秘书资格考试三级情景录像题答案

2006年11月三级秘书试卷技能操作卷册第一部分案例分析题第一题。

人物：宏远公司办公室主任高叶，总经理李蒙，钟苗，五个部门经理。

物品：挂钟，电话，计算机，优盘，投影仪，会议室茶具，矿泉水，资料，手机，烫伤膏，服装。

场景：高叶办公室，会议室，洗手间，书柜。

情景1

上午，宏远公司经理办公室挂钟指向8：10，电话铃响起三遍后仍无人接听，断掉。电话铃再次响起，只见高叶一身正装匆匆进门，抓起电话：“抱歉，你好！宏远公司高叶。”

电话中：“高叶啊，我是李蒙。”高叶愣了一下马上回应：“啊，李经理您好。不好意思，我来晚了，正要给您回电话呢。昨天您要的那本企业形象策划书不在我手里，我找到再送过去好吗？”

李蒙：“一会儿开会就要用了，你怎么搞的嘛！快点啊，9：00点带到会议室来吧！”

高叶：“好的好的。”高叶放下电话回身在书架和资料中着急地翻着，自言自语着：“明明放在这里怎么会没了？”

（特写：书柜中的资料摆放无序，有些资料一碰就散落下来。）

这时有人敲门。听见敲门声，高叶说：“请进。”

钟苗进来：“哟，找什么呢？这么着急？”

高叶：“上周弄出来的那本企业形象策划书找不到了，一会儿开会要讨论呢。”

钟苗：“在我这里嘛。你真是贵人多忘事，你让我去加一张图片，我还问你要不要填跟踪卡来的。”说着递过手中的资料和一个优盘。

高叶：“对对，看我真是忙晕了。”高兴地接过东西，翻看资料：“图片加上了，太好了。幻灯片的模板用的是这里的标志吧？”

钟苗：“对，应该没问题。”

高叶：“会上要给经理们看的，我再检查一遍。”

钟苗：“那我先回去了。”

高叶：“好，好，你先去会议室查看一下会议要用的东西和投影仪，我马上到。”

高叶打开计算机，把优盘插上审看这幻灯片。

情景2

会议室里，会议桌上物品摆放规范。

（特写：茶杯、记录用的纸、笔放在座位前的桌面上、投影仪在桌上。）几个部门经理围坐在会议桌旁，总经理李蒙正在讲话：“前面的几个事就这样定了，现在看看我们上次讨论修改的企业形象策划书，大家再提提建议。”高叶打开投影仪开始介绍：“为了让大家更清楚地了解，已经修改的部分我们做了个幻灯片来说明。。。”（声音淡出）

这时钟苗给来给李蒙的杯子续上开水，又去给别人续水。

这时，高叶的手机忽然响了，她说：“不好意思。”立即起身出去接听电话，却碰翻了旁边的杯子，开水泼到旁边的王经理的手上，汪经理痛苦地甩着手。

高叶忙关掉手机拿起一瓶矿泉水倒在王经理的手上，便拉起王经理向外边走边说：“太对不起了，赶紧用凉水冲冲。”（特写：王经理在水池边用凉水冲手，高叶拿了毛巾和一管药膏轻轻擦干后给王经理敷上药。两人来到高叶的办公室，高叶给车队打电话：“你好，车队吗？我是高叶，王经理烫伤

了，要安排一个车送他去医院。。。”）

高叶回到会议室，李蒙关切地问：“怎么样啊？”

高叶：“上了药，已经派车送去医院了。散会后我再去看看，您放心吧。”李蒙：“好在你还有些应急的药品，以后真要注意了。”会议还在进行。（声音淡出，画面淡出）

案例分析：

本题是三级秘书案例分析题。值得注意的是本题已经涵盖了五、四级秘书的知识内容。从秘书人员的结构上讲，高叶是比钟苗高一级的管理人员，因而高叶负有管理和分配秘书钟苗工作任务的权力。根据三级秘书能力的考核目标和本题所示内容，考生可从如下多个题点着手：

（1）秘书着装（2）时钟（上班时间）（3）电话——电话用语、电话礼仪（4）书柜中的资料（5）秘书行为（乱翻乱找）

（6）办事——应急事务处理（7）办会——会议文件、会议用品、会议用设备（8）综合处理办事、办会及其程序

（9）对秘书人员管理与责任（10）资料信息等管理（11）办公设备使用

参考答案：

（1）上班迟到。（错误）（2）着装符合要求。（正确）（3）电话应答语符合要求。（正确）（4）没有做好开始工作的准备（事先没有做好开会的准备）。（错误）（5）书柜中的资料摆放无序。（错误）（6）借出的资料无跟踪卡登记。（错误）（7）交代的工作有检查。（正确）（8）知道使用有公司标志的幻灯模板。（正确）（9）对会议要用的文件事前检查。（正确）（10）正确要求检查会议用品。（正确）（11）会议用品准备到位。（正确）（12）会制作幻灯片。（正确）（13）会议中没有关闭手机（或放置振动）。（错误）（14）

会中接听手机有道歉。（正确）（15）有应急的必要生活常识。（正确）（16）备有应急药品。（正确）

（17）考虑到了后续事务安排。（正确）（18）忘记安排陪同就医的人员。（错误）

试卷情景分析：

该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。

一、办公环境管理

办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公室含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。

要求：

1 在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物；

2 做好室内通风和温湿度的调节；

3 防止光线太弱或过强；

4 保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱，文件随意堆放在椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。

二、会议管理

（一）会前

在会议召开前，秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。表现在：其一，根据王总的指示拟定会议议题― 商量小型产品展示会事宜；其二，确定参与人员― 销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等；其三，确定会议的具体时间和地点― 10 : 00 在1

号会议室；其四，把开会的时间地点通知到每个人其五，提记录，把握好会议进程，处理好突发事件等等。录像中高叶做得还是比较好的。其一，大家入座后即宣布开会，明示会议议题，要求大家发表意见；其二，能把握会议进程：讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会，整个会议紧凑且效率高；其三，安排钟苗秘书做好会议记录；其四，能处理突发事件，即当吴、马两位意见不和时能及时加以制止和引导，化干戈为玉帛。但是，高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用，不知是没准备好资料还是忘了。这一点显然是错误的。

（三）会后

会议结束后，秘书还有许多工作要做。就高叶召集的“经理碰头会”而言，要关闭多媒体设施，整理会议室，落实会议精神，检查工作进展情况。录像中高叶能亲自检查会场布置情况，对。至于关闭多媒体设施和整理会议室，因自己忙于与吴经理个别交谈，可安排钟秘书去做。

三、商务沟通

办文、办会、办事都离不开沟通。有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。会前到会场检查多媒体设, 备情况，发现问题马上请相关人员检修。这些都是做得对的。

（二）会中

在会议期间，秘书也有许多工作要做。就高叶召开的“部门经理碰头会”这种小型会议而言，要安排好座次，宣布会议议题，做好会议

或通知、会议和演示等形式。上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。

如何实现有效沟通？首先要尊重对方。要以平等尊重的态度让对方进入轻