如何正确写工作电子邮件PPT幻灯片
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邮件使用规范完整版PPT教学课件
• 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
怎样写好邮件ppt课件
备注：能在正文中说明的问题一定不要添加附件
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
写邮件的基本要素（一）
▪ 2.What 正文内容：语言得体、思路清晰、问题明确、逻辑明了。邮件 的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。
(6). 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述 清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
写邮件的基本要素（一）
邮件的重要性|什么时候用邮件
▪ 作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一.电子邮件具有方便、 快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。
▪ 怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需 要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里 就需要从小小的一封邮件开始，不断的训练自己。
以上仅供大家参考
❖
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
主旨
▪ 邮件什么时候用得到？ ▪ 写邮件要注意的基本要素? ▪ 注意事项及邮件分类 ▪ 其他写邮件注意的问题与技巧
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
- 语言得体 是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的 收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
写邮件的基本要素（一）
▪ 2.What 正文内容：语言得体、思路清晰、问题明确、逻辑明了。邮件 的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。
(6). 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述 清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
写邮件的基本要素（一）
邮件的重要性|什么时候用邮件
▪ 作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一.电子邮件具有方便、 快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。
▪ 怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需 要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里 就需要从小小的一封邮件开始，不断的训练自己。
以上仅供大家参考
❖
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
主旨
▪ 邮件什么时候用得到？ ▪ 写邮件要注意的基本要素? ▪ 注意事项及邮件分类 ▪ 其他写邮件注意的问题与技巧
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
- 语言得体 是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的 收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。
邮件规范与技巧 PPT课件
注意Email的论述语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Page 15
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
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养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
电子邮件书写格式及基本礼仪 ppt课件
ppt课件
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6、邮件回复（2）
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅 ，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
ppt课件
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√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
ppt课件
6
2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。
传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
CC（抄送）。 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导
附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）
ppt课件
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5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任 何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
ppt课件
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6、邮件回复（1）
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
ppt课件
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ppt课件
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ppt课件
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二、基本礼仪
ppt课件
5
1、邮件主题
必须写邮件主题
在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息， 将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不 同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。
邮件礼仪及写作方式ppt课件
电子邮件使用规范
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
22
正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
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正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
教你怎么写好一封邮件ppt课件
回顾
主题
称呼 问候
正文
附件
签名
回复
发送
电话规范
接电话
接接接电电电话话话-注-注意意事事项项
1、电话要在响铃第二声或第三声接起。
2、接电话语气“喂”的声调最好为上升调，这样显得你愉悦，温柔，，礼貌。
谢 谢 大 家！
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
• 附件较多时正文中对附 件进行简单说明
• 附件数目不要超过4个 • 文件版本调低向下兼容 • 附件不要超过3M
主题
称呼 问候
正文
附件
签名
回复
发送
签名相当于你的名片 公司、职务、电话、传真等 签名档的格式应和正文一致
习XX 电话：
签名档只有一份？ 那怎么行，内外有别，生熟有别……
主题
称呼 问候
“邮”戏规则
沟
电话？
通
方
式
面谈？
不 止
邮
件
短信？
一
种
那... 为什么要用邮件呢？ 因为，邮件有这么几个好处……
3
工作的记录
同时告知多人
传递附件
法律效用
已经决定用Email？ OK，Let‘s Go！
开 写？
6
NO！ NO！ NO！ 再仔细想想
邮件也有礼仪 邮件也有规则
主题
称呼 问候
正文
附件
签名
回复
发送
主题
称呼 问候
正文
附件
签名
回复
发送
标 题
那必须的！
2秒！
让对方知道你想让他干嘛
例：请确认>参会人名单>1月12日前主题称呼 问候正文
电子邮件书写礼仪培训课件PPT
电子邮件书写礼仪
主讲人：XXX
时间：20XX
目录
01 邮件标题 02 称呼语与问候语 03 正文 04 附件
05 结尾签名
06 回复技巧 07 发送、抄送、密送
01 邮件标题
01 不要空标题，这显得最为失礼
标题要简洁，在邮件的接收方
02
能显示的完整标题为宜
03 标题要反映邮件的重要性
01 邮件标题
主讲人：XXX
时间：20XX
包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
05 结尾签名
电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己 公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系。
06 回复技巧
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那 至少应该及时的回复说：“收到，我正在 处理，一旦有结果就会及时回复，等等”
记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下 收到。
07 发送、密送、抄送
收件人是要处理这封邮件所涉及问题的，必 须对邮件予以回复；而被抄送人则只是需要 知道此事，并不一定要对邮件进行回复，当 然如果被抄送人有建议，可以回复邮件；而 密送是收件人并不知道你发给了密送的人， 这个一般只用在非常规场合。
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。
06 回复技巧
及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻 回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间 是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件
主讲人：XXX
时间：20XX
目录
01 邮件标题 02 称呼语与问候语 03 正文 04 附件
05 结尾签名
06 回复技巧 07 发送、抄送、密送
01 邮件标题
01 不要空标题，这显得最为失礼
标题要简洁，在邮件的接收方
02
能显示的完整标题为宜
03 标题要反映邮件的重要性
01 邮件标题
主讲人：XXX
时间：20XX
包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
05 结尾签名
电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己 公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系。
06 回复技巧
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那 至少应该及时的回复说：“收到，我正在 处理，一旦有结果就会及时回复，等等”
记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下 收到。
07 发送、密送、抄送
收件人是要处理这封邮件所涉及问题的，必 须对邮件予以回复；而被抄送人则只是需要 知道此事，并不一定要对邮件进行回复，当 然如果被抄送人有建议，可以回复邮件；而 密送是收件人并不知道你发给了密送的人， 这个一般只用在非常规场合。
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。
06 回复技巧
及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻 回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间 是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
工作邮件的规范与注意事项PPT幻灯片
• 合理利用大写字母、 粗体、颜色字体、加 大字号。
• 不宜过多的提示。
06
检查
• 再次重新审读，检查错误。 • 不要使用表情和使用过多
的带有感情的标点符号。
03
附件
• 如果有附件，一定要记得添加。 • 如果附件超过三个及以上，可
在正文内容后空一行注明， （注按“附件一、附件二……” 依序：）列出附件内容，并在 文字底下加横线。
附件文件名的格式统一为： 姓名（名称）+内容+日期
网页版 Foxmail Outlook
附件的注意事项
提示
如果邮件里面含有附 件，应在正文里提示 收件人查看。
格式
如果附件是特殊格式， 请在文中注明打开方式， 以免影响使用。
数量
附件数量不宜超 过4个，如果过 多可压缩打包。
01
02
03
04
05
06
应该让人清晰明了， 涵盖附件的内容概要， 不能以新建表格和新 建文档等命名。
分类建立不同的文件夹，以便后续查找
• 邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。 • 保存在不易丢失的地方。 • 重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他
邮箱。
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工作邮件的规范与注意事项
想知道更多吗？
开始
1
Content
ONE 主题 TWO 内容 THREE 地址栏 FOUR 范文
FIVE 其他
一、主题
No.1 主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长 • 意思明确，引人注目。
• 尽量在标题前注明目的。
主题书写的注意事项
01 明确
《邮件的规范撰写》课件
结束语及总结
恭喜您完成了《邮件的规范撰写》的PPT课件。 一个专业的企业文化都和规范有关，邮件的规范撰写使您成为意见领袖。
清晰的邮件主题和简洁的内容
主题简洁
邮件标题需要言简意赅地表明邮 件意图。
内容简洁
提供充足细节信息，无废话、冗 长。
每一封邮件的唯一主题
邮件主题要清晰，避免多个主题 并列。
礼貌和专业性的语言
1
语气客气
在邮件中使用礼貌的问候语，如“尊敬的”。
2
专业字眼
当涉及到特定行业时，使用正确、专业的词汇。
3
示范其它员工
展示一个例子，让其他员工能够看到一个模仿的标准。
避免常见的邮件错误和不良习惯
附太多附件
避免附加了太多文件或太大的附件
没有签名文件
给自己的邮件添加签名文件，这样可以告知别 人自己的信息以及其他联系方式。
长篇大论
不应该在邮件里写长篇大论，这样会浪费时间。
逻辑不清楚
在撰写邮件时，要保持逻辑清晰、结构完整。
规范的邮件让双方感到尊 重。
规范撰写邮件的好处
印象深刻
新鲜且专业的邮件能够给人留 下深刻印象。
提高效率
有效沟通是提高效率的关键， 规范撰写邮件能够提高沟通效 率。
营造良好的形象
大量的不规范邮件展现公司形 象肯定是负面的。
邮件格式和布局的基本要素
收件人 主题 正文 附件
不能省略或错误，必须准确、简洁。 简短、清晰、准确、表达邮件主旨。 布局清晰，段落分明。 可选，最好不超过2个。
《邮件的规范撰写》PPT 课件
邮件是商业交流中的重要一环。规范、准确、礼貌、专业的邮件会为工作带 来效率与积极性，而不正规的邮件则可能给业务带来损失。
职场邮件编写技巧PPT
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第22页
内容
语气
结构
标题
正 文
正文是一封邮件表述事情的核心部分，内容应简明扼要， 行文通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。
称呼 正文 附件 结尾 回复 发送
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第23页
内容
语气
结构
标题
正文应简明扼要
第30页
内容
语气
结构
提高邮件的易读性和说服力
标题 称呼 正文
内容上
所有必需的信息
附件 结尾 回复 格式上
三个“凡是”
语言上
信息化的语言最有说服力
发送
凡是能分段，尽量分段 凡是能用小标题，尽量用小标题 凡是能用清单，尽量31页
内容
语气
结构
附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
不熟悉的人：
切忌不能直呼其名，更不要明显的套近乎，显得熟络；在多个收 件人的情况下可以称呼大家、All。
开头的问候语：
常见的开头写“尊敬的各位领导、王主管您好、各位同事好”。
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第21页
内容
语气
结构
称呼中的两忌： 一忌不称呼：
不要一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁” 有的至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。 正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）， 如果不清楚职位，可用姓氏+工/哥/姐。当然十分熟悉的情况下， 可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
正文应简明扼要的说清 楚事情，如果具体内容确实 很多，正文应作摘要介绍， 单独写个文件作为附件进行 详细描述。
第22页
内容
语气
结构
标题
正 文
正文是一封邮件表述事情的核心部分，内容应简明扼要， 行文通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。
称呼 正文 附件 结尾 回复 发送
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第23页
内容
语气
结构
标题
正文应简明扼要
第30页
内容
语气
结构
提高邮件的易读性和说服力
标题 称呼 正文
内容上
所有必需的信息
附件 结尾 回复 格式上
三个“凡是”
语言上
信息化的语言最有说服力
发送
凡是能分段，尽量分段 凡是能用小标题，尽量用小标题 凡是能用清单，尽量31页
内容
语气
结构
附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
不熟悉的人：
切忌不能直呼其名，更不要明显的套近乎，显得熟络；在多个收 件人的情况下可以称呼大家、All。
开头的问候语：
常见的开头写“尊敬的各位领导、王主管您好、各位同事好”。
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第21页
内容
语气
结构
称呼中的两忌： 一忌不称呼：
不要一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁” 有的至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。 正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）， 如果不清楚职位，可用姓氏+工/哥/姐。当然十分熟悉的情况下， 可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
正文应简明扼要的说清 楚事情，如果具体内容确实 很多，正文应作摘要介绍， 单独写个文件作为附件进行 详细描述。
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例子
6
三、正文
1、收件人 抄送人
称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或 大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包 含所有收件人
2、开场白
7
3、内容
1、在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要， 并求沟通效益。 2、结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一 目了然。 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容 也不宜过长。
4
点击添加抄 送
点击添加密 送
5
二、主题 邮件必须要有主题,不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。 要表述简洁，具体到所针对的层面。 收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是领导，通常会根据 标题选择性按顺序查看 ，可使用［请批示］［请审阅］ ［请回 复］ ［请参考］ ［请协调］ ［紧急］等。
6、关于超大附件 腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M.使用超大附件功能， 最大附件可以达到1G. 支持同时上传多个附件，每个附件大小限制为1G。超 大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址，不受对方邮箱大小限制。
13
邮件礼仪及注意事项
1、发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信 人留下不好的印象。 2、意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决， 不能仅是表示感谢。 不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片. 3、正式的工作邮件,不要使用各种文字格式. 通常中文宋体, 英文 Times New Roman.要简洁,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认 的简单格式,例如宋体. 5、,图片,图表,尽量插入到邮件中，有利于效率. 6、,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理. 7、可以少量的使用网络符号: ) , 不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天 呵. 8、如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴， 记得最后说“请审阅”三个字， 9、不要用晦涩难懂的缩写或生僻字以免产生误解，也不要用俚语。
以下附件是关于会议议程变更的文档， 请查收。
如有问题，请尽快与我联系！！！
以上！！！
11
四、署名
注明部门、职位、姓名 别忘了留下联系方式（邮箱、电话）
在署名中,如果是英文名字,建议附上中文名字。
12
五、附件
1、附件名要清晰明了，不要忘传、错传 。
2、邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对 方做什么 。 3、多项同类附件要压成一份压缩文件，例如：同款产品的多张图片 4、尽量减小附件大小 ・通过zip等压缩 ・图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大） ・减少图片的大小・・・在ppt中将图片拉小是不起作用的！ ・减少图片像素(例：1024色⇒256色) ・将PPT变换为PDF ・太大的文件不要使用附件，使用链接 5、不要发送执行文件作为附件工作电子邮件
1
1、电子邮件的构成 2、邮件礼仪及注意事项
2
电子邮件的构成
1、收件人 抄送 密送 2、主题 3、正文 4、附件 5、署名
3
一、收件人 抄送 密送
to：收件人 你邮件的发送对象 cc：抄送 上司等需要知悉邮件内容的对象 bcc：密送 工作邮件一般无
发给谁？
参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。 （1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管 和部门的主管。 （2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的 人是抄送人。
9
先下结论！最好一个画面显示全部内容！ ^_^
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
--!
10
1、加上 结束语
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
各位领导： 你们好！我是人事部的李丫丫，本周
原本固定周三下午的人事部例会，改为 周四上午。
3、为了使邮件内容条理清晰，注意分段，一个要点占一个 自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。 4、表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误 解，影响执行效率和效果。
8
• 5、如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和 用途。
• 6、加上结束语，结尾要总结，再次明确需求，如 是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确 认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反 馈的具体期限和要求等
14
小结
收件人(TO:) 抄送(CC:)
主题(Subject)
15
6
三、正文
1、收件人 抄送人
称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或 大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包 含所有收件人
2、开场白
7
3、内容
1、在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要， 并求沟通效益。 2、结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一 目了然。 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容 也不宜过长。
4
点击添加抄 送
点击添加密 送
5
二、主题 邮件必须要有主题,不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。 要表述简洁，具体到所针对的层面。 收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是领导，通常会根据 标题选择性按顺序查看 ，可使用［请批示］［请审阅］ ［请回 复］ ［请参考］ ［请协调］ ［紧急］等。
6、关于超大附件 腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M.使用超大附件功能， 最大附件可以达到1G. 支持同时上传多个附件，每个附件大小限制为1G。超 大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址，不受对方邮箱大小限制。
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邮件礼仪及注意事项
1、发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信 人留下不好的印象。 2、意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决， 不能仅是表示感谢。 不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片. 3、正式的工作邮件,不要使用各种文字格式. 通常中文宋体, 英文 Times New Roman.要简洁,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认 的简单格式,例如宋体. 5、,图片,图表,尽量插入到邮件中，有利于效率. 6、,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理. 7、可以少量的使用网络符号: ) , 不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天 呵. 8、如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴， 记得最后说“请审阅”三个字， 9、不要用晦涩难懂的缩写或生僻字以免产生误解，也不要用俚语。
以下附件是关于会议议程变更的文档， 请查收。
如有问题，请尽快与我联系！！！
以上！！！
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四、署名
注明部门、职位、姓名 别忘了留下联系方式（邮箱、电话）
在署名中,如果是英文名字,建议附上中文名字。
12
五、附件
1、附件名要清晰明了，不要忘传、错传 。
2、邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对 方做什么 。 3、多项同类附件要压成一份压缩文件，例如：同款产品的多张图片 4、尽量减小附件大小 ・通过zip等压缩 ・图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大） ・减少图片的大小・・・在ppt中将图片拉小是不起作用的！ ・减少图片像素(例：1024色⇒256色) ・将PPT变换为PDF ・太大的文件不要使用附件，使用链接 5、不要发送执行文件作为附件工作电子邮件
1
1、电子邮件的构成 2、邮件礼仪及注意事项
2
电子邮件的构成
1、收件人 抄送 密送 2、主题 3、正文 4、附件 5、署名
3
一、收件人 抄送 密送
to：收件人 你邮件的发送对象 cc：抄送 上司等需要知悉邮件内容的对象 bcc：密送 工作邮件一般无
发给谁？
参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。 （1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管 和部门的主管。 （2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的 人是抄送人。
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先下结论！最好一个画面显示全部内容！ ^_^
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
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1、加上 结束语
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
各位领导： 你们好！我是人事部的李丫丫，本周
原本固定周三下午的人事部例会，改为 周四上午。
3、为了使邮件内容条理清晰，注意分段，一个要点占一个 自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。 4、表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误 解，影响执行效率和效果。
8
• 5、如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和 用途。
• 6、加上结束语，结尾要总结，再次明确需求，如 是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确 认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反 馈的具体期限和要求等
14
小结
收件人(TO:) 抄送(CC:)
主题(Subject)
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