三级秘书实务PPT课件
秘书实务第3版-秘书学第3版-6章-PPT精选文档
精深度（见图6-3）。
图6-3 知识方面的要求
（二） 以知识能力定标准
2. 智力能力方面 智力能力方面 的标准（见图6-4）。
图6-4 智力能力方面的标准
（二） 以知识能力定标准
3. 能力方面 能力方面的标准 （见图6-5）。
图6-5 能力方面的标准
（二） 以知识能力定标准
4. 基本操作技能方面 基本操作技能方面的标准（见图6-6）。
（二） 以知识能力定标准
这种制定选任秘书标准的模式，是将现任 的称职秘书所具有的知识和能力归纳出若干条 标准，以此作为选任秘书的尺度。 我国选任秘书的标准（见图6-2）。
图6-2 我国选任秘书的标准
（二） 以知识能力定标准
1. 知识方面
知识方面要求具有博
与专的兼容性，“T” 型展 开，要有一定的宽广度和
第六章 秘书的素质
理解秘书素质的时代发展 了解秘书招聘选拔的条件 了解秘书职业规划的路径和步骤 能明确秘书的任职要求 能运用现代化的办公资源提高辅助能力 能有效进行秘书职业规划
第一节 秘书的任职要求
一、秘书任职标准 二、秘书的选任原则 相关链接
一、秘书任职标准
选任秘书的标准是根据对秘书工作的实际需要 提出的。制定秘书任职标准，是对秘书各项业务要 求的规定。 任职标准的制定，主要有三种模式（见图6-1）。
图6-1 任职标准制定的模式
（一） 以任务定标准
这类制定秘书任职标准的模式，是将秘书主要 业务内容归纳出若干条标准，以此作为选任秘书的 尺度。 准备经理与外联系的通信稿； 阅读、签署和寄发一些行政函件； 撰写讲话稿、备忘录和报告，代经理审阅； 撰写供发表的文章； 校订其他人员准备和打印好的文稿副本； 查找参考资料中经理希望得到的情报； 从各种资料中摘取情报供经理参考；
秘书考试之三级秘书部分教学课件
第一章会议管理第二章第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。
秘书基础与实务任务课件
会议结束后，负责会议室的清理和设备归 位，同时对会议资料进行归档保存，方便 后续查阅。
03
秘书实务任务与案例分析
接待工作实务
接待准备
在接待之前，秘书需要了解来访 者的身份和需求，为公司领导或 客户提供个性化的接待方案，并
准备好相关资料和礼品。
接待流程
秘书需要在接待过程中协助安排 会议或谈判，并负责接待区域的 布置和清理工作，确保整个接待
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• 秘书工作概述 • 秘书工作基础知识 • 秘书实务任务与案例分析 • 秘书职业发展与提升
01
秘书工作概述
秘书的定义与角色
定义
秘书是一个组织或机构中的行政人员，负责协助领导完成日常工作和管理工作。
角色
秘书是领导的重要助手，承担着信息传递、文件管理、会议组织、行程安排等 角色，是机构运转的重要枢纽。
秘书的素质与能力要求
素质 高度的责任心和敬业精神；
良好的沟通能力和协调能力；
秘书的素质与能力要求
• 细致、认真、耐心的工作态度。
秘书的素质与能力要求
能力 熟练掌握办公软件和办公设备； 具备较强的文字表达能力和口头表达能力；
秘书的素质与能力要求
具备较强的组织能力和时间管理能力；
具备独立思考和解决问题的能力。
过程的顺利进行。
后续工作
接待结束后，秘书需要及时跟进 并整理相关资料，为公司领导或
客户提供后续的服务和支持。
差旅安排实务
差旅计划 根据公司领导或客户的需求，秘书需要制定详细的差旅计 划，包括交通、住宿、餐饮等方面的安排，并提前了解目 的地的天气和交通状况。
行程调整 在差旅过程中，秘书需要根据实际情况及时调整行程，确 保行程的顺利进行，并在遇到紧急情况时及时处理。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
《秘书实务》课件
模棱两可。 忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。 忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息，或利用不
及时，延误了时机。 忌空间性失误 无视不同地域因素对信息运用的制约，不从
地区实际情况出发，盲目照搬。 忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化，凭个人兴
第5章 信息工作
[本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择适宜的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反响
一、情景案例
第一节 信息的收集与整理
新飞电器公司产品销售 量一季度很不景气。秘书小 杨深入到各个市场，了解市 场情况和产品需求，与消费 者直接交谈，发放问卷，收 集消费者对产品的价格、性 能、效劳等方面的评价，通 过网络查询更为全面的相关 信息。经理根据小杨收集的 信息对产品作了充分定位第 二季度该公司销售量就直线 上升。
〔3〕主题分 类法。
〔4〕数字分
(1)溯源法。 (2) 数理统计法。 (3)核对法。 (4)逻辑法。 (5)调查法。
一第、二情节景信案例息的传递与存储
二、根本知识 〔一〕信息的传递 1．信息传递的要素
(1)信源 (2)信道
2．信息传递的形式
〔1〕信件 〔2〕备忘录 〔3〕通知 〔4〕传阅单 〔5〕内部刊物 〔6〕新闻稿 〔7〕新闻发布会 〔8〕声明
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔一〕会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 3.会议名称、时间、地点
〔参见教材第100-101页例如〕
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔二〕拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后
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•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有 助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂， 前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左 右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成 一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
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• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分 开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活 。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气 也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如 此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时 有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松， 练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
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课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办 文、办事、 办会三大技能切入，以必需、 够用为量，以精当、 扎实为度，兼顾与秘 书专业其他课程内容的交叉关系，是专业 核心主干课程。其理论教学内容与实践 教 学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求 来实施。
三级秘书知识点PPT课件
会务机构分工的要求
会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实 会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议
接待，生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医 疗救护
要根据会议的规模和类型组织人员队伍 会务机构要分工明确、责任到人 加强协调，定期沟通
10
会议筹备方案的制定程序
由主管秘书进行会议文件的初审。根据领导的意图对 会议文件进行初步审核，特别是对文件中涉及到的方 针、政策和法规以及重要的事实、数据应进行认真的 审核
如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的公 审
在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导 进行终审
22
与领导沟通有关事宜的原则
时间性原则 及时性原则（发现问题及时通气会报，应急方
7
链接
签字仪式要求
为表慎重，桌面应铺墨绿色或蓝色桌布（不可用白色，表彰大会可用红
色）
座位安排：面门方向右为尊，客人坐在主人右手边 不可摆放茶杯，茶水，矿泉水 国际签字时需悬挂双方国旗 示隆重，可摆花 可准备香槟酒和高脚酒杯，在会后以示庆祝 签字文本应精美
8
远程会议筹备方案的特点
远程会议具有节省金钱和时间、与电话服务机 构商定使用录音带的形式作用就记录、交流更 加直接与简短的优点
行通报
19
审核会议文件的准确性和完整性
一定要认证核对每一项细节，尤其是时间、地 点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名 称、出席人数、主持人姓名等，要确保每一项 与实际相符
20
会议文件审核的方法
对校法 折校法 读校法
21
会议文件审核的程序
由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件 在初始期就能严格把关
三级秘书职业资格证书考试 ——办公事务管理 教学
• 交替工作：适用于无法全勤工作的人员。 （难以保证交接，客户更喜欢其中之一）
• 临时办公桌：适合于在家工作等人员到企 业工作的情况。（节省资金）
精选课件
14
办公模式的优缺点（一般）
1.节省费用 2.减少交通费用、污染 3.利于聘用到人才 4.能激发员工积极性 5.灵活多样，有利于增强 企业竞争力
精选课件
4
四级秘书办公环境（3种形式）
办公环境安全、整洁、健康.
办公环境美化
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5
工作程序
1
目标
健康、安全的办公环境
知识点
安全隐患记录表
设备故障
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6
• 原则：有利于沟通；便于监督；协调、舒适 • 光线：来自桌子左上方或者斜后上方 • 空间大为3m2_10m2,小为1.5m2_8m2 • 温度：20℃——25℃ • 同室工作人员面朝一个方向 • 主管 座位位于员工后方 • 禁止吸烟 • 消防设施能正常使用
知识点
精选课件
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办公模式P94
• 在家工作：适合研发部门（电子工作日志， 定期会议，上司经常性联系、督查）
• 远程工作：可节省办公空间费用。 • 弹性时间工作：被用来作为激励员工的方
式，灵活性强。（只适用于某些部门） • 虚拟办公室：要配备计算机等现代设备
精选课件
13
• 兼职工作：适用于某些专项工作，如记账、 it技能等。（节省费用，但是难于管理）
精选课件
16
2
目标
合理进行办公室布局
知识点
精选课件
17
两种办公室格局优点
安全
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
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• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
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▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
▪ （三）会议筹备情况检查的方法
▪ 1、听取会议筹备人员的汇报
▪ （1）听取汇报的领导要加强前期的调查， 深入一线，发现问题，解决问题。
▪ （2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧 重困难和问题，注重实效。
▪ （3）选择的汇报时间一定要正当其时。
▪ （4）对会议筹备情况的汇报关键是发现问 题，及时催办和落实。
（二）会议筹备方案的作用
▪ 1、确保会议的周密组织 ▪ 2、确保服务质量和沟通协调到位 ▪ 3、确保领导的意图得以贯彻执行。
（三）电话及视频（远程）会议
▪ 1、电话会议 ▪ （1）电话会议的特点 ▪ 1）电话会议方便灵活，准备时间短，回复
迅速，是电子通信会议中花费最少的。 ▪ 2）电话会议缺少身体语言，难以互动交流。 ▪ 3）可以搭配使用其他通信方式，提高效率。 ▪ 4）电话会议适用于分公司不远、规模不大
You Kill Be
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
▪ 2、会前现场检查 ▪ （1）确保所有事项都条理 ▪ （2）注意气味。 ▪ （3）设立入场登记台。 ▪ （4）佩带徽章、名牌。 ▪ （5）准备接待休息室。 ▪ （6）安排接待、服务人员。 ▪ （7）远程会议要加强对设备的检查。
▪ （四）开会检查的程序
▪ 1、会议筹备机构对会议的准备情况进行自 我检查 ，并由各个筹备小组将检查结果以 书面形式上报领导小组。 2、会议领导小组确定汇报会的时间和地点 并发出协调会通知 3、召开协调会并在会上现场解决问题 4、汇报会后对检查中发现的问题予以催办 和落实
▪ 4、远程会议筹备方案中要有专人负责检查 远程会议设备是否齐全和正常，拜访是否 符合要求。
（五）会务机构分工的要求
▪ 1、要根据会议的规模和类型组织人员队伍 ▪ 2、会务机构要分工明确、责任到人。 ▪ 3、加强协调，定期沟通。
（六）会议筹备方案的制定程序
▪ （1）组建会议筹备委员会 （2）分成筹备小组 （3）与领导沟通，形成筹备方案 （4）领导审核方案
▪ 1、远程会议的优点： ▪ （1）具有节省时间和金钱； ▪ （2）与电话服务机构商定使用录音带的形
式做永久记录； ▪ （3）交流更加直接与简短。 ▪ 2、远程会议方案拟定时,应提前与电信会
议服务公司沟通,并将有关信息告知电信服 务公司.
▪ 3、会议程序、议程及其他材料必须尽量寄 给与会人员，以备他们有时间准备会议讨 论。
的企业。
▪ （2）电话会议信息工作的要求 ▪ 1）准确发出开会信息。 ▪ 2）认真分发会议书面信息材料。 ▪ 3）合理安排会场信息传输设备。 ▪ 4）按时接通电话。 ▪ 5）互相通报出席情况。 ▪ 6）做好会议记录。
▪ 2、视频会议 ▪ （1）视频会议的特点 ▪ 1）实现了声音和图象同时传送。 ▪ 2）打破了空间限制。 ▪ 3）节省时间、费用。 ▪ 4）交流效果较好。 ▪ 5）视频会议局限：初始准备时间较长，而且初
▪ （五）现场检查的程序 1）指定现场检查的路线和确定现场检查的 重点，并通知有关筹备部门。
2）制作检查单，以便记录和汇总。 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明 确记录。
4）对未达到要求的整理出整改和修订意见 并予以纠正 ，并以电话、文件或会议等形
式及时通报给相关筹备部门予以纠正。
三、审核会议文件
二、检查会务的筹备情况
▪ （一）会务筹备情况检查的内容 ▪ 1、会议准备是否充分 ▪ 2、会议期间能否排除各种干扰 ▪ 3、环境条件与用品准备 ▪ 4、文件材料的准备情况 ▪ 5、会场布置情况的检查 ▪ 6、会议保卫工作的检查 ▪ 7、检查的其它内容
▪ (二)会务筹备情况检查结果的形式 ▪ 1、书面形式 ▪ 2、口头形式 ▪ 3、协调会形式