文印管理外包助河南某法院开创法院高效文印新模式

安全文印低碳办公

文印管理外包助河南某法院开创法院高效文印新模式

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当前，实现低碳、高效、安全文印已经成为越来越多的政府部门、文印管理工作改善的方向，很多单位通过多种形式的努力，在低碳办公、节能减排方面取得了一定的成效。一直以来，法院系统在文印管理模式方面始终难以寻求到更好的解决之道。2015年，河南某法院引入国内领先的三鼎MPS文件管理外包服务，一举开创了法院文印管理新模式。

背景：文印输出量大文件安全要求高

与大多数司法机构一样，河南某法院不但文印输出量大，且对文印质量要求高，每年有将近一百万页的文件输出量，且大多是正式的法律文书。因为需要大量文印的部门众多，河南某法院的文印设备数量大、品种型号多，采购、IT部门要花很大的精力采购耗材、维护设备，这些工作占用了工作人员大量的时间和精力。另外，很多设备不支持双面打印、没有节电模式，成本管理难以控制。

河南某法院文印管理改革遇到的另一个难题就是对文件内容的安全要求很高，法律文书、工作文件的打印、复印无法统计、追溯，很多涉密文件的安全性得不到保证。

管理复杂、安全性差。河南某法院在文印管理改革上遇到的两大难题一直困扰着该院的相关领导。

解决之道：安全文印低碳办公

2015年，河南某法院结合办公环境特点，经过充分前期调研，三鼎智能办公MPS进入了河南某法院相关负责人的视线，但在引入第三方实现文印管理外包服务之前，河南某法院内部最大的顾虑就是一旦引入外包服务，法院内大量的法律文书的安全是否能够得到保障。

经过现场调研及可行性分析，三鼎智能办公为河南某法院提供了办公文印系统的专业咨询与整合优化设计方案，重新部署软硬件系统。同时，投入文档复印安全管理系统，实现了涉密文件的可监控、可统计和可追溯，大大增加了信息安全性，规避了泄密风险。

经过一段时间文件管理外包服务的全面实施，今年年初，河南某法院办公楼内文印设备优化调整完毕，新文印系统正常运行，河南某法院的文印管理的两大难题在三鼎智能办公专业的文印管理外包服务的帮助下得到了解决，河南某法院安全文印，低碳办公的目标得以实现。

收益：简便高效减能耗安全打印有保障

安全打印

在文件安全方面，三鼎智能办公自主研发的文档复印安全管理系统，实现了涉密文件的可监控、可统计和可追溯，大大增加了信息安全性，规避了泄密风险。同时，文件管理外包保证了河南某法院的文印设备实现了“刷卡打印”，避免了文件输出后由于长时间无人认领导致的文件外泄发生。

简便高效

在应用了文件管理外包服务后，河南某法院迅速提升了文印管理的精细化管理水平。文印设备由原来的数百台下降到了十四台，设备的性能和生产力得到大幅提升；打印机升级为高速多功能一体机，改善了文档品质，且绝大部分设备加装自动双面打印模块。

无忧外包

除前期软硬件优化设计外，河南某法院将后期设备维护与管理也一并交给了三鼎智能办公，河南某法院需要做的不再是大量琐碎的采购维护工作，只需要按照合同付费，彻底甩掉了文印管理包袱。

文印管理系统正常运行之后，三鼎智能办公派驻1-2名工程师到河南某法院进行驻场式服务，实现了任何问题15分钟响应的服务保证。大大提高设备维护响应时间，为河南某法院的工作人员减少了工作压力，让他们不再需要把大量的精力放在设备维护上，提高了该院工作效率和管理水平。

节能环保

三鼎MPS的文件输出管理计费系统，实现了复印数据的统计，使成本清晰可控，同时投入设备故障监控系统，提高了服务质量。

在迅速实现安全办公、管理效率提升的同时，河南某法院的文印纸张用量每年节约10多万张，五年相当于少砍50多颗大树，减少碳排放四十多吨，此外，耗材废品排放量、用电量等指标均大幅下降，推动了国家森林资源及水资源保护，实现了低碳办公，提升了环保贡献。

推进节约型政府机关建设，是现在和今后一段时期各级政府机关面临的一项重要任务。河南某法院实行机关文件外包管理，对于各级法院机关创新文印思维，引入文件打印外包这一崭新模式做出了有益的探索。