公司发文及文件管理制度.doc

公司发文及文件管理制度7

公司发文及文件管理制度

一、目的：

为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。

二、适用范围：

本制度适用于XXXXX有限公司。

三、文件管理办法：

1、公司文件产生的途径：

（1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生

的日常通知或规定除外）；

（2）因外部合作与交流产生的法律文件；

（3）因政府管理而产生的报告和审批文件。

2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布

后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5

年。

3、发文审批流程：

发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案

4、文件的密级管理及受控方式：

（1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；

（2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

密级文件范围掌握范围受控方式普通一般公示性的管理文件。公司全体人员直接发放（后续文件

取代前文件）

秘密涉及具体工作内容的文件；源程序。本部门及相关部门掌握具体过

程，直线领导按照层级管理、监

督直接发放（后续文件取代前文件）

机密涉及方针政策、战略步骤及方向的文

件、财务报表。

公司领导层了解掌握发放号管理受控

绝密涉及公司的大政方针包括工资、销售策略、提成方案、市场合作、销售及

市场合同、开发方案等；公司财务总

报表。公司总经理及其授权人员和相

关责任部门负责人可以了解掌

握的文件内容

发放号管理受控

注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。

（3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。

审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过

纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮

件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。

5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统；

文件编号文件名称主题词概要发文单位密级发布日期保存形式备注

（1）文件编号原则：

首位：公司名称的缩写GYRT；

第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”；

第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保

证发文的规范化；

第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。

（2）文件名称：录入全称。

（3）主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。

（4）概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。

（5）发文单位：发文单位全称。

（6）文件密级：依照密级制度填写。

（7）发布日期：文件发布的日期。

（8）保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文件和至少一份复

印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存；涉及公司绝密和机密级的文

件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当单独留存。

6、发文、传阅文件

（1）发文：由行政部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取

部门在《文件签收单》签字领取保管。

（2）传阅：由行政部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登记在《文件传阅单》上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕，传阅人将文件交回行政部，由收件人在《文件传阅单》上签字并注明文件传回时间。

（3）在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所传阅的文件。

7、发文文件纸、文件签收单、文件传阅单（见附件）

8、本文件经总负责人批准发布之日起执行。