会议室及会议管理

会议室使用及会议管理制度

(试行)

会议室是我院召开会议、研讨工作、接待来宾的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能，保障会议室的有效使用和会议的正常举行，特制定以下管理制度：

会议室使用制度

1、会议室主要为本院内部使用，外单位借用会议室须经医院综合办公室批准，未经批准不得擅自将会议室借给外单位使用。

2、为避免会议发生冲突，各部门使用会议室需提前向办公室提出申请并登记。登记时需注明事由、使用时间、借用部门、参加人数、部门负责人签字等，经同意后方可使用。

3、如需使用多媒体设备，请事先与综合办公室联系，以便派专人做好调试工作。使用多媒体设备过程中要严格按操作程序执行，切勿随意操作；使用结束后，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，严禁直接关闭多媒体系统的总电源。

4、会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一用一清洁。

使用会议室的部门，负责做好会议室卫生整理工作，爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在会议室悬挂、张贴的标语条幅，应及时清除，以保持墙面整洁。会议室用后应及时关好门窗和空调。未尽上述事宜造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用负责人承担相应责任。

5、办公室负责安排人员对会议室的多媒体设备定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。会议室设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。

6、每次会议之前，如需配备水果、糕点等物品必须经院综合部主任或院领导审批同意后方能采购。

会议管理制度

1、所有参会人员均不得迟到、早退或缺席，会议记录人员登记到会情况。

2、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开会议。

3、所有参加会议的人员应将手机设置在无声、振动或关闭状态。

4、每一次会议须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后三个工作日内，以文件形式（含电子文档）备案。

医院中、高层管理人员周例会

1、主持与记录：医院周会由综合办公室负责召集，院长主持，综合办公室秘书进行会议记录。院长未列席会议或在医院特殊管理时期时，由副院长主持。

2、召开时间：每周一上午8:10分。特殊原因需要择期召开时由综合办公室提前通知。

3、参加人员：为医院中、高管理员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向综合办公室请假。

4、会议内容： 1）医院日常运行情况的总结。 2）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题，对其问题作统一协调，明确处理意见和整改措施，提出下周工作重点也就是下周工作计划。3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

全院大会

1、会议主持：副院长

2、与会人员：全院员工。

3、会议内容：

会议跟进

1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从其指定。

2、院长、副院长主持的会议，在会后跟进工作原则上由综合办公室负责落实，院长、副院长另有指定的，从其指定。

3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

迟到、早退、缺席

1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间未准时到会的，计为迟到。

2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前提前离开会场的，计为早退。

3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未经批准而不参加会议的，计为缺席。

处罚

1、所有参会人员在参加会议期间手机发出声响者，每次处10元的罚款。

2、凡迟到、早退者每次处10元的罚款。

3、出现缺席每次处以20元的罚款，特殊情况除外。

4、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

附则

1、本规范由综合办公室负责解释、修订、监督执行。

2、本制度经董事会审核，院长批准后，自公布之日起执行。

（注：所有罚款均由当事人当日签处罚单确认，月底从其工资中扣除；不及时签单确认者，双倍扣除。）

院长签发：

2016年5月23日