部门立卷归档——主要任务及要求.pptx

5、凡属各部门归档范围内的文字材料，严格按照要求向档案馆办理移交，不得由部 门或个人分散保存。防止出现学校工作中重要档案流失或不齐全不完整的现象。
2019-9-18
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三、2015年档案归档立卷的主要任务及要求
档案馆上半年对学校各部门在2014年度形成的各类 档案在进行集中立卷接收。希望各部门高度重视，加强 领导，统筹安排，认真负责，部门负责人应严格把关， 认真审核归档内容，6月底前完成立卷归档工作。
光盘6张，电子版 2012-2014
18 国际交流处 学校出访和外宾来访等外事活动照片2011-2013出访，2010-2013来访
电子版
2012-2014
19 工会
第七届一次教代会，第七届三次教代会
电子版、纸质 2012-2014
20 设计院
山东建大建筑规划设计研究院创建20/53周年院庆纪念活动
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（三）部门兼职档案员主要职责
1、在部门负责人的领导下，负责本部门文件材料的收集、积累、保管、整理、立卷 与归档工作，做到归档文件材料完整、准确、系统，积极主动做好部门档案工作。
2、做好部门立卷和平时立卷制度，认真做好部门档案管理工作，熟悉本部门主要业 务和人员分工，及时收集整理各项工作中形成的各种载体的文件材料。
的群众路线教育实践活动
一张、纸质
活动时间 2012-2014
11 教务处
申报山东省应用型人才培养特色名校
纸质、电子版 2012-2014
12 科技处
生态山东:优美.自然.幸福学术研讨会、部分科研获奖证书及专利证书等
电子版
2012-2014
13 校长办公室 学校发文、鸟瞰建大、“铁路工业及建筑展示基地”铁路设施捐建项目活动 电子版、纸质 2012-2014
2019-9-18
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外事类 归档重点综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、
考察、国际合作、留学生工作，重大涉外和国外合作项目。 财会类
主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清 册等。 人物类：归档的主要内容，包括生平传记、工作业绩、学术成果、荣誉 奖励、社会活动、个人爱好等，归档的重点，在国内外有影响的学科成 就、学术成果、论文、著作、生平材料等。
校直各部门文件材料归档范围，包括该部门在其职能活动的全过程中 直接形成的具有保存价值的文字、电子、图表、声像、实物等不同载体 的材料。（向上级主管部门呈报的有关报表）
2019-9-18
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党群、行政类文件材料的归档： 对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值
；反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 归档的重点：1. 本校形成的各种载体、形式的文件材料，特别是
14 学生处 15 宣传部 16 团委
山东省教育厅高校学生公寓管理检查评估 启智讲堂、筑基讲堂、2012-2013年媒体建大、建大新媒体、博物馆的申报等 创业大讲堂
纸质、光盘
2012-2014
纸质（2本）光盘 2012-2014
（19张）电子
电子版
2012-2014
17 新闻中心
学校重大活动照片集，建大网络新闻
涉及全校性、综合性的文件材料。2. 上级和其他单位所发的文、电 及文件中针对我校的指令性、指导性的文件材料。
2019-9-18
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13百度文库
教学类档案 学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主
体、核心和重点。 归档重点综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂
教学与实践、学位工作、教材等。（教务处、研究生处、继续教育学 院、各学院）
2019-9-18
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2015年档案立卷归档工作有三个重点：
一是加强档案资源建设，进一步理顺归档机制，规范部门归档 范围和建档工作，要求各院（部）、校直各部门做到应归尽归；
二是规范干部人事档案管理； 三是积极开展档案编研利用，要求各院（部）、校直各部门认 真整理和挖掘档案资源，对本部门教学、科研、重点学科建设、重 大事件等档案进行专题编研和修史建志工作，为学校建校60周年和 学校发展提供高效翔实的档案信息。
确认，交人事处鉴别审核归档。
4.归档的材料必须是正式材料，齐全完整、真实、文字清楚、
对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材
料的日期，需经组织审查盖章或本人签名的，盖章签名后才能归
档。
5.从严审批干部基本信息变更，建立变更信息确认报批程序，
纸质
2012-2014
21 研究生处
2014届研究生毕业典礼
光盘2张
2012-2014
2019-9-18
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存在问题：
档案资源不丰富，人物档案（学校名人、著名校友）书稿 字画、有价值的实物，反映学校各历史时期的史料记载（建制 文件），系统性专题档案（如教学文件、教学大纲，历届校友 照片）
实物类：各院（部），校直各部门在其职能活动和教学科研活动中获得 的各种省部级以上奖励等实物，应及时归档。
2019-9-18
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2、归档管理及要求
纸质档案归档要求：1、重要文件材料须有相应的标识，例如 加盖单位印章、部门负责人或经办人签字等；2、学校发文，由 拟稿单位整理立卷归档。上级来文、来函直接发至部门的，要 求部门向档案馆移交归档；3、立卷归档的文件材料必须是原件 。
2019-9-18
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科研类档案 实行科技主管部门与课题组立卷归档制度。科研档案必须纳入
科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理 、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作 “四同步”管理。
本校承担课题各阶段形成的各种载体、形式的文件材料，特别 是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料必须归档。
1.部门负责人是人事档案归档管理的第一责任人，负责本部门人员归 档材料鉴别审核；2.严把“入口关”，规范档案材料收集渠道。人事档案 由组织部、人事处收集鉴别审核归档。档案馆对绕过组织部、人事处送交 的个人档案材料一律不予接收。
2019-9-18
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3.教学成果须经教务处审核确认，科研成果须经科技处审核
学生毕业照：59年建校历史，档案馆目前征集到有39届占 67%，但具体到班级合影空缺40%；三个中专学校已征集到55%。
2019-9-18
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二、部门档案工作职责
(一) 部门档案工作职责和任务： 三纳入四同步: 纳入学校各单位的规划计划，纳入管理 制度，纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理： 布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、 总结、验收档案工作。
4、加强对本单位文秘人员和兼职档案员的领导，提出具体要求并帮助解 决档案工作中的实际困难，为档案工作提供必要条件保证。
5、督促、支持兼职档案员履行岗位职责，对兼职档案员完成的立卷任务 应计入工作量，并作为其晋职、考核的内容之一。
6、负责审查本部门归档案卷，参加相关档案的鉴定工作。
2019-9-18
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光盘8张、1本书 2014.1
展板（21张）电子 版
2012.12
纸光质盘165张项、电子版、2013.11
光电盘子版4张、、纸照质片214张项、2014.12
4
学校2012-2014年重大活动档案归档情况
序号 归档单位 10 组织部
活动名称
归档数据
2012年、2013年部门工作总结、述职报告等，2014年中层领导班子届中述职、党电子版、照片盘
2013.5
住房和城乡建设部土木工程专业本科教育评估(复评)
纸质（10项）电子 版
2013.5
6 土木工程学院
山东省GIS与智慧城市高层论坛
纸质5项、电子版 2014.1
7 艺术学院 8 信电学院 9 外国语学院 2019-9-18
泰山学者论坛：“土木工程预制装配化研究进展”专题 “菲舍尔与济南老火站” 暨山东建筑大学传承建筑历史文化实践图片展 2013“泰山学术论坛--智能控制与电气节能专题” 山东省第七届中外教师外语教学研讨会
2019-9-18
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3、时间要求
归档时间统一要求为：校直各部门在6月底前归档；各 院（部）学位档案在10月底前归档；科研类档案在项目完 成后两个月内归档，基建类档案在项目完成后三个月内归 档。学校重大活动档案主办、承办单位应当在活动结束之 日30日内归档。
2019-9-18
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2019-9-18
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7
（二）部门分管档案工作领导的职责
1、组织本单位人员学习党和国家的档案工作方针、政策、法令、法规、 不断提高职工的档案意识。
2、认真执行学校档案工作各项规章制度，把档案工作纳人本单位的议事 日程，建立健全部门档案工作管理制度，做到档案工作与本部门其它工作同 步进行。
3、加强与学校档案馆的联系，共同做好档案工作的监督、指导、检查和 总结，确保档案的数量与质量。
2012.1
1 建筑城规学院
住建部建筑学专业本科（五年制）教育评估
纸质（3本）
2012.1
泰山学者论坛：“绿色建筑设计与理论”专题
光盘1张，纸质 2014.9
2 管理工程学院
“城市发展与工程管理—转型.变革.创新国际学术研讨会暨”中国建筑学会工程纸质（9项）电子
管理研究分会2012年年会
版
住房和城乡建设部工程管理专业本科教育评估
2015年部门立卷归档 主要任务及要求
2019-9-18
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一、档案馆藏现状 二、部门档案工作职责 三、2015年档案归档立卷的主要任务及要求 四、人事档案的归档管理 五、档案的开放利用
2019-9-18
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2
一、档案馆藏现状
指标 指标
馆藏总数
案卷总数（卷）
单项内容
教学档案(卷) 电子档案（件） 实物档案（件） 重大活动档案（项） 声像档案（件）
电子档案归档要求：电子文件原文应移交光盘，文本文件一 般采用WORD、WPS、PDF等格式,图像文件一般采用JPEG等格 式。
2019-9-18
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学籍学位档案的归档管理：研究生处、教务处、继续教育学院为学籍 学位档案主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布 置与验收；各院部教学办公室、团总支为学籍学位档案的二级管理单位 。负责学位档案形成整理和向学校档案馆移交。按照校院两级档案管理 的办法，各院（部）的综合档案管理工作由学院（部）办公室负责；院 部留存的教学过程材料保管期限应不少于五年。学院应切实加强档案的 安全科学保管工作，及时消除各种隐患。
2019-9-18
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1、归档范围
凡2014年1 月1日至12月31日期间，学校在各项活动中形成的具有保存 价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的文件材料均应按 照党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、 人物、实物、重大活动等十三类立卷归档。具体内容按照《山东建筑大 学部门文件材料归档范围》执行。
纸质（14项）电子 版
2012.9 2013.5
3 热能工程学院
泰山学术论坛-可再生能源建筑利用技术
纸质（6项）光盘 （4张）
2012.9
4 交通工程学院
交通工程学院揭牌仪式
纸质（19项）光盘 （5张）
2012.11
5 市政与环境工程学院 住房和城乡建设部给水排水工程专业教育评估
纸质（9项）电子 版
3、在档案馆工作人员的指导下，根据本部门不同种类的文件材料形成的特征，制定 案卷类目，合理分类存放，做到组卷合理，页码编写准确，卷内目录填写清楚，案卷标 题简明扼要，严格遵守在次年6月底前完成归档任务的规定，按时向学校档案馆办理移交， 保质保量完成归档任务。
4、全校性重要和专题活动中形成的具有保存价值的文件材料，由主管（办）部门兼 职档案员负责收集整理，在活动结束十天内向学校档案馆办理移交。
2005年
2005年
2278 755 0 0 50
2015年 2015年
增量 增量
备注 备注
2019-9-18
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学校2012-2014年重大活动档案归档情况
序 号
归档单位
活动名称
归档数据 活动时间
住建部建筑学专业硕士教育评估、城市规划与设计专业硕士学位研究生教育评估
纸质（3本）光盘 （4张）
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四、人事档案的归档管理
人事档案是党和国家的机密，是历史地、全面地考察了解干部的重要 依据，其真实性是干部人事工作严肃性的基本保证。体现了一个人的基本 诚信，反映了党员干部基本素质。加快学校人事档案工作的制度化、规范 化、信息化和科学化建设，才能更好的为学校干部、人事、师资管理和人 事决策工作服务。