房地产开发有限公司档案管理分类方案

XX房地产开发有限公司

档案分类编号方案

为了适应XX公司档案综合管理的需要,统一XX公司档案实体分类,实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化与规范化,促进档案业务管理水平的提高,充分发挥档案的作用,更好地为XX公司工程建设、经营管理服务。根据国家档案局制发的《工业企业档案分类试行规则》与省档案局《关于统一若干档案业务口径的意见》,结合XX公司的实际情况,特制定本方案。

一、分类原则

XX公司档案分类原则就是以全部档案为对象,依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。

二、类别设置

XX公司档案分为八大类,并根据“有类设类,无类空类”原则,分别用下列英文字母作代号,即:

1、企业管理档案(文书档案) (代字:A);

2、房地产档案 (代字:E);

3、建设工程档案(基建档案) (代字:G);

4、设备档案 (代字:H);

5、会计档案 (代字:I);

6、干部职工档案 (代字:J);

7、声像电子档案 (代字:K);

8、荣誉实物档案 (代字:L)。

大类以下的属类,用阿拉伯数字作代号,从左至右依次叫一级属类,二级属类。

三、分类方法

1、企业管理档案的一级属类,按组织机构设置,设:人事行政部、财务部、经营销售部、工程部等4类。

2、房产档案不设一级属类,按工程项目、楼房编号顺序与售房年度先后,大

流水编案卷号。

3、建设工程档案(基建档案)的一级属类,按房地产开发项目设置;二级以下属类,按工程性质、建筑项目设置。

4、设备档案的一级属类,按设备种类设置,分为:

汽车类 (代号:1);

电子计算机类 (代号:2)。

5、会计档案的一级属类,按文件形式(名称)设置,分为:

财务报告类 (代号:1);

账簿类 (代号:2);

凭证类 (代号:3);

其她类 (代号:4)。

6、干部职工档案不设一级属类。

7、声像电子档案的一级属类,按声像电子材料形式(名称)设置,分为:

照片类 (代号:1);

底片类 (代号:2);

光盘类 (代号:3)。

8、荣誉实物档案不设一级属类,按时间顺序排列,大流水编件号。

四、编号方法

1、企业管理档案的编号,根据省档案局《关于统一若干档案业务口径的意见》中“企业管理性档案的分类编号中一般不加入保管期限代号”的规定,其结构模式为大类代字+目录顺序号+案卷顺序号。

例如:

A·1-1

案卷顺序号

目录顺序号目

录

大类代字(企业管理档案) 号

房产、荣誉实物档案均参照此形式编号。

2、建设工程档案(基建档案)按工程项目编案卷顺序号,其结构模式为大类

代字+分类号+案卷顺序号。

例如:

G·1·1·1-1

案卷顺序号

三级属类(建筑项目代号)

二级属类(工程性质代号)

一级属类(房地产开发项目-XX花园代号)

大类代字(建设工程档案)

设备档案参照此形式编号。

3、会计档案的编号,其结构模式为大类代字+分类号+目录顺序号+案卷顺序号。

例如:

I·1•1-1

案卷顺序号

目录顺序号目

一级属类(财务报告类代号) 录

大类代字(会计档案) 号

声像电子、干部职工档案均参照此形式编号。

五、本方案自XX年XX月X日起施行。

XX房地产开发有限公司

XX年XX月X日