办公用品采购与领用制度

办公用品采购与发放

一、总则

1、为加强公司办公用品管理，实行节约成本,规范流程，明确责任的工作理念与方式，特制定本制度。

2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用品和消耗品，包括：办公文具、纸张、办公室自动化耗材、劳保用品、卫生清洁用品等。

二、权责

1、办公用品由办公室安排专人实行统一采购、统一发放、统一管理。

2、办公室负责对办公用品的价格、供应商等情况进行严格审核。

3、财务部负责对办公用品采购所开出的单据进行审计核对，并定期审核办公用品台账。

三、申购

1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每月月初的前3天内填写办公用品申购表，经分管领导审批后，递交办公室。

2、办公室依据各部门的办公用品申购表，及时核对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品申购计划，经询价、比价后，确定合适的供应商。

3、采购人员填写《办公用品申购表》，报分管领导审批后实施采购。

4、凡一次性购买金额预计超过1000元以上的，办公室必须安排两人一起外出采购。

四、核销

1、采购物资时，采购人员必须向供应商索取正规发票和物品清单，如遇特殊原因供应商未能开具正式发票的，采购人员须在第一时间向其直属分管领导请示用普通收据作为报销凭证。

2、物资采购、验收完毕后，须在3个工作日内，填写《费用报销单》，经验收人签字、分管

领导签字后，方可到财务部门报销，财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品时须在办公室进行书面登记。

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由办公室统一调换或回收。

3、员工离职时，须根据有关规定与办公室交接办公用品。

六、登记和管理

1、办公室须指定专人建立办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

2、财务部须会同行办公室定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

3、办公用品存放过程中应避免受潮、损坏或丢失，须保证办公用品的功能。

4、办公室将根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类与数量，以减少资金占用和保证正常使用。

附件一：

附注：

1. 以上审批按顺序来，总经理批准后，最后交财务主管批准，财务部将此单存档，以备查询。

2. 如果在采购时发现实际价格与预计价格差很多，需要回来重新请总经理审批，来不及的应电话向总经理请示，批准后方可购买，否则差价部分财务不予报销

七、其他

1、本制度由办公室制订，并负责解释。

2、今后若有未尽事宜，由办公室另行发文通知。