管理类文件编制要求

管理类文件指管理体系实施中所涉及和形成的管理文件，包括管理方针、目标、管理手册、 程序文件、管理规定、记录样表、审核报告等为确保过程的有效策划、运行和控制所需的文件。 4 职责与接口
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4.1 体系组负责管理手册、程序 、管理规定以及样表的维护管理，同时在新增或修改文件时 需考虑文件对其他部门及其他公司的影响，编制管理手册、程序、管理规定的 清单。所有共享 管理类文件由空调公司体系组组织所有涉及公司的相关部门共同进行讨论会审 后批准发布。 4.2 文控组负责对本公司的程序和管理规定的维护管理， 同时在新增或修改文件时需考虑文 件对技术中心内其他部门的影响，组织相关部门进行讨论会审，并编制程序和管理规定清单 。 文控组负责搜集各公司所需要的各类产品生产、国家法律法规文件、地方法规文件和各类标准 并由文控组负责召集相关公司的相关部门对所搜集的外来文件的适用性和有效性进行评审以及 对这些文件的控制与管理；负责编制所搜集的外来文件清单，并在公司内发布通告。 4.3 EHS 负责搜集各公司所需要环境保护 /职业卫生的国际、国家法律法规文件、地方法规文 件并负责召集相关公司的相关部门对所搜集的外来文件的适用性和有效性进行 评审；负责编制 所搜集的外来文件清单，并在公司内发布通告。 Johnson Controls PowerPoint Guidelines | May 7, 2007 4.4 培训组负责部门岗位职责等工作标准类文件的管理。
共享文件、空调厂自用文件、记录管理及编号-----空调厂 质保部 体系组 鲍敏敏 AEC自用文件、记录-----AEC 技术支持部 文控组 熊景华
JCI 压缩机自用厂文件、记录---- 压缩机厂 质保部 体系组 彭晓春
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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三、文件编制----例文
例 3：
草案： 根据QIS质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题和重大质量问题，发出 CAR表格，应及时跟踪、回顾更改措施的落实情况，CAR表格应归档保存。 建议更改为： CAR：何为CAR，增加名词术语的解释 （谁？）根据QIS质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题（类似问题重复 发生*次及以上）和重大质量问题（损失金额****元及以上），（向谁）发出CAR表格。 （谁？）应（在？工作日内）进行跟踪，（在一个月、半年？后）回顾更改措施的落实 情况。CAR表格应（由谁？）归档保存。
三、文件编制----格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）
3. 正文格式----流程图
工作流程图
提出文件新增 /修改/更改单 申请 更 改 单 申 请 文 件 修 改 新增
工作内容及要求
各部门因工作需要新增文件；因文件错误，文件回 顾、实施过程、内审发现问题、体系调整、法律法 规变化或工作流程发生变化时需提出文件修改申 请，填写 《管理文件新增/更改申请单》。
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三、文件编制----正文
3. 编写原则
用词准确、简洁、可操作性强 错别字、标点符号（中文），主、谓、宾齐全，主动语态
逻辑严谨、条理清晰、职责分工明确并正确
何时、何人、做何事，怎样做，输出是什么，放行权限 尽可能使用表、图的方式来代替语言描述 描述应避免：模糊、两可、不同的人看了有不同的理解 尽可能不要使用以下字样： 最好……、非常……、马上……、立刻……、尽量……、宜…… 助动词的使用要求
管理类文件编制要求
2009/06/30
SPASE
1. 安全
2. 目的 3. 时间表 4. 行为准则 5. 期望
6. 角色
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内容介绍
1. 背景
2. 体系规定要求 3. 文件编制 4. 样表 5. 批准发布
六角形符号表示准备，过程的开始准备的动作写在符号内。 椭圆符号表示终端，过程的结束（输出）写在符号内。 矩形符号表示活动，过程中的一个单独的步骤。简要说明写在矩形内。 菱形符号表示判断，过程中的一项判定或分岔点。判定或分岔的说明写在菱形内。 流线符号表示进展，流线的箭头指向表示过程的流程方向。 文件符号表示信息，过程的书面信息。文件的题目和说明写在符号内。 数据库符号表示过程的电子储存信息。数据库的题目和说明写在符号内。 圆圈符号表示延续，在相互联系的流程图内，圈内使用同样的字母或数字，以表示各 个过程间是如何连接的。 数据符号表示过程中的数据存储信息，数据说明写在符号内。
N
管代或部门经
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管理者代表 Johnson Controls PowerPoint 文件需经管理者代表批准；管理规定文件需经部门 理审批 Guidelines | May 7, 2007 /部门经理
批准后的正式文件
三、文件编制----格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）
4. 流程图图例
幅面的1/4长度、水平方向距中放置，表示全文到此结束，以下无内容。
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三、文件编制----正文
2. 文件起草顺序
适用范围 管理/工作流程（流程图）
管理要求
定义 职责接口（*****功能组负责……） 记录及其存在媒体 引用文件
不宜
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三、文件编制----例文
例1：
草案： 从对约克工业冷冻系统（PRS）有需求的客户接触开始，一直到约克最终完成交货为止的整个流程， 可分为以下几个阶段：询价（Inquiry），方案设计和报价（Quotation），……。 建议更改为：
二、体系规定要求
1. 文件的作用
文件表达了确定的信息，能够使人们沟通意图，统一 行动，优化、规范工作流程，提高效率。
• 实现预期的质量和质量改进；
• 为各类人员提供所需的适宜的培训； • 确保产品的重复性及可追溯性；
• 为活动结果提供客观证据；
• 依据各类文件评价活动的有效性。
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体系组/ 文控组 编制部门 体系组/ 文控组 各部门 新编制的文件、修改 后的文件
Y
更改单/文件编号
编制管理类文件
N
编制部门审核
编制部门按要求进行审核，并在纸质文件审核栏签 编制部门主 字。 管/经理
Y
会审
N
Y
需考虑文件对其他部门的影响，由体系组/文控组 体系组/文 组织相关部门进行讨论审核。若是共享文件，则续 控组/相关 各公司相关部门共同会审通过。 部门 管理手册需经管理者代表审核，总经理批准；程序 经理批准。
从接触工业冷冻产品有需求的客户，到公司最终完成生产并交货的整个流程中，可分询价 （Inquiry）、方案设计和报价（Quotation）、 ……。
例2：
草案： 客户服务部（CSD）/工业冷冻项目部（PPD）提供给的防爆技术方案的准确性；辨识客户需求，保 证合同技术要求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合 ;了解客户的需求， 并对客户的有关防爆标准规范进行归纳总结；基于市场的新需求，促进各部门改进防爆制造能力， 提高防爆产品的市场竞争力 建议更改为： 订单组：负责订单的评审、订单后的策划和产品发运。 系统方案组、产品维护组：负责提供给的防爆技术方案的准确性，辨识客户需求，保证合同技术要 求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合。
功能组
各部门
输出
《管理文件新增/更改 申请单》
N
体系组/文控组 确认
编制部门新增文件需经体系组/文控组确认是否有 新增的需要。 编制部门向体系组/文控组申请《管理文件新增/更 改申请单》和文件编号。 体系组/文控组登记信息并给号。 部门编制管理类文件。并考虑文件对相关部门的影 响，组织相关人员进行沟通。
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三、文件编制----正文
助动词 可 不必 能 不能 应 不应 宜 表示含义 允许、许可、准许 不需要、不要求 能够、有……的可能性、可能 不能够、没有……的可能性、不可能 有必要、要求、要、只有……才允许 不允许、不准许、不许可、不要 推荐、建议 推荐不、推荐……不、建议不、建 议……不 公司文件中，建议不使用这两个词。 不使用“必须”作为“应”的替代词； 不使用“不可”代替“不应”表示禁止； 为了表示直接的指示，例如涉及试验方法中所 采取的步骤，使用祈使句。 在“允许”的情况下，不使用“可能”或 “不可能” ； 在“允许”的情况下，不用“能”代替 “可”。 使用说明
版本号 Rev. 页 码 Page 编制
Owner
批准
Approve
内页页眉
标准编号 No. Q/XXXXXXXX 00 Page x of x
xxxxxx程序/规定
xxxxxx process or Regulation for ******
版本号 Rev. 页 码 Page
页脚
“专有和保密信息 © 200X 江森自控有限公司 版权所有”
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三、文件编制----格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）
2.正文格式 ----文字描述
1 范围 本程序规定了管理类文件的批准、发放、使用、更改和作废的控制程序，保证对管理体系 有效运行相关的各个场所都使用相应的有效版本。 本程序还规定了适用的质量、环境、职业健康安全法律法规和相关 文件的收集、评审和更 新的要求。 本程序适用于管理类文件的控制，也包含适用的质量、环境、职业健康安全法律法规和相 关要求的控制。 2 引用文件 Q/JWA01024《管理体系文件编写规定》 Q/YWT01023《文字类文件修改规定》 3 定义
6. 实施
7. 修订
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一、背景介绍
1. 公司内提倡不断改进
2. 公司新流程----信息系统 3. 关键过程----6PC 4. 国家法规、标准变化 5. 现在管理类文件出现的问题
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二、体系规定要求
2. ISO 9001对文件要求 4.2.3
3. 公司体系要求
Q/JWA 01002《管理类文件控制程序》
Q/JWA 01024 《管理体系文件编写规定》
Q/JWA 01004 《记录控制程序》
4. 编制流程（文件流程图、记录编制流程、管理文件新增/更改申请单 ）
5. 文件、样表管理及编号控制
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三、文件编制----正文
1. 章节编排（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）
第一章 范围 本文件规定了……。本文件适用于……。本文件不适用于……（如 有）。 第二章 引用文件（可选，如有，正文中所有提到的文件均应列入） 第三章 定义（可选，如有） 第四章 职责接口 第五章 管理/工作流程及其管理要求 第六章 记录及其存在媒体（可选，如有，一定是本文件产生的记录） 文件终止符
三、文件编制----格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）
1. 文件版式
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标准编号 No. Q/XXXXXXXX 00 Page x of x 审核 Auditor 日期 Date
xxxxxx 程序/规定
xxxxxx process or Regulation for ******