酒店行政规章制度及操作手册(20P)

酒店行政规章制度及操作手册

Executive Standard Operation 目录

1、呈文管理制度

2、行文管理制度

3、收发文管理制度

4、印章管理制度

5、档案文件借阅管理制度

6、介绍信管理制度

7、办公用品领用管理办法

8、车辆管理办法

9、档案管理制度

10、行政办公室操作手册

11、行政办公室组织架构及工作职责

呈文管理规定

为使酒店各部门行文规范化，提高整体办公效率，特做如下规定：

一、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。

二、呈文专题专用，一文一事，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。

三、呈文由本部门承办人拟定，由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏，写出部门的具体意见。态度要明朗，简明扼要，最后签名并注明时间。

四、呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复;呈文题目简明扼要，高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后，另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈文部门及时间。

五、各部门负责人作为核稿人，不仅要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任。

六、各部门呈取文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全，总经理办公室有权不负责递送。

七、各部门送来阅批的文件，总经理签发后两个工作日内发出。

八、呈文程序：

在呈文本上登记

各部门呈文行政办主管领导

在收文本上登记

不按上述公文传递程序越级呈文，行政办将予以退回。

行文管理制度

一、以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。

二、缮印的文件均由拟稿人负责校对，重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。

三、经修改后的稿件，如字迹潦草，涂改较多，模糊不清的，应由原拟稿人誊清后再打印。

收发文管理制度

一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。

二、酒店的收文，由档案秘书签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

三、公文登记后，由行政办公室根据总经理的指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由档案秘书送交，并经登记、签收后才可送交。

四、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

五、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

六、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第一季度移交完成。

七、各级管理人员调动时，应将文件(含保密记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送行政办公室登记保管。

八、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由行政办公室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。

印章管理制度

一、印章刻制

刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章，要写出报告，并附上新印章的名称、式样和规格，报经行政办公室批准，方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记，并留样保存，以便被查。启用新印章，应选择好时间，并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。

二、印章保管

酒店的行政印章和总经理的私章，由总办统一保管，并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得携带出办公室使用。

三、印章使用

印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准，其权限可分级掌握。使用部门的印章，需经部门领导批准;使用酒店印章，须认真填写用印申请表，并附有关材料，经主管店领导审批后，方可使

用印章，并进行登记，店领导不在时，授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面申请并附有关材料，经部门经理批准并报酒店领导审批。

四、印章停用

由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用，按规定进行清理，并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管，同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后，按规定将停用印章存档或销毁。

档案文件借阅管理制度

一. 借阅档案(包括文件、资料)，必须先履行档案借阅登记手续，秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅。

二. 案卷不能借出，只供在行政办公室阅看，未立卷的文件及资料可借出。

三. 文件、资料借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

四. 借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反《保密法》追究当事人的责任。

五. 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导。

六. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离行政办公室。

七. 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。

介绍信管理制度

一.介绍信种类

1.信笺介绍信：用这种信笺开介绍信，可以表达较为复杂内容。

2.存根介绍信：用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。这种介绍信的存根要归档，保存期五年。

3.证明信：以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。

二.介绍信保管与使用

酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具，开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜需由部门领导签署意见后，报经主管店领导审批;一般事宜需由部门经理签字，人事部经理审批，方可开具介绍信。严禁开出空白介绍信。

办公用品(设备)领用管理办法