综合管理信息系统运行管理办法

综合管理信息系统运行暂行管理办法

一、总则

1.1为加强公司综合管理信息系统（以下简称OA系统）的管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据公司办公自动化工作实际，特制定本办法。

1.2OA系统使用范围包括公司各部门、所属各电站、各下属公司之间的公文流转。

1.3OA系统用户包括公司全体在编正式职工和参与自动化办公的聘用人员。用户账号需报人力资源部审批登记。

1.4OA系统内容包括协同办公、公文管理、知识文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、车辆、会议等综合办公、关联系统、常用工具、电子邮件等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

1.5OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

1.6OA系统的辅助或关联系统同属本办法管理和考核范围。办公室信息中心负责及时在OA系统相关栏目公布各辅助或关联系统。

1.7办公室负责编制本办法，并有解释权。各部门负责人有监督执行之责任。并对本部门所有人员有宣导、并监督执行之责任。

二、管理机构

2.1办公室是OA系统的归口管理部门，主要职责为：

2.1.1对系统实行统一部署，分级管理；

2.1.2负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；

2.1.3负责电子印章和领导签名管理的监察工作；

2.1.4负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。

2.2企业管理与法律部是OA系统的协同管理部门，主要职责为：

2.2.1负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核修改、审批制定，OA系统各流程、表单的规范；

2.2.2制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度。

2.3办公室信息中心是OA系统的运行管理部门，主要职责为：

2.3.1负责OA系统的日常软硬件和网络环境的维护，升级、优化管理，及与开发商的外联工作；

2.3.2负责系统功能模块、用户权限的设置；

2.3.3负责各使用单位信息员和使用人员的培训和技术指导工作；2.3.4负责信息系统安全体系建设，确保服务器安全运行，做好数据备份，确保数据安全。

2.3.5负责修编和完善OA系统制度和规范，指定专人负责OA系统文件、数据的监控和管理。

2.3.6汇总分析各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题

2.3.7做好其他OA相关工作。

2.4人力资源部是OA系统的监督部门，主要职责为：

2.4.1负责用户注册、注销等管理，对公司新进符合使用OA系统的人员，进行OA系统权限的分配申报。人员离职前，负责OA账户的冻结申报，方可办理离职手续。负责因人员流动造成用户变更的审核2.4.2负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

2.4.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

2.4.5负责OA系统中人事相关模块的建设。

2.5各部门是OA系统信息来源部门，基本职责为：

2.5.1负责本部门人员用户账号、功能权限变更需求的提交。

2.5.2确保本部门人员安全、规范的使用系统，监督OA管理制度在本部门的执行。

2.5.3负责根据本部门工作需要，提交本部门工作流程设计草案至公司人力资源部。

2.5.4明确一名领导分管系统工作，同时确定一名信息员负责日常管理。

2.6部门信息员是OA系统信息流转关键节点，主要职责为：

2.6.1负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）2.6.2负责本部门门户、流程、知识体系的日常管理。

2.6.3指导和监督本部门员工正常运行OA及关联系统。

2.6.4负责与信息中心的衔接工作。

2.7公司所有员工是OA系统使用人员，主要职责为：

2.7.1从事本系统运行和维护的管理员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

2.7.2系统使用人员应自觉遵守系统运行的相关规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

2.7.3熟练系统各项功能和操作，及时提出合理化建议。

2.7.4严格遵守信息安全规范，约束个人电子办公行为和操作，保障系统和信息安全。

7月1日-9月30日为8:00-17:30，10月1日-6月30日为8：00-18:00，如有出差、休假、外出等情况，应及时提交相应考勤流程。

三、门户和知识体系

3.1门户和知识体系都是在企业信息和文档大量积累基础上，进行合理有序的管理和展示，两应用内容互有穿插和衔接。其中门户偏重于以动态为特点的信息和新闻，知识偏重于以价值为特点的文档和档案。

3.2OA系统的门户和知识体系严格按照分级浏览权限建立并确定浏览范围。门户可分为领导门户、公司门户、部门门户、个人门户及功能门户。知识按应用类型进行多层目录化分级。两者的建立和维护应严格按照分级、分类的原则进行文档的上传、修改和存放。用户使用权限细化到文档条目。

3.3栏目中的文档按照办公室即时公布的相关要求，统一规范命名。通用文档基本格式如下：[部门]+详细文档名。

3.4领导门户由公司高层领导管理，门户内容由分管项目确定。各领导对自己独属的门户具备读取、修改、上传的权限。其他人无权访问门户。

3.5各部门门户由各部门信息员管理，公司分管领导对该门户具备读取的权限，各部门员工按本部门分配的权限具备对读取、修改、上传的权限。本部门门户可对其他部门员工开放的栏目或文档进行权限控制。

3.6公司门户由办公室归口管理。门户按内容划分为多个子栏目，包括各类可共享的常用资料、工具、文档和应用等，所有员工具备文档读取权限。公司门户还需担任企业内部宣传、培训等公共职能。3.7个人门户由用户个人管理。内容包括涉及本人参与的公司事务和文档的处理。

四、工作流程

4.1OA系统流程模板涵盖范围内的办公、生产和业务流程，为推广无纸化办公，提高办公效率，涉及的相关单位及部门应按照流程的规定处理各项业务。并积极对现有传统办公模式进行信息化改造。

4.2各职能部门为新流程建立的发起单位，新流程设计需包括流程定义、流程图设计、节点定义和表单设计。并完成相关审批手续由办公室信息中心进行数字化，嵌入OA系统推广使用。

4.3流程定制发起的单位及部门负责流程模板的完善，各部门有对流程优化提出合理化建议的义务。

4.4工作流程的监督和统计报表工作由该流程发起单位负责。

4.5流程的报废和重组由该流程的发起单位提出申请，报企业管理与法律部审议。重大调整需报公司信息化领导小组审议。

五、系统运行操作管理