公司文件收发管理规定
文件收发管理规定
文件收发管理规定
根据公司的实际情况，我们可以制定以下文件收发管理规定：
1. 文件分类：文件应按照分类进行管理，包括但不限于公文、报告、合同、备忘录等分类。
2. 文件命名规范：文件应按照一定的命名规范进行命名，包括文件的名称、发起人、日期等信息，以便于查找和归档。
3. 文件存储方式：文件可以通过电子存储、纸质存储或两者结合的方式进行存储。
对于电子文件，应有专门的文件管理系统，对文件进行分类、归档和检索。
4. 文件传递方式：文件的传递方式可以采用电子传输（如邮件、云端共享等）或纸质传递（如快递、交接等）的方式进行。
需要注意传递过程中的安全性和保密性。
5. 文件审批流程：对于需要审批的文件，应建立相应的审批流程，明确审批程序和相应的签批人。
并确保审批程序的合规性和时效性。
6. 文件归档和保管：对于已处理和已审批的文件，应进行归档和保管。
可以按照一定的时间周期进行归档，对于重要文件可以设置专门的保管措施，如密码保护、安全存储等。
7. 文件查阅和借阅：对于需要查阅或借阅文件的人员，应有相应的权限管理机制和借阅手续，以保证文件的安全和机密性。
8. 文件销毁：对于已无用的文件，应按照相关规定进行销毁。
对于涉及个人隐私和重要机密文件，应采取安全可靠的销毁方式，如碎纸机、焚烧等。
以上是一些文件收发管理规定的常见内容，具体的规定还需要根据公司的实际情况和需求进行具体制定。
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
文件收发管理规定
文件收发管理规定第一章总则第一条为规范公司的文件收发管理工作，提高工作效率和信息流畅度，特制定本文件收发管理规定（以下简称“规定”）。
第二条公司全体员工都应遵守本规定，并按照规定要求进行文件的收发工作。
第二章文件的分类和编号第三条公司文件按照性质和用途分为内部文件和外部文件。
第四条内部文件指公司内部使用的文件，包括各部门之间的文件、通知、会议纪要等。
第五条外部文件指与外部单位或个人之间的文件，包括公函、合同、协议等。
第六条公司应对每份文件进行编号，编号应包含文件类型、发文部门、年份和序号。
第三章文件的收发流程第七条文件的发起人应填写发文登记表，包括文件标题、发文日期、发文部门、收文单位、主题分类等内容，并将文件正本和副本交由发文部门。
第八条发文部门应核对发文登记表，对文件进行编号、加盖公章，并在发文登记表上签字确认。
第九条发文部门应将文件送至收文部门，收文部门应签收并登记收文信息。
第十条收文部门应对收到的文件进行目录归档，并将文件传阅至相关人员。
第十一条文件的传阅应按照公司内部相关流程进行，并记录传阅人员的姓名和时间。
第十二条收文部门应及时处理文件，并在规定时间内作出回复或反馈。
第四章文件的保密与归档第十三条公司文件涉及机密内容的，应按照保密规定进行保管和传递。
第十四条公司文件的归档应按照文件分类和编号的要求进行归档，并定期进行整理和清理。
第十五条归档文件的保管应放置在指定的文件柜或保险柜内，确保安全和防火防水。
第十六条对于过期或无效的文件，应及时进行销毁或归档处理，并记录销毁或归档的相关信息。
第五章责任与违规处理第十七条文件的发起人、发文部门、收文部门应按照规定的流程和时间节点完成文件的收发工作，确保文件的及时传递和处理。
第十八条对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
第十九条对于严重违反保密规定、泄露机密信息或滥用文件管理权限的行为，将依照公司相关规定和国家法律法规进行处理，包括但不限于行政处罚、经济处罚和法律追究。
公司公文文件收发管理制度
一、总则为加强公司公文文件的管理，确保公文文件的及时、准确、安全传递，提高公文处理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有公文文件的收发、传递、登记、存档等工作。
三、公文分类1. 通用公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
2. 专用公文：包括合同、协议、招投标文件、工程设计文件等。
四、公文收发流程1. 收文（1）收文人员应按时到指定地点领取公文，并做好领取登记。
（2）收文后，应及时检查公文是否齐全、完整，如有缺页、破损等情况，应及时报告相关部门。
（3）对收到的公文进行分类，分别登记在收文登记簿上。
（4）对紧急公文，应立即呈报领导审批，并按领导批示办理。
2. 发文（1）发文部门应将拟发的公文提交至办公室审核。
（2）办公室对公文进行审核，确保公文格式、内容符合要求。
（3）审核通过的公文，由办公室负责人签发。
（4）签发后的公文，由办公室统一编号、打印、装订。
（5）发送公文时，应注明收件人、发送日期，并做好发送记录。
五、公文登记1. 收文登记：收文人员应详细记录收文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
2. 发文登记：办公室应详细记录发文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
六、公文存档1. 收文档案：收文部门应将收到的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
2. 发文档案：办公室应将发出的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
七、监督检查1. 办公室负责对公文收发管理工作进行监督检查，确保公文处理工作规范、高效。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关责任。
八、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
特此通知。
【公司名称】【发布日期】。
公司收发文管理制度及流程
第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，提高文件处理效率，确保文件传递的准确性和保密性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件收发工作。
第三条文件收发工作应遵循及时、准确、保密的原则。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 公文类：包括通知、报告、请示、批复、函等；2. 通知类：包括会议通知、活动通知等；3. 报告类：包括年度报告、月度报告、项目报告等；4. 请示类：包括工作请示、资金请示等；5. 批复类：包括对请示事项的批复；6. 函件类：包括往来函、合同等。
第三章文件收发流程第五条文件收发流程如下：1. 文件接收（1）收文员收到文件后，应立即进行初步检查，确认文件是否符合收文要求；（2）对符合收文要求的文件，收文员应在第一时间内将其转交相关部门负责人；（3）对不符合收文要求的文件，收文员应予以退回，并说明原因。
2. 文件登记（1）收文员对收到的文件进行登记，包括文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等；（2）登记完成后，收文员将登记信息录入公司文件管理系统。
3. 文件传递（1）收文员将文件转交给相关部门负责人；（2）相关部门负责人收到文件后，应立即组织人员进行文件阅读、讨论、落实；（3）如需对文件进行修改、补充，相关部门负责人应在规定时间内完成，并将修改后的文件返回收文员。
4. 文件归档（1）文件处理完毕后，相关部门负责人将文件交还给收文员；（2）收文员对文件进行整理、归档，确保文件保存完好；（3）归档文件应按照文件分类、年份、月份等顺序排列，便于查阅。
第四章文件保密第六条公司文件保密等级分为：绝密、机密、秘密、内部文件。
第七条文件保密要求：1. 文件在传递、处理过程中，相关人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容；2. 文件在归档、销毁过程中，应严格按照规定程序进行，确保文件安全；3. 严禁将文件带出公司或私自复制、传播。
第五章附则第八条本制度由公司办公室负责解释。
公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定一、概述公司文件是公司内部沟通、决策的主要工具之一，对信息的准确性、时效性和保密性提出了高度要求。
为了使公司内部文件的收发更加规范、高效、安全，制定本规定。
二、收发范围公司内部所有的公文、会议纪要、文件、备忘录等均属于文件收发管理范围，包括收文、发文、内部传阅。
三、收文流程1.收文登记(1)由公司文件管理员负责收件登记，对每份文件都进行编号，纪录文件接收时间、来源、类型、密级和状态等基本信息。
(2)文件接收后，立即进行主题编码、密级判定以及内容摘要归档，填写收文登记表。
2.收文审查(1)文件接收后，管理员应当在最短时间内将接收的文件通知相关主办或处理部门，要求其及时阅读、处理、审核。
(2)相关主办或处理部门应当按照文件的相关规定，进行处理、审核、签字、会签等程序。
(3)由相关主办或处理部门出具处理意见，并在附件上签字，并将处理意见及审批的附件提交给文件管理员。
3.统计汇报(1)汇总收文数据，结合发文、内部传阅等情况进行综合统计。
(2)定期向上一级单位报告收文工作情况，并提出相关改进意见。
四、发文流程1.发文拟制(1)发件人应当对文件的主题、内容、密级和格式等问题进行仔细的研究和规划，确保每份文件的准确性和实用价值。
(2)拟制文件应当遵守相关法律法规和规章制度，否则将被驳回。
2.发文送审(1)发文起草完成后，应当送审，并请相关部门在规定时间内给予审核意见。
(2)相关部门审核过程中，如需修改或完善内容，应当及时向发件人反馈并协商处理方案。
3.发文签署(1)经审核意见汇总后，应当向领导层或授权人进行签署。
(2)领导层或授权人应当对发件人反馈，对文件的真实性和准确性进行审查。
4.发文通知(1)文件签署完成后，应当立即向收件单位传达发文通知。
(2)发送电子邮件时，应当在主题上注明文件编号和文件主题，如[2021] 001 号关于xxx事项。
5.统计汇报(1)汇总发文数据，结合收文、内部传阅等情况进行综合统计。
关于公司文件收发管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的收发、传递和处理。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保文件在规定时间内送达相关部门和人员。
2. 准确性：确保文件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保文件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照文件管理程序进行操作。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 重大决策文件：涉及公司战略发展方向、重大投资决策等文件。
2. 行政管理文件：涉及公司行政管理、人事调动、薪酬福利等文件。
3. 业务文件：涉及公司业务运营、项目管理、市场拓展等文件。
4. 通知公告：涉及公司内部通知、活动安排、重要事件等文件。
第三章文件收发流程第五条文件收发流程如下：1. 文件收件：（1）收件人应认真核对文件名称、份数、密级等信息；（2）对收到的文件进行登记，填写《文件登记簿》；（3）对文件进行分类整理，分别存放。
2. 文件分发：（1）根据文件性质，将文件分发给相关部门和人员；（2）在分发文件时，应确保文件到达指定人员；（3）对分发情况进行记录，填写《文件分发记录表》。
3. 文件传递：（1）传递人员应确保文件在规定时间内送达；（2）传递过程中，应妥善保管文件，防止遗失、损坏或泄露；（3）传递完毕后，填写《文件传递记录表》。
4. 文件归档：（1）文件办理完毕后，应及时归档；（2）归档文件应按照档案管理要求进行分类、整理、编号；（3）归档文件应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。
第四章文件保密第六条公司文件涉及国家秘密、商业秘密或公司内部机密的，应按照国家有关保密法律法规和公司保密制度执行。
第七条文件收发人员应严格执行保密制度，不得泄露文件内容。
第五章监督与考核第八条公司设立文件收发监督小组，负责对公司文件收发工作进行监督检查。
第九条文件收发人员应按照本制度规定履行职责，对违反规定的行为，公司将予以严肃处理。
公司收发文管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司收发文管理，提高公文处理效率，确保公文质量，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及公文收发、登记、传递、办理、归档、销毁等环节。
第三条公司收发文管理工作应遵循以下原则：（一）依法行政，遵守国家法律法规；（二）实事求是，保证公文内容的真实、准确；（三）迅速高效，提高公文处理效率；（四）保密安全，确保公文信息的安全；（五）简化手续，提高工作效率。
第二章收文管理第四条收文部门负责公司内部收文的接收、登记、分发、传递等工作。
第五条收文程序：（一）收文人员收到公文后，应立即登记，填写《收文登记簿》，内容包括：公文编号、标题、发文单位、接收日期、收文人等；（二）收文人员对公文进行初步审核，确保公文符合国家法律法规及公司规定；（三）根据公文性质，将公文分送至相关部门或领导；（四）收文人员应及时将公文处理结果反馈给发文单位。
第六条特殊情况处理：（一）对紧急公文，收文人员应立即通知相关部门或领导，并做好记录；（二）对需要会签的公文，收文人员应协助相关部门完成会签；（三）对涉及保密的公文，收文人员应严格执行保密规定。
第三章发文管理第七条发文部门负责公司内部公文的起草、审核、签发、打印、传递等工作。
第八条发文程序：（一）公文起草人根据工作需要，起草公文，确保公文内容真实、准确、完整；（二）公文起草人将公文送交相关部门或领导审核；（三）经审核通过的公文，由分管领导或总经理签发；（四）发文部门根据签发意见，进行打印、装订；（五）发文部门将公文分送至相关部门或领导。
第九条特殊情况处理：（一）对紧急公文，发文部门应立即打印、装订，并尽快分送；（二）对需要会签的公文，发文部门应协助相关部门完成会签；（三）对涉及保密的公文，发文部门应严格执行保密规定。
第四章文件传递第十条文件传递应遵循以下原则：（一）及时传递，确保公文传递效率；（二）安全传递，确保公文信息安全；（三）规范传递，确保公文传递程序规范。
公司对外文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司对外文件的管理，规范文件传递、收发、登记、归档等工作，提高工作效率，保障公司合法权益，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外文件的制作、传递、收发、登记、归档和使用等工作。
第三条公司对外文件管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：文件内容应符合国家法律法规、行业标准和公司规章制度；（二）保密原则：严格保护公司商业秘密和国家秘密；（三）准确原则：文件内容应真实、准确、完整；（四）及时原则：文件传递应迅速、高效；（五）节约原则：合理利用资源，降低文件管理成本。
第二章文件分类与编号第四条公司对外文件分为以下类别：（一）合同类：包括与公司业务相关的各类合同、协议、备忘录等；（二）通知类：包括公司对外发布的各类通知、通告、公告等；（三）报告类：包括公司对外提交的报告、报表、统计分析等；（四）函件类：包括公司对外发送的各类函件、请示、回复等；（五）其他类：包括不属于以上类别的其他对外文件。
第五条公司对外文件应按照以下编号规则进行编号：（一）合同类文件：年份+合同类别代码+序号；（二）通知类文件：年份+通知类别代码+序号；（三）报告类文件：年份+报告类别代码+序号；（四）函件类文件：年份+函件类别代码+序号；（五）其他类文件：年份+其他类别代码+序号。
第三章文件制作与审核第六条文件制作应遵循以下要求：（一）文件内容应真实、准确、完整；（二）文件格式应符合公司规定或行业标准；（三）文件语言应规范、简洁、准确；（四）文件封面应标明文件名称、编号、制作者、审核人、批准人等。
第七条文件制作完成后，应提交给相关部门或人员进行审核。
审核内容包括：（一）文件内容是否符合国家法律法规、行业标准和公司规章制度；（二）文件格式是否规范；（三）文件语言是否准确；（四）文件内容是否完整。
第四章文件传递与收发第八条文件传递应采取以下方式：（一）电子传递：通过电子邮件、即时通讯工具等电子方式传递；（二）纸质传递：通过邮局、快递、专人送达等方式传递。
公文收发管理制度（四篇）
公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
(一)公文的签收呈办1、签收。
办公室人员及时领取文件和信件。
各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。
2、登记。
公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、____等级等分类登记、编号。
3、批办。
将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。
5、传阅。
公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。
公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
6、承办。
各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。
紧急公文按时限要求办理；一般公文在____个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在____个工作日内办结。
7、催办。
办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。
公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
(二)公文的保密。
对____文件应按规定的阅读范围传递，同时做到。
不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。
并做到日清、月查、及时清退。
(三)公文的借阅承办。
各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、公文发文管理发文处理的一般程序为。
拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿。
拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。
草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。
文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。
集团公司文件收发管理制度
集团公司文件收发管理制度一、总则为规范集团公司内部文件的收发管理，提高工作效率，保障信息安全，特制订本制度。
二、收发文件的定义收发文件是指集团公司内部各类文字材料、文件、函件等的传递和接收，包括内部文件、外部文件、来文、发文等。
三、收发文件的分类根据文件的性质和用途，收发文件可分为内部文件和外部文件两大类。
内部文件主要指公司内部部门之间传递的文件，例如部门间的联络函、会议纪要等；外部文件主要指公司向外单位或个人发送的文件，例如与合作伙伴签订的合同、对外公开的报告等。
四、文件的收发流程1.发文流程：（1）起草文件：由相关部门或人员拟定文件内容，并确保内容准确、清晰；（2）审核：经过相关部门主管审核，并确定文件的发出范围；（3）签发：由公司领导或相关高级人员签发文件，并盖章；（4）发送：通过邮寄、传真、电子邮件等方式发出文件，并填写发文登记表；（5）归档：将发文原件和复印件分别存档，确保备份。
2.收文流程：（1）登记：接收文件后，填写收文登记表，并进行编号；（2）分发：根据文件内容和重要性，将文件分发至相应部门或人员；（3）审核：接收文件的部门或人员进行审核，及时处理；（4）签收：确认收到文件的部门或人员签字并归档；（5）反馈：如果文件需要回复，请按要求及时回复，并抄送相关人员。
五、收发文件的管理要求1.文件格式规范：发文要求字迹清晰、印刷工整，内容准确、完整；收文要求仔细审阅，确保内容清晰易懂。
2.保密措施：涉密文件须经过加密处理，并限定查阅范围；外发文件须注明保密级别，防止泄露。
3.收发登记：所有收发文件均需填写收发登记表，建立档案管理制度，便于追溯文件传递情况。
4.传递方式规范：不同性质的文件可选择不同的传递方式，同时保证传递时的安全性和及时性。
5.文件保存期限：所有文件均应按照规定的保存期限存档，过期文件应及时销毁或归档。
六、违规处罚对违反本制度的行为，根据情节轻重进行相应处罚，包括口头警告、书面通报、记过等处理，并在档案中进行记录。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
企业文件收发管理规定
企业文件收发管理规定
1. 正文
1.1 文件收取
1.所有文件应在制作完成后及时收齐，由秘书审核后交由相关负责人签字盖章；
2.文件应按照紧急程度和处理期限分类，立即处理的文件应当及时转交相关人员；
3.无论是院内传递或是外部传递，携带文件应当注重保密；
4.未被全部签字的文件会被退回，若取消或更改文件内容应再次提交；
5.所有文件、资料都应在外部传递前进行抄送和记录，以防信息丢失或篡改；
6.传递文件和资料时应进行签字确认，如有任何争议应当立即上报处理；
7.传递文件和资料时应注意文件数量和及时提示接收方是否收齐；
1.2 文件分发
1.传递文件和资料办结后，应及时通知或提交给相关人员，进行及时处理；
2.涉及机密的文件、资料需要在密封的状态下传递、存储，并需保证其安全性；
3.本院相关人员不得未经授权私自传递本院文件到非本院所在区域；
4.本院文件的传递应服从上级部门的要求，并在必要时及时通报上级相关人员；
5.被交付人应保证及时处置各项任务，并及时汇报进展情况。
2.总结
文件传递和收集是公司日常工作的必要步骤，是有效沟通和协作的基础。
为了确保工作的高效性、准确性和安全性，该规定制定了文件收集和文件分发的具体要求，以确保正确处理公司内文书的过程，并且保证其不会遗失或被泄露。
该规定适用于全公司的所有部门和员工，须严格遵守。
1 / 1。
公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定
L各单位需要发文，应事先分别党、委、厂部提出申请；
2、公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属公司文件由办公室主任拟稿。
文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党委书记签发。
3、属于秘密的文件，核稿人应该注"秘密”字样,并确定报送范围。
秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
4、已签发的文件由核稿人登记，并按"X企、董、党、工、团、妇〃等内容编号后，送文印室打印。
5、草拟文稿必须从全厂角度出，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
6、文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。
7、文件由办公室负责报送。
送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚,并报告报送结果。
8、经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。
9、外来的文件由办公室专人负责签收。
签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
10、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两相要室应定期清理造册，并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
IL经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公司文件收发及管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，提高工作效率，确保文件安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门及员工。
第三条公司文件收发管理工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保文件及时传递到相关部门和人员；2. 准确性：确保文件内容准确无误；3. 安全性：确保文件在传递过程中不被泄露、丢失或损坏；4. 简便性：简化文件收发流程，提高工作效率。
第二章文件分类及标识第四条公司文件分为以下几类：1. 公司内部文件：包括公司通知、会议纪要、内部报告、工作计划等；2. 外部文件：包括政府文件、合作协议、法律法规、客户邮件等；3. 保密文件：包括涉及公司商业秘密、技术秘密等文件。
第五条公司文件应按照以下标识进行分类：1. 内部文件：封面标注“内部文件”字样；2. 外部文件：封面标注“外部文件”字样；3. 保密文件：封面标注“保密文件”字样，并附上相应的保密等级标识。
第三章文件收发流程第六条文件收发流程如下：1. 文件接收：各部门接收文件时，应指定专人负责，对文件进行登记、分类，并妥善保管；2. 文件分发：根据文件内容，将文件分发给相关部门和人员；3. 文件传阅：涉及多个部门的文件，由主办部门负责传阅，其他部门应及时查阅并签字确认；4. 文件归档：文件传阅完毕后，由主办部门负责归档，并做好文件归档登记。
第七条文件传递方式：1. 邮寄：适用于距离较远的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于一般性文件传递。
第四章文件管理要求第八条文件管理人员应具备以下条件：1. 具备良好的职业道德，保守公司秘密；2. 具备一定的文件管理知识，熟悉文件收发流程；3. 具备较强的责任心，确保文件安全、及时传递。
第九条文件管理人员应做好以下工作：1. 做好文件登记、分类、分发、传阅、归档等工作；2. 定期检查文件保管情况，确保文件完好；3. 对文件进行保密管理，防止文件泄露、丢失或损坏；4. 及时向上级领导汇报文件收发情况。
公司文件收发管理制度[1]
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公司文件收发管理制度一、总则为了规范公司的文件收发管理流程，确保文件能够及时、准确、安全地传递和保存，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司管理中的文件、资料、函电等的收发管理工作，适用于公司所有部门和人员。
三、基本原则1.保密原则：严格保密公司机密文件和资料，加密传输，防止泄露。
2.完整原则：保证文件内容完整性，防止内容丢失或失改。
3.及时原则：在规定的时间内完成文件的收发工作，确保业务顺畅。
4.规范原则：按照规定的文件分类、编号、收发、审核、归档等程序操作，并做好相应的记录工作。
5.统一原则：文件的收发管理应该按照公司的规定统一进行，确保文件流转的顺畅和方便。
四、工作流程公司文件收发管理流程包括了文件的发出和接收两个方面，下面分别说明：1. 文件发出流程1.申请：根据具体业务需要，填写文件申请表并报请上级领导签批。
2.制发：由制发人根据申请单的内容制作文件，并附上对应的附件等。
3.审批：文件必须经过部门领导审批，并签字盖章。
4.发送：将已经审批过的文件通过合适的渠道发送给需求方。
5.记录：在文件管理系统中记录该文件的发出情况。
2. 文件接收流程1.接收：收到文件后，及时签收，并按需求方指定的方式进行确认回执。
2.分发：根据文件内容及时将需要办理的事项分配给相应的人员。
3.办理：负责人员按照文件的要求及时办理相关事宜。
4.归档：事项办理完毕后，将文件及时归档并备份。
5.记录：在文件管理系统中记录该文件的接收情况。
五、文件管理系统公司将专门创建一套文件管理系统，对文件的收发流程进行规范化管理，保证文件流程的可视化和可追踪，具体包括：1.文件的数字化处理：利用现代化的信息技术手段，将纸质文件和电子文件都纳入数字化管理体系中。
2.文件管理平台的搭建：搭建文件收发管理系统平台，将其与公司现有的业务系统进行整合，实现数据的共享。
3.文件流程的可控性：通过统一的文件申请、审批、发送、接收、归档等流程，对文件流向进行全面监控，并能够实时备份文件数据。
收发文件管理制度(15篇)
收发文件管理制度（15篇）收发文件管理制度 1局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：一、行文（一）凡以我局名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。
重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。
联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
（二）经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。
由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。
（三）行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》（国发[20__]23号）有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。
二、收文处理（一）所有发至我局的公文（含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的.公文），由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。
（二）文件按办件、阅件进行分类。
办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。
需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
（三）对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。
领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。
事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
（四）一般公文通过局内网办理和传阅。
保密文件一律由办公室专人传送。
（五）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理（一）遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
（二）制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
（三）保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
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公司文件收发管理规
定
Revised on November 25, 2020
收发文件管理制度
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。
没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。
需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。
公司所有公文由办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。
将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。
承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。
需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。
没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。
年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。