会议组织与服务 绪论

宣传教育 统一认识
研讨和咨询
三、会议的主要类型
分类标准 参加人员数量
具体种类 特大型会议
大型会议 中型会议 小型会议
现场会议
参加人员在万人以上 参加人员数千人 参加人员数百人 参加人员数人或数十人
释义
所有（或绝大多数）参会者处于同一开会现场，能够开展面对面的交流
信息传播方式与手段 电话（电视）会议 参会者分布在不同的多个会场，信息通过电话（电视）网络传输，不便开展面对面交流
共同问题、实现不同目的而聚 集在一起进行讨论、交流的一 种社会活动。
具有明确的 主题和内容， 参加人员能 够围绕这些 内容讨论
集体活动， 多人参加， 汇集多方面 信息和意见
发言、讨论、 交流、互动
会前有筹备 会中有议程 会后有落实
二、会议的功能
实施民主决策 行使民主权力
领导和指导 下级工作
交流信息 沟通情况
六、会Hale Waihona Puke Baidu服务工作
会议服务
为了保障会议顺利召 开并取得良好成效而 进行的一系列保障性 具体事务工作的统称
会议服务主要对象：各类参会人员 服务的主要内容：接待服务、礼仪服务、生活服务、安保服务
会场不允许正式参会者之外的其他人员在场，会议内容和召开情况不对外公开
议内容和召开情况完全可以公开，会场可以进行公开采访
企业的会议类型
（1）股东大会 （2）董事会议 （3）经理会议 （4）部门例会 （5）公司年会 （6）客户咨询会 （7）新产品发布会 （8）产品展销会 （9）业务洽谈会
四、会议的构成要素
五、会议组织工作
会议组织工作流程一般分为三个阶段：会议召 开之前的筹备阶段、会议召开过程中的组织管 理与服务阶段、会议结束后的收尾与总结阶段。 这三个阶段往往也被简称为“会前”、“会中” 和“会后”，是各种类型的会议都适用的流程 划分方式。 在每一个阶段中，还可以进一步细分为若干工 作环节，这些具体的工作环节往往取决于会议 的类型、规模和性质。
四、会议的构成要素
2.物质条件要素
会议所需要的物质条件主要包括场地、设备、文件、 装饰品、车辆等。 会议的筹备、召开等各个环节，均须消耗一定数额 的资金，因此经费也是不可或缺的物质保障条件。
四、会议的构成要素
主要包括会议名称、会议主题、会议内容与议 程、会议方式、会议结果与决议等。
3.抽象要素
会议的抽象要素是会议的灵魂，也是会议召开 目的的体现，会议的人员机构和物质要素都应 围绕会议抽象要素的需求来进行安排。
会议组织与服务
绪论 会议概述
一、会议的概念 二、会议的功能 三、会议的主要类型 四、会议的构成要素 五、会议组织工作 六、会议服务工作
◆了解会议的概念，理解会议的功能、特点与主要类型 ◆掌握会议的构成要素 ◆理解会议的一般流程 ◆理解会议服务工作的主要内容与要求
本章学习目标
一、会议的概念
会议是参加者为了解决某一
网络会议
参会者分布在不同场所，甚至每个人都在各自的办公场所内，信息通过互联网传输，借 助于网络技术可以开展一对一、一对多等方式的交流
主题与内容
功能与目的 召开周期 阶段特征 保密要求
工作会 展销会
培训会 学术会 度假会 决策会 执行会 讨论会 告知会 纪念会 定期会议 临时性会议 预备会议 正式会议 秘密会议 公开会议
主要内容围绕工作或业务工作展开 主要内容是各类商品的展示、推销与采购，期间会举行一系列的分项活动，如签字 仪式、发布会等
主要内容是针对某一课题对参会者进行培训和教育，使其提高相应的素质或技能
参会者围绕某一共同课题进行研讨和交流 主办方为了提高凝聚力、放松身心而召开，没有特别明确与正式的主题，地点往往 在风景区 为了开展某项工作而进行决策，会议成果为决议或决定
会议参加者：按照会议的要求和既定议程，按时完成参会准备、报 到、出席、讨论、发言、聆听、投票等各项活动，会议结束后离会；
1.人员与机构要素
会议组织者：进行筹备、召集、服务等各项工作的人，会议结束后 还要继续进行善后的各项工作。
参加者形成的会议机构有代表团等 组织者形成的会议机构有主办单位、承办单位、主席团、秘书处、 会务组等。
对某项工作进行部署，明确分工和要求，如各种动员会、协调会、现场办公会
围绕某项课题进行研讨，一般要有明确成果 主要目的是发布相关信息、说明有关情况 为了表达对某一重大事件或重要人物的纪念而召开 按照确定的周期召开，如年会、例会等 根据工作需要而召开，没有固定周期 为了使会议取得更好的效果，在正式会议开始之前召开的会议，主要目的是统一思 想并对会议的筹备、安排、议程、文件等各方面的情况进行审查 全体参会者按照确定的议程参加的会议