学院各部门档案立卷归档管理办法

学院各部门档案立卷归档管理办法

学院各部门档案立卷归档管理办法一根据《高等学校档案工作规范》《外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

二立卷归档基本原则本校各部门和个人从事党政管理教学科学研究外事出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

凡属《外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

学校严格实行部门立卷归档制度，各系部处室均系立卷单位。

每个立卷人员的材料积累立卷，均按立卷单位统一归档。

校综合档案室按立卷单位接收档案。

三立卷归档的组织规范综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

职能部门在对重要科研成果鉴定基建工程竣工验收大型维修改造工程竣工验收贵重仪器设备（价值在万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收, 监督指导部门立卷归

档。

对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四文件材料的立卷分工上级党政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档; 部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归

档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

各教学部门教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。

各教研室的科研学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。

课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室,

再由教研室负责向综合档案室移交

基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总整理；分承包的由各承包单位负责收

集整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。

大型维修改造项目（包括图纸预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。

财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。

负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷归档。

凡师生员工出国（境）学习访问考察讲学参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查验收整理立卷后再向综合档案室移交档案。

五立卷的操作要求立卷的案卷组合卷内排列编号填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定卷面书写装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。

根据档案归档范围类目设置保管期限等规定来确定归档范围类目设置和保管期限。

案卷组合，应坚持遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史

联系，区别不同价值，便于保管和利用的原则，具体要求如下：①分

年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。

遇到跨年度的文件材料时，计划规划预算等一般应放在针对的第

一年组卷；总结请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那

一年组卷。

②分问题组卷，按文件所反映的问题事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。

③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关省级机关及平行机关等分别组卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在页（公分）左右，最多不

超过页。

按永久长期短期等不同保管期限分开立卷。

如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一

定要分开。

⑤专题性成套性文件材料（即教学科研基建设备等）分别按专题课题项目台（件）等分类组卷。

卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正

式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论

稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

文件编号，应注意：①页号以面为单位，件号以件为单位。

②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。

填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：①一份文件的印件与定稿正件与附件均为一件；请示与批复正本与附件各为一件。

②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称; 三个

以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上等。

③一般公文以发文时间为准；决定规定以通过或发布时间为准；合同协议类以签署时间为准；报表计划类以编制时间为准。

④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。

案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过字。六归档产档的要求归档检查。

立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：①文件材料是否齐全完整，包括同一件事同一会议等各份各页文件材料是否齐全。

②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一

致。

④文件材料是否准确可靠

发文是否有领导签字单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件; 表格是否有署名统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。

⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损霉变隐患。

⑥检查后发现有问题应及时补充调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。