民营中小企业员工人事档案管理制度

民营中小企业员工人事档案管理制度

第一条目的与适用范围

1.目的：为规范员工个人人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

2.适用范围：本制度适用于员工纸质档案和电子档案的管理工作。

第二条管理流程

1.公司的员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以EXCEL表格模式进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》，签订《保密协议》。

2.档案建立：新员工经考核合格自入职日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证、户口本人和学历职称证件的复印件、求职登记表、入职登记表。

3.档案资料收录：员工在职期间，人力资源部应及时将员工的动态及变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，含以下内容：

a)转正或晋级

b)劳动合同

c)调动

d)离职

e)其他个人表现记录、个人业绩记录

4.为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现时效性强的优点，要求档案管理人员需及时将更新、变化的资料进行更新录入，具体时限要求如下：

a)新员工入职、转正、员工调动、离职信息自生成之日起五个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

b)组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起五个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

c)社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

第三条人事档案调阅

1.调（借）阅员工的人事档案需填写《档案调阅申请表》并经主管领导批准；

2.本部门员工的人事档案调阅需经部门经理批准；

3.部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源部门主管审核，并报主管领导批准；

4.部门经理级别的人事档案，副总经理和总经理有权调阅；

5.调阅档案原则上在人力资源部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出人力资源部门，需经总公司人事分管领导批准；

6.所有调阅档案，均需登记备案。

第四条人事档案归属

a）继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；

b）离职员工的人事档案，应在妥善保管二年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管五年以后销毁；

第五条表格

a)《档案调阅申请表》

档案调（借）阅申请表