标

定标以最终的批准的《综合评审表》意见经为依据，并将最终的定标信息通知相关方和相关人员。

7）签订合同

合同应经过校审，并按规定办理签字、登记、用章和备案手续。合同经双方签署后，对其内容的任何修改（增补、删减、修订等）均需得到双方的书面认可，并形成协议，成为合同变更或补充合同。

采购工程师严格按照已或批准的厂商和成交条件准备采购合同及其相关附件，经采购经理审核，按公司合同会签流程进行，会签完毕按合同签署授权的规定办理签署和盖章手续。

采购部负责对合同进行全面的管理，项目组及公司相关部门有责任全力配合，以保证合同的全面履行。

8）合同付款

合同执行过程中应根据合同的执行状态以及相应的单据，进行预付款、进度款、货款、质保金等款项的支付。