档案室安全管理规定2020

Q/ X X X公司企业标准

Q/—2020 档案室安全管理规定

2020--发布2020--实施

前言

本标准按照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。本标准由XXX公司提出，属于XXX公司企业级标准。

本标准由XXX公司安全监管部归口。

本标准起草部门：安全监管部。

本标准主要起草人：。

本标准为年首次发布。

本标准年第一次修订，年第二次修订。

档案室安全管理规定

1 范围

本规定适用于XXX公司档案室的安全管理。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

2.1 《职业健康安全管理体系要求及使用指南》ISO45001-2018

2.2 《烟草企业安全生产标准化规范》YC/T384.2-2018

3 术语和定义

无

4 职责

4.1 安全监管部

负责公司档案室的日常安全管理工作及日常安全监督检查，对档案室负全面管理责任。

4.2 各科（室）

按规范移交档案，按规定报批档案查阅、借阅；按本规定的要求出入、使用档案室。

5 管理内容和方法

5.1 档案室运行安全管理要求

5.1.1 档案室由安全监管部指定档案管理员进行管理。

5.1.2 档案室门应处于常闭状态，除档案管理员外，非档案工作人员未经批准不得进入档案库房。钥匙由档案管理员专柜保管，不得随身携带。

5.1.3 如因工作需要，非档案管理的其他工作人员进入库房（如查阅档案、安全检查、维修、做清洁等），应有档案管理员陪同，并进行登记。

5.1.4 档案室应具备防盗、防火、防跌倒等基本保护条件，宜使用防盗门、窗户宜有防盗网。

5.1.5 档案室内资料柜、办公用品等应定置摆放；档案储存应使用专用橱柜；室内不得存放与档案无关的杂物。较重的资料宜存放在底层。

5.1.6 档案库房内应设置取物梯台，梯台由安全监管部定期检查，确保梯台稳固、无损坏。从超过2m 的资料柜内取物时，应使用梯台，不得使用桌、椅、箱等作为取物工具。

5.1.7 经常保持库房内的清洁卫生及通风，随时做好“八防”工作（防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温）。

5.1.8 依据不同季节库房环境、温度、湿度的变化规律，及时采取密闭、通风等措施，按要求及时开空调、吸湿器，使得库房温湿度尽量控制在适宜的范围内，保证档案制成材料的耐久性；吸湿器、空调等养护设备间距应符合安全要求。

5.1.9 无人或下班时，应关闭门窗、切断电源；由档案管理人员负责每天下班前检查门、窗、电等的关闭情况，保存相关记录。

5.2 档案室用电及防火安全要求

5.2.1 档案室内不得使用除照明、电脑、除湿机和装订机等必需品以外的电器设备；不准使用碘钨灯和超过60w的白炽灯等高温照明灯具。

5.2.2 档案室其他用电管理要求，具体执行《安全用电及临时用电管理规定》。

5.2.3 档案室内设置的自动火灾报警装置探测器，在进行物品堆放等作业时不得遮挡，且不得随意改变物品堆放高度和位置。

5.2.4 档案库房和阅览室应悬挂明显的禁烟、禁火等标识。严禁将任何火种带入室内，严禁在档案室内吸烟；严禁在档案室内存放易燃、易爆物品。

5.2.5 档案管理员每天对档案室进行防火检查，具体执行《消防安全管理规定》。

6 支持文件

6.1 《消防安全管理规定》

6.2 《安全用电及临时用电管理规定》

6.3 《档案管理规定》

7 记录

本标准所涉及的记录表格收录在记录清单中，详见下表：

表1 记录清单

表2

档案室人员出入登记表单位：XXX公司编号：

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