《秘书实务》第六章-参谋咨询概要

第 六 章 参 谋 咨 询
《全国党委秘书长办公厅主任座谈会》提出 新时期秘书工作的“四个转变”： • 从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出 谋献策； • 从收发传递信息，转变为综合处理信息； • 从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理； • 从被动服务，转变为主动服务。 • 自此，参谋咨询成为秘书机构常规工作
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能 第 六 章 参 谋 咨 询
(三) 要认识秘书参谋咨询的性质
秘书参谋咨询实际上是一种信息服务，带有浓厚的 应用色彩——解决工作中的疑难问题或对不确定的事 件做出有益的预测，使领导做出趋利避害的决策。
〖案例分析〗 沙里淘金
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书， 虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟 它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到 说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小 张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以 提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金， 重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副 厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任 说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。 领导们的目光一起转向了他。
拓展阅读：不“越位”
• 作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自 己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的 超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注 意： 1.未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。 2.私自代表上司与客人洽谈业务。 3.随便接待或回绝没有预约的客人。 4.询问会议内容。 5.不代替上司接待客人。 6.不随意决定上司的工作日程。

第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能 第 六 章 参 谋 咨 询
(四) 关于秘书参谋咨询作用的两个误区
关于秘书参谋咨询 作用的两个误区
1.过分夸大秘书机构 参谋咨询作用
2.认为秘书都应 “争当领导的参谋”
案例： 原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振 利深受王宝森信任，他常自恃是王宝森 的秘书，称王称霸，随意扣押请示报告， 代替王宝森发号施令。后因贪污1万元， 挪用公款64万元，判刑7年。
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
一、发现存在问题中的参谋咨询 第 六 章 参 谋 咨 询
领导机关一般通过常规统计数据、调查研究、人 民来信来访、媒体报道、学者建议、下级报告等途径 发现需要解决的问题。秘书机构在这些环节中都能起 到相当重要的作用。（p238）
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第 六 章 参 谋 咨 询
第 六 章 参 谋 咨 询
一、发现存在问题中的参谋咨询 第 六 章 参 谋 咨 询
秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点， 并准确地加以说明。 是什么 发生在什么地点 发生在什么时间 发生的范围和程度 发生的原因：直接原因、间接原因、根本原因等
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案例分析
第 六 章 参 谋 咨 询
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
二、确定决策目标中的参谋咨询
第 六 章 参 谋 咨 询
在确定决策目标（要达到的数量、质量等指标）中， 2、要分析实现条件。
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能 第 六 章 参 谋 咨 询
(一) 要认识秘书参谋咨询的特点
（与专门机构和其他部门相比） • • • 随机性：随时随地发现问题，提出参谋 从属性：时机、领导接受 多样性
•
主动性
案例讨论
某公司召开年终总结大会，经理讲话：“今年本公司 的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个” 话音刚落，他的秘书站起来冲着台上的经理高声纠正： “讲错了，那是年初的数字，现在已达到63个。” 全场哗然，经理羞得面红耳赤。 你如何看待这一件事？ 1.领导出现失误，秘书人员要提醒，这是分内的事情。 2.注意提醒的方式、场合、语气，不能让领导当众出丑。 3.以巧妙的方式为领导解围，也可以私下里与领导沟通， 切忌当众指责，让领导下不来台。
〖案例分析〗 沙里淘金 2
卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出 计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的 托着腮在沉思…… 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出 了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作 的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和 技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后 再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个 方案再议一议。” 大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反 复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建 议：先购进粮食原料，再进行技术改造。

〖案例分析〗 沙里淘金 1

“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场 后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口 量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三 是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四， 今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用 其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为 原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅 度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业 原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨 将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建 议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提 高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技 术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以 更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参 与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”

〖案例分析〗 沙里淘金 3
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的， 他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一 个亿! 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的 说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?” 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。 这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不 知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。 稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小 张引入了对信息工作的深层思索
经典案例
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20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号” 航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航 员。她是一位中学教师，将在太空为学生们做一 第 系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。 六 章 • 然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之 震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会， 参 白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草 谋 讲话稿，但女秘书却早已坐在电脑旁流着泪敲打 咨 键盘。 询 • 当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时，女 秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身，面对 镜头声情并茂地念了起来。美国人民被感动了。 后来的民意调查显示，里根的支持者在这次事件 后不断上升。
第 六 章 参 谋 咨 询
第一节 参谋咨询工作概述
四、参谋咨询工作的方法 第 六 章 参 谋 咨 询
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预测性参谋咨询
持续性参谋咨询 建议性参谋咨询 信息性参谋咨询
经典案例
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20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号” 航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航 员。她是一位中学教师，将在太空为学生们做一 第 系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。 六 章 • 然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之 震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会， 参 白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草 谋 讲话稿，但女秘书却早已坐在电脑旁流着泪敲打 咨 键盘。 询 • 当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时，女 秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身，面对 镜头声情并茂地念了起来。美国人民被感动了。 后来的民意调查显示，里根的支持者在这次事件 后不断上升。
参谋与咨询的差别在于主动和被动, 主动出主意是“参 谋”； 在领导询问时提供意见是“咨询”。二者是一个相 互联系的整体,在秘书工作中同时存在、互为补充。
第一节 参谋咨询工作概述
二、参谋咨询是秘书工作的重要内容 第 六 章 参 谋 咨 询
参谋咨询自古以来就是秘书的职责。
案例：魏征与唐太宗
唐太宗是中国史上最出名的政治 家与明君之一，开创了中国历史 上的“贞观之治”，
魏征相貌平常，但有胆量有谋略，善于挽回君主 的心意，常常不顾情面极力劝谏。有时碰上皇帝 盛怒，魏征却神色不变，皇帝也往往被他说得怒 气平息。有一次魏征请假去上坟，一回来就问唐 太宗说：“有人说您准备去南山游乐，外边的行 装都准备好了，因何缘故竟未去成？”唐太宗笑 着说：“当初确有这个意思，就是怕您嗔怪，所 以没有去成。”唐太宗曾经得到一只很好的鹞鹰， 常常把它驾在手臂上，老远看到魏征来了，就赶 紧把它藏在怀里。但是魏征已经发现，魏征来奏 公事，故意拖个没完没了，结果竟把他那心爱的 鹞鹰憋死在怀里。
魏 征
魏征：
魏征是唐代著名的史学家和政治家。在战乱频 繁的初唐，他靠自己的济世之才而赢得了唐太宗李 世民的器重。 贞观盛世，人才济济，但是不畏国君、直言敢谏 者，当推魏征。他也因此被视为中国封建社会有胆 有识的正直忠谏之臣。 贞观十七年，六十四岁的魏征病逝，唐太宗痛哭 不已，认为自己失掉了最重要的一面镜子，为他亲 制碑文，书写石上。
3月18日:孙志刚被黄村街派出所送往广州收容遣送中转站 3月18日:孙志刚称有心脏病被收容站送往广州收容人员救 治站 3月20日:孙志刚在救治站遭遇无情轮番毒打“、 3月20日:救治站宣布孙志刚不治死亡 4月18日:尸检结果表明,孙志刚死前72小时曾遭毒打
第 六 章 参 谋 咨 询
第二节 领导决策过程中的参谋咨询
《秘书实务》
第六章
参谋咨询
第一节 参谋咨询工作概述
一、参谋咨询的含义 第 六 章 参 谋 咨 询
“参谋” 意义是“代人出主意”（动词），或 “代出主意的人”（名词）。参谋工作就是为领导出谋 划策，它是高级秘书的一项重要职责。 “咨询” 指提出问题或接受询问。秘书机构的咨 询工作泛指秘书运用信息、知识、经验、技术和智能， 向领导提供信息和智力服务的一类活动。
《资治通鉴》、《三国志》写杨修之死的原因：
曹操叫人建造花园，他看了后只在花园的门上写一“活”字。众 人皆不明其意，杨修看了说：在门上写“活”，就是“阔”字， 丞相是嫌门阔了。竟不问曹操，擅自命人把门改窄。曹操知道后， 口虽称美，“心甚忌之”。 “一合酥”事件：人家送来一盒酥糖，还是奶酪我忘了，曹操吃 了一口，然后写了一个“合”，联合的合。杨修拿过来就吃，大 家说什么意思，你看，不是“人一口”吗？一人吃一口嘛。 “鸡肋”事件 ：诸葛亮智取汉中曹操兵退斜谷中，曹操正在进退 两难之际，适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。正 沉吟间，夏侯惇入帐，禀请夜间口号。操随口曰：“鸡肋！鸡 肋！”惇传令众官，都称“鸡肋”。行军主簿杨修，见传“鸡肋” 二字，便教随行军士，各收拾行装，准备归程。有人报知夏侯惇。 惇大惊，遂请杨修至帐中问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以 今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之 有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王 必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”后来杨修被曹操处 死。
第一节 参谋咨询工作概述
二、参谋咨询是秘书工作的重要内容 第 六 章 参 谋 咨 询
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研 究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时 单独进行。
秘书具备为领导提供参谋咨询服务的主 观条件和客观条件。
1、主观条件：秘书熟悉工作内容、工作习惯、 工作情况等
2、客观条件：与领导共处，机会多
第一节 参谋咨询工作概述
三、正确认识秘书的参谋咨询职能 第 六 章 参 谋 咨 询
(二) 要认识秘书参谋咨询的目的
为领导决策服务。要在决策行为全过程中提供参 谋性质的服务。 何为领导决策？
是指领导者在领导活动中，为了解决重大的现 实问题，通过采用科学的决策方法和技术，从若干 个有价值的方案中选择其中一个最佳方案，并在实 施中加以完善和修正，以实现领导目标的活动过程。