采购与供应中的谈判与合同(学习笔记)

第一章制定商业协议

合同是在法律上可强制执行的协议，根据该协议双方中的每一方约束自己向另一方提供某种利益。合同的核心要素是“要约”和“承诺”。界定买方需求的文件：规格、服务水平协议、相关合同条款、关键绩效指示或绩效测量标准。招标的种类：1公开招标（将招标邀请广泛公布并对任何潜在投标人开放）；2选择性招标（对潜在供应商的资格进行预审，最终确定3-10个供应商参加投标邀请）；3限制性公开招标（邀请有潜力的供应商合同竞价，已进行部分资格预审）。招标的步骤：1编制详细规格和起草合同文件，详细载明要求；2公布需求、投标程序，并给出表示参与的意愿或提交标书的时间表；3发出资格预审调查问卷，以响应投标人的参与意愿，并给出问卷的返回期限；4向那些在规定的时间内响应公告或投标邀请人的人发出投标邀请和投标文件；5应按同样的方式在相同的日期向每个潜在供应商发放投标文件；6标书或要约将在提交截止日后由投标评估小组收取开封；7在需要时进行投标后澄清、供应商信息验证和/或谈判；8授予合同，通知投标人合同授予情况。成功投标的一般原则：1评估小组可能需要分析每个投标是否以及如何满足规格要求的，尤其是在采用性能规格、结果规格或功能规格时更是如此；2在标书提供的总解决方案“包”中可以有很多种类：其中一种可以比另一种更有吸引力，即使价格不太有利。

规格的含义：定义为对于产品或服务的供应中所要满足需求的一份说明。

有效的规格的目的（规格的作用）：1界定需求：鼓励所有利益相关者认真考虑他们真正需要什么，这种需求是否是唯一的，最为成本有效的或增值最大的方案；2清晰地与供应商沟通需求，以便他们按照要求制订计划，也许他们还可以利用自己的技术专长对于该要求提出新的或成本更低的解决方案；3减少关于需求、满意的质量和合适性的疑问、歧义、误解、争议等，并使相关的成本最小化；4验收或拒收提供一种评价所供应货物或服务的质量或符合性的方法，用以判断接受还是拒收、保证达到合适的质量并使失败成本最小化；5在从多供应源进行物品采购时，帮助实现标准化和一致性。

规格的两种主要类型为：一致性规格和性能规格。

一致性规格：确切详细地说明了所需要的产品、零件或材料必须由什么组成。

一致性规格有以下几种形式：1工程图、设计图或蓝图（技术或设计规格），常用于工程建筑或建筑中，要求高度的技术精度和很低的公差。2化学式或原料配方（成分规格），如特定的物理性能对于安全或性能很重要，或者由于健康安全或环境原因，法律、法规或行为规范对材料有限制。3如果市上销售的产品能够满足采购方的标准，可以使用品牌名称、型号名称、或代号作为规格。4产品样品，要求供应商按照样品的特征和性能复制，这是提供需求规格的一种快捷方法，不需要描述并有一定保障。5符合公认标准的规格，提供获得认证的质量保证与一致性。

性能规格：相比一致性规格是相对简短的文件，性能规格限定了所要达到的功能或性能，但并不描述如何在材料、设计或流程方面实现这些功能或性能。

典型的性能规格包括如下形式：1在规定的公差内，所要达到的功能、性能或能力；2影响性能的一些关键过程输入，包括可用的公共设施；3实现这些功能所处的运行环境和条件；4要求产品与过程中其它要素如何连接；5要求的质量水平；6要求的安全水平和控制；7要求的环境性能水平和控制；8用于测量是否达到期望功能的标准指标和方法。

性能规格的优点：1与详细的、描述性的规格相比，制造性能规格更加容易、更加便宜；2性能规格的效力并不依赖于采购人员的技术知识；3供应商可以应用自己的专业知识、技术和创新能力，制定最佳的、成本最低的解决方案；4供应商承担较大的规格风险；5使用性能规格比使用一致性规格有更宽的供应商基础。服务的规格制定问题：1服务是无形的，并且缺乏“可检查性”；2服务是可变的；服务是“实时”提供的；4许多服务仅在一些特定的地方可以实施；5规格可能需要包括对服务提供处所、所需的通行要求和相关问题的明示理解；6可以在一个较长的合同期内购买服务，其间原始规格的要求可能发生变化，从而需要复核、灵活性和变更控制。

关键绩效指示（KPI）是一些清楚的定性的或定量的说明，它定义了在一些关键领域适当的或期望达到的绩效，对照这些指标，可以对进展及绩效进行测量。

关键绩效指示（KPI）的优点：1增加和改善在绩效问题上的沟通；2对实现或超越规定绩效水平的激励；3通过整合的或双向的绩效测量，支持买方-供应商合作关系；4能够直接比较绩效，识别改进或恶化趋势；5聚焦关键结果区域；6清楚界定所分担的目标，促进跨部门和跨组织的团队协作和关系；7减少由目标混淆和预期不明确等原因产生的冲突。合同条款：就是合同各方对自己在合同中应该具有的权力和义务的一种表述。明示条款：是合同双方在合同中明确申明和认可的条款。默示条款：依据不成文法和成文法存在的条款，并因此形成了合同的组成部分，不管是否在合同里明确表述出来。条件条款：是合同的关键条款，如果违反这些条款，则无过错方可以将其作为不履行协议基本要素对待。保证条款：是附属于合同主要目的的附则，违反保证条款不构成合同履行的根本性失败，因此不需要终止整个协议，无过错方只能要求损害赔偿，但无权拒不履行合同。

第二章在订立商业协议中存在的法律问题

合同具备法律约束力的基本要素：1协议（采取要约和承诺交换的形式）；2对价（每一方为了得益必须承受某种损失或“损害”作为回报）；3建立法律关系的意图（每一方必须确认如果产生纠纷，可以将该事项提交法院审理裁定）；4立约能力（在各方之中，每一方必须在法律上能够签订合同）。对价的两个主要规则：1对价必须是有价值的，但不需要是适当的；2对价必须是充分的（得到法律认可的）。口头合同的风险：1不同商谈方对一致同意的内容具有不同的认识或记忆；2由于无力详细检查和确认一个草拟协议，而对不适当或不利条款做出承诺；3合同中的“错误”，即在合同条款中存在调解或歧义时缺乏真正的一致；4合同因条款错误或出现歧义而无效，因此浪费谈判精力和费用；5由于对一致同意的条款在记忆和解释上存在错误或分歧，由于所产生后续的误解和合同纠纷；6缺乏据以衡量合规性和履约的合同管理的书面条款。无效合同：对任一方都没有法律效力，仿佛未曾形成过合同一样。可撤销合同：任何一方均可使合同无效。错误陈述（误述）的含义：一签约方在签订合同前或签订合同时对重要事实所做的虚假陈述，其目的在于（并且确实）诱使另一方签订了合同。有效要约的构成条件：1要约必须是对在合同中受约束意愿的确定的、不含糊的或无歧义的陈述；2它必须是要约人愿意受其约束的要约；3它必须向受要约人加以成功传达，以至于他意识到它的存在；4在受要约人承诺要约时，它必须是“开放的”（仍有效力）。合同的标准条款P45（表格2-1）

为防止条款之战，采购人员应采取以下措施：1向潜在供应商发送询价确认书，并附上买方条款，供应商必须对其填写并返还以示同意；2和供应商进行合同谈判，明确条款，达成协议；3检查所有发生了更改的条款和条件（即反要约），这些有可能是附加在供应商的文件中；4在收到商品的时候，在上面盖上刻有“依据买方的条款接收”字样的章。

第三章供应合同协议

一次性采购的范围包括：1低值新采购；2一次性服务的合同承包；3高值、长使用寿命期的资本资产的采购。

一次性采购的优点：1转换成本较低；2采购成本低廉；3可以通过维持竞争和投机性的现货购买获得价格优势；4不必聚集供应。

一次性采购合同的要点：1它使买方和供应商对某一特定情形下、针对规定要求的供货相关的所有条款承担现任；2它使买方和供应商仅对某一特定情形下、针对规定要求的采购和供货承担责任。

总括订单的含义：买卖双方简化重复项目采购程序的协议，根据该协议供方负责在一致同意的时间段内以一致同意的价格提供估计数量的物品。

按需分批发货合同的含义：买卖双方建立的、在合同期内承诺采购指定数量物品或服务的合同。通常以“持续要约”相同的方式运作。

框架协议：一个或多个签约部门以及一个或多个经济运营者之间的协议或其他协定，它确立了各种条款，按这些条款经济运营者将框架协议适用期间与签约部门签订一个或多个合同。

分订单：是在框架协议下授予一个单个供货合同。微型竞争：是在有能力的框架参与者之间举行的竞争。

如果框架协议就位，在货物、工程或服务需要产生时公共部门的买方有三个基本选项：

（1）按框架一致同意的条款，根据与选定供应商达成的框架签发分订单，不需要再次完成欧盟指令规定的全部程序步骤。

（2）在框架中所包含的多个供应商之间开展进一步的微型竞争，以便选择经济最有利标并与该供应商签订合同。

（3）如果框架不能为某个特殊需求提供具有资金价值的物品，转向其他地方。

区分货物、服务和工程项目？<1>、货物，是有形的或物质化的物品，并且是可以消费的。“消费品”是满足需求或愿望的产品，“工业品”或“生产资料”是指生产者的输入或者资源。<2>、服务是个人或组织所进行的、可以赋予收益但不产生“所有权”的活动。如教育服务、通信服务、物流服务等。<3>、建筑工程项目包括建筑、改建、修理、维护或建筑与结构的拆除、设备安装等。

服务水平协议(SLA)的基本内容：1包括什么服务；2服务的标准或水平；3活动、风险和成本的责任分配；4如何监控和评审服务与服务水平，使用什么评估措施，出现问题如何解决；5如何管理投诉与争议；6何时及如何评审和修订协议。管理外包风险的一般合同条款：保密性、知识产权保护、资产的转移、有关转移后的员工的就业条款、赔偿金条款、分包商的批准权、绩效管理、纠纷解决、合同变更和价格调整。租赁还是购买决策P75（表格3-3）