项目收发文管理办法
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
9、公司职能部门往来资料：公司职能部门进行公文、邮件、传真往来的相关资料。
10、罚款单类资料：由项目或监理单位提出的罚款单类资料。
11、其他资料：其他的与政府其、企事业单位、往来的相关邮件、公文类文件等。
（二）图纸的登记、分发及回收
1、图纸的登记：从设计单位发来的图纸，由工程资料员和专业负责人进行开箱验收，按专业进行登记和电子索引登记。
4、公告通知类资料：项目部下发的邮件、公文、传真等各类资料。
5、会议纪要类资料：项目部建设期间形成的会议及书面记录。
6、施工验收类资料：项目单元建设完成后，由施工单位向建设单位提交的纸质版及相关的施工类资料。
7、合同协议类资料：项目建设期间签署的各类采购、施工、服务、租赁合同及其合同附件。
8、审计类资料：集团设计部、外审单位及工程部出具的各类审计资料。
即时
☆根据图纸编号对图纸进行分类统计。
即时
重点
☆资料员对图纸的登记、分类
标准
☆按专业对图纸进行分类
对登记好的图纸进行下发，
及上交档案室
B3
C3
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆对于登记好的图纸要按专业进行下发
即时
☆由工程资料员将统计好的图纸分发至各专业工程师。
即时
☆由各专业工程师对图纸进行审核，审核完成后按合同约定分发至监理单位和各施工单位，并填写图纸收发登记表。
控制部门
工程部
修订次数
部门
公司档案室
工程资料员
专业工程师、监理及施工单位
节点
A
B
C
否
是
否
是
1
2
3
4
5
6
相关说明
编制部门
审核人员
批准人员
图纸收发工作标准
任务
名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
相关资料
设计院发来图纸的接收、登记
B2
B3
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆接收到设计院发来的图纸后，进行登记入册并统计数量。
2天内
☆由工程资料员将图纸在册的图纸上交一份至档案室审核。
重点
☆在分发时需填写图纸收发登记表。
标准
☆各专业工程师需按合同规定分发套数。
图纸归档
B4
A5
C5
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆工程资料员对剩余的图纸进行统计，并整理归档。wenku.baidu.com
月度
☆档案室对审核完成后的图纸进行存档。
月度
☆由各专业工程师/监理/施工单位进行存档
月度
重点
☆统计剩余图纸套数，并整理存档。
标准
☆将图纸分类归档做好索引方便查找。
（五）更改、作废及销毁：
已下发文件有重大事项内容需更改、须经部门负责人和分管副总签字确认，方可更改、作废及销毁。
五、附则
（一）本办法由基建管理部负责解释。
（二）本办法自下发之日起施行。
附件：《图纸收发流程及标准》
附表1：图纸收发流程图
执行部门
工程部
流程名称
图纸收发流程
制定日期
2014.11.23
层 级
（三）发放前登记：
各类资料在发放前应在《文件借阅登记表》上登记，并且需要借阅人签字，登记资料信息，方可借阅。以便快速查询，已经归还的资料需在登记表上标注。
（四）存档备案：
项目建设期的各类资料，对其进行分类，并且录入微机，以便查阅。施工队签字、盖章后定稿版本可由项目资料员处《文件归档登记表》进行存档备查；
2、图纸的分发：工程资料员登记完成后，将设计单位发来的图纸，根据合同约定分发份数、图纸领用人签字后发各单位。施工单位，监理单位对收到的图纸进行登记、保管。若另有施工单位索要与其建设相关的图纸，需经项目副总审批方可借阅图纸。
3、图纸的回收：图纸借阅单位和个人部门有对图纸保存完整的义务，按要求期限归还图纸，因手续办理、审查等原因不能归还，需请示部门负责人，列出图纸清单，分管副总签字后，将清单交给工程资料员存档，方可不归还图纸。施工企业如因报检、备案等原因不能归还，联系单书面说明，报公司部门主管、分管副总签字认可后，方可不归还。
四、管理及控制过程
（一）文件归类
1、设计类资料：项目设计单位及其分包设计单位发来的图纸（纸质版与电子版）、变更、联络单、设计说明、询价书等资料。
2、工程联系类资料：与工程建设相关的监理、施工、检测、技术咨询、勘察等单位发来的联系单、传真、公文、信函、邮件等。
3、签证变更类资料：工程部按流程签署的签证单、联络单。
东营联合石化有限责任公司
项目收发文管理办法
一、目的
为加强公司项目文件收发文及档案流程管理，确保公司项目内部文件含外来文件转发、复印下发等收、发文件及加强文件归档管理，特制定本规定办法。
二、适用范围
本办法适用于公司项目内、外部文件收发及过程控制管理。
三、职责
工程部是公司项目建设文件审核及收发的归口管理部门。 项目部各专业组文件收发交工程部资料员统一管理，工程竣工后项目建设资料交综合管理部档案室存档。
10、罚款单类资料：由项目或监理单位提出的罚款单类资料。
11、其他资料：其他的与政府其、企事业单位、往来的相关邮件、公文类文件等。
（二）图纸的登记、分发及回收
1、图纸的登记：从设计单位发来的图纸，由工程资料员和专业负责人进行开箱验收，按专业进行登记和电子索引登记。
4、公告通知类资料：项目部下发的邮件、公文、传真等各类资料。
5、会议纪要类资料：项目部建设期间形成的会议及书面记录。
6、施工验收类资料：项目单元建设完成后，由施工单位向建设单位提交的纸质版及相关的施工类资料。
7、合同协议类资料：项目建设期间签署的各类采购、施工、服务、租赁合同及其合同附件。
8、审计类资料：集团设计部、外审单位及工程部出具的各类审计资料。
即时
☆根据图纸编号对图纸进行分类统计。
即时
重点
☆资料员对图纸的登记、分类
标准
☆按专业对图纸进行分类
对登记好的图纸进行下发，
及上交档案室
B3
C3
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆对于登记好的图纸要按专业进行下发
即时
☆由工程资料员将统计好的图纸分发至各专业工程师。
即时
☆由各专业工程师对图纸进行审核，审核完成后按合同约定分发至监理单位和各施工单位，并填写图纸收发登记表。
控制部门
工程部
修订次数
部门
公司档案室
工程资料员
专业工程师、监理及施工单位
节点
A
B
C
否
是
否
是
1
2
3
4
5
6
相关说明
编制部门
审核人员
批准人员
图纸收发工作标准
任务
名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
相关资料
设计院发来图纸的接收、登记
B2
B3
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆接收到设计院发来的图纸后，进行登记入册并统计数量。
2天内
☆由工程资料员将图纸在册的图纸上交一份至档案室审核。
重点
☆在分发时需填写图纸收发登记表。
标准
☆各专业工程师需按合同规定分发套数。
图纸归档
B4
A5
C5
程序
《工程部文档管理和收发文管理办法》
☆工程资料员对剩余的图纸进行统计，并整理归档。wenku.baidu.com
月度
☆档案室对审核完成后的图纸进行存档。
月度
☆由各专业工程师/监理/施工单位进行存档
月度
重点
☆统计剩余图纸套数，并整理存档。
标准
☆将图纸分类归档做好索引方便查找。
（五）更改、作废及销毁：
已下发文件有重大事项内容需更改、须经部门负责人和分管副总签字确认，方可更改、作废及销毁。
五、附则
（一）本办法由基建管理部负责解释。
（二）本办法自下发之日起施行。
附件：《图纸收发流程及标准》
附表1：图纸收发流程图
执行部门
工程部
流程名称
图纸收发流程
制定日期
2014.11.23
层 级
（三）发放前登记：
各类资料在发放前应在《文件借阅登记表》上登记，并且需要借阅人签字，登记资料信息，方可借阅。以便快速查询，已经归还的资料需在登记表上标注。
（四）存档备案：
项目建设期的各类资料，对其进行分类，并且录入微机，以便查阅。施工队签字、盖章后定稿版本可由项目资料员处《文件归档登记表》进行存档备查；
2、图纸的分发：工程资料员登记完成后，将设计单位发来的图纸，根据合同约定分发份数、图纸领用人签字后发各单位。施工单位，监理单位对收到的图纸进行登记、保管。若另有施工单位索要与其建设相关的图纸，需经项目副总审批方可借阅图纸。
3、图纸的回收：图纸借阅单位和个人部门有对图纸保存完整的义务，按要求期限归还图纸，因手续办理、审查等原因不能归还，需请示部门负责人，列出图纸清单，分管副总签字后，将清单交给工程资料员存档，方可不归还图纸。施工企业如因报检、备案等原因不能归还，联系单书面说明，报公司部门主管、分管副总签字认可后，方可不归还。
四、管理及控制过程
（一）文件归类
1、设计类资料：项目设计单位及其分包设计单位发来的图纸（纸质版与电子版）、变更、联络单、设计说明、询价书等资料。
2、工程联系类资料：与工程建设相关的监理、施工、检测、技术咨询、勘察等单位发来的联系单、传真、公文、信函、邮件等。
3、签证变更类资料：工程部按流程签署的签证单、联络单。
东营联合石化有限责任公司
项目收发文管理办法
一、目的
为加强公司项目文件收发文及档案流程管理，确保公司项目内部文件含外来文件转发、复印下发等收、发文件及加强文件归档管理，特制定本规定办法。
二、适用范围
本办法适用于公司项目内、外部文件收发及过程控制管理。
三、职责
工程部是公司项目建设文件审核及收发的归口管理部门。 项目部各专业组文件收发交工程部资料员统一管理，工程竣工后项目建设资料交综合管理部档案室存档。