档案的立卷方法和要求PPT参考课件

▪ 1.行政管理的查考凭据
档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包 括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与 结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工 作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题.
▪ 2.生产建设的参考依据
档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、
第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完
毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷
盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能
积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间
的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材
料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待
遇方202面1/3的/10 诸多问题.
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二.立卷制度的确定
文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中 实行的一项基本制度。 ▪ 1.文件处理部门立卷制度的确立
早在1955年1月17日经中共中央批准的《中 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国 家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推 行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 20于书21/3管 部/10 理 门的 等案 形卷 成档(即案立部卷门)授.的课立：人X卷XX员工来作承在担我.国并应定由期文向 5
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2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11--15条)
a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用;
b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利 于长期保存;
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四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有 有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
2. 档案部门整理的弊端
由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后 就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给 文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使 用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大 了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作 量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又 无法利用。
档案的立卷方法和 要求
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讲解提纲
▪ 一.档案的作用 ▪ 二.立卷制度的确定 ▪ 三.立卷的准备 ▪ 四.归档文件整理工作的内容和方法 ▪ 五.各类档案年度号的确定原则 ▪ 六.档案归档时间和归档手续
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一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点:
4.宣传教育的生动素材
利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办 各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.
5.维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某
些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许
多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各
C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， 任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按 时归档;
d)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目 录 、 纸 制 文 件 、 卷 内 备 考 表 的 规 格 统 一 为 ： A4 （297mm×210mm）的纸张，并且要用激光或 喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度 相同，规格为300mm×20（30、40、50、60） mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案 盒，内 2021/3/10 容规格应统一（授具课：体XX规X 格以国家制定的有 10
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3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。
2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。
3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。
和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划
管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生
产2和021经/3/10济管理的科学依据授和课：参XXX考材料.
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3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面, 专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴; 另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供 大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学 研究的必要条件.
4）有利于档案工作的全面开展。
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三.立卷的准备
1.什么叫立卷
将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存 价值分类组成案卷的整理过程.
2.立卷的准备
第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的<档案 管理办法> 、<院文件材料归档和不归档的范围>和<院档案保 管期限暂行规定>的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档.