XX公司存货管理内部控制业务流程

XX公司存货管理内部控制业务流程

一、业务目标

1 战略目标

为公司经营、发展提供有力的物资保障，实现企业经营目的。

2 经营目标

根据生产经营情况，确定存货最高储量、最低储量、采购时点储量，确保合理储备，防止存货积压、闲置，造成浪费。

对存货实行科学保管，确保数量齐全、质量合格。

规范存货处置，避免公司资产流失。

3 报告目标

确保存货账目的真实、准确、完整。

存货成本计价准确。

财务账表与实物核对相符。

4 合规目标

存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。

存货交易合同（协议）符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。

二、业务风险

1 战略风险

存货不足或不能及时、有效的用于经营活动，造成企业违约风险。

不能很好的规划存货合理储量,造成因存货积压而占用资金，影响企业目标实现。

2 经营风险

存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。

对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失。

保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。

长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失。

未及时完整办理保险，给公司带来巨大经济损失。当发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的自然灾害时带来巨大损失。

存货处置不规范，人为造成资产流失。

未经审核，擅自变更合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

3 报告风险

财务账目记录有误，造成存货数据失真、管理失控。

存货计价错误，导致成本不准、效益不实。

账、实不符给分公司带来潜亏（盈）。

4 合规风险

违反国家有关安全、消防、环保等规定，遭受经济处罚。

存货交易合同（协议）不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度，造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1 存货入库

外购存货的入库

存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。

所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。

生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。

物资的验收票据、合格证、计量单等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交各公司技术质量部归档管理。

物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。

物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。

对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单（一式三联，如果供货商未开具发票的，根据送货清单暂估入账）办理验收入库，入库单连续编号。限额内的数量损耗由计划财务部及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。

2 做好物资收、发、存的登记工作

仓库保管员负责物资的收、发、存管理。

外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后在发票上经办人处签字，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。

计划财务部进行相应的帐务处理。

3 严格执行存货仓储保管工作规程

物资的储存保管应以物资的属性、特点、使用情况等科学设置库位，在安全可靠前提下做到：小件“五五”排放；成批物资按区分类存放，做到摆放成行成线、垫支平稳合理；减少物资转库搬运工作。

做好库存物资的四防工作；对易碎和易坏品应格外小心存放；对危险品应单独存放。所有具有特殊要求的物资均须做好特殊、明显标示。市场部物资采购中心要定期检查，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的要追究责任人责任,处罚决定根据价值损失的大小和事故等级确定。

做好库存物资的动态管理。

所有库存物资数据均应进入计算机信息系统管理，对每天的库存数据须及时更新。

所有库存物资标准应标识清楚，存放地点详细。

帐、物、卡及时检查，日清月清、半年盘点、年终清库，达到账、物、卡三者统一。

露天库房每天检查，每月盘查，保证物资无锈蚀、无变形、无耗损，场内无积水。

保管员须熟知库存物资的型号、规格、结构、性能、用途及质量标准等项。

保管人员应根据物资特性做好库存转运物资安全、包装及保护工作，做好临时搬运人员的安全教育、劳动保护等项工作。

做好物资库房的防火工作：库房内严禁烟火，同时必备数量足够、质量合格的消防器材；保管员要熟悉消防知识，正确使用消防器材，对所属库房情况要勤于检查，及时处理、汇报存在的不安全因素。

物资库房严格保卫制度，禁止非本库房管理人员擅自入库，管理人员每天须对库房门、窗等情况进行检查，以便及时发现、处理存在的安全隐患。

要做好库存物资的保密工作，未经领导同意，不得外泄库存物资的数据。

市场部物资采购中心和计划财务部共同商议，提出存货的财产保险办法经公司领导批准后执行。

市场部物资采购中心根据年度生产经营计划、财务预算等资料，拟定各类存货的最高储量、最低储量，报公司领导审核批准后实施。

物资保管部门根据存货库存收发情况，每月编制存货使用及结存情况报表，按时向财务部门提供物资购进、消耗及库存等资料数据。

4 存货出库

原材料、生产维修常用件、标准件的出库管理流程。

经办人根据生产、维修的需要填制领料单（一式四联）经部门负责人签字后，经办人凭出库单及领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。

仓库保管将签字齐全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和物资管理人员各一联，留存一联。

月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。

对于大修、技改等项目所需物资及其他特殊物资的领取的管理流程。

经办人填制领料单（一式四联），经部门负责人、公司分管领导签字后，凭领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。

仓库保管将签字齐全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和物资管理人员各一联，留存一联。

月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。

生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。

销售商品出库流程。

市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”；

市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。

门卫凭出门证并核实相关单据后放行。

产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场部。

5 存货盘点

日常分类盘点

物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时汇报。

全面盘点

公司根据实际情况，每年至少进行两次全面盘点（年底必须进行盘点），并出具清查报告。