办公密码管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范本公司办公密码的使用并确保其安全，特制定本制度。

第二条适用范围

适用于全体员工。

第三条办公密码的分类

本公司办公密码包括以下五种类型:

第二章办公密码管理细则

第四条办公密码保管/借用

1、办公密码涉及公司机密文件及资料，各部门办公密码使用人妥善管理自己使用的办公设备/系统密码，保管人员直接上级主管/经理必须随时了解所管辖员工保管密码的更新情况。

2、若其他人员因工作需要使用到自己保管的密码，须经部门主管同意后才可将密码提供他人使用。在相关人员使用密码后的一个工作日内，须及时对密码进行修改，并及时填写OA流《办公密码变更登记表》申报更改。

第五条电脑开机密码设置

除以下可设置开机密码的岗位外以及行政部经理特批的情况以外，其他人员不得随意设置电脑开机密码。

第六条办公密码变更申报

1、需使用OA流《办公密码变更登记表》申报变更的情况包括以下七种：①更改密码、②更改使用人、③更

换密码并更改使用人、④增加备案人、⑤增加使用人、⑥新增密码、⑦其他。

2、申报负责人：一般情况下，办公密码变更OA申报由密码保管人（即使用人）负责。如因人员离职/调动/休长假需变更密码，由员工直接上级进行OA申报。办公室主任负责进行店面办公密码变更OA申报。

3、申报时间：密码产生变更后一个工作日内。

第七条办公密码登记备案

1、密码备案人（一般为部门主管、经理）根据《各岗位人员密码设置对照表》（附件四）的要求，负责备案管辖员工办公密码，及时更新《办公密码设置登记表》。一般情况下，行政经理/部门经理需备案管辖区域/部门所有人员的密码；部门主管只备案本科室各人员的密码。

2、公司各员工如因工作需要需备案其他部门密码，应提前通过公Q向相关部门经理申请，经过批准后才可进行密码的备案。

3、密码备案人接收密码保管人因密码变更而进行的OA流《办公密码变更登记表》申报时，须及时向相关人员核实确定密码变更情况，并更新登记《办公密码设置登记表》。

4、行政管理科负责存档备案各区域/部门《办公密码设置登记表》。

第三章办公密码季度检查规定

第八条本公司例行办公密码检查时间为每年3、6、9、12月28日-30日。

第九条行政文秘/行政会计负责季度办公密码检查工作，如因文秘需看管前台，店面办公密码季度检查工作可由办公室主任开展。

第十条检查出纳所保管的存折密码可由办公室主任/行政助理不定期进行，一般在出纳需到银行取款时随同前往，只需检查出纳是否记得该存折密码，不需了解密码的具体内容。

第十一条办公密码检查工作关系到公司各类文件、资料的安全保密，检查人需严肃认真对待，发现差异须如实记录并及时向相关部门汇报，不得推脱隐瞒或知情不报。检查人不得利用职务之便询问/打探办公密码。

第四章办公密码管理工作各相关部门职责

第十二条店面、办公密码使用人

1.持有办公密码的人员须对密码安全保密负责，不得向他人泄露密码。如发生密码丢失/被盗/转借他人使用等情况，一个工作日内更改密码并填写OA变更申报。遇无法处理的情况立即向上级部门汇报。

2.店面办公密码如有变更，统一告知办公室主任，由办公室主任填写OA变更申报。

第十三条办公密码备案人

1.备案人负责管辖员工办公密码的登记备案，收到密码变更信息须及时更新《办公密码设置登记表》。

2.每月第五个工作日。总部各部门经理、分区行政经理需将有变更的《办公密码设置登记表》通过邮件形式传给行政信息员公布OA系统。

第十四条分公司行政部

负责办公密码变更登记信息的OA分传，确保各备案人及时了解所备案密码的变更情况。及时更新《各岗位办公密码保管及检查表》，确保办公密码检查工作的顺利开展，每月定期向总公司行政部汇报区域办公密码管理情况。

第十五条总公司行政部

1.监督并不定期抽查各区/部门的办公密码管理工作，定期汇报核查结果和异常情况，对违规行为作出处罚。

2.负责《办公密码设置登记表》存档备案，掌握公司办公密码变更信息。

第五章附则

第十六条以上工作失误内容未详尽完善，在实际工作中如发生未列入工作失误的行为，公司有权决定失误等级并予以相应处罚。经公司研究后增补的条款，将自动成为员工行为规则的一部分。

第十七条总公司行政部拥有本制度的最终解释权。

第十八条本制度自公布之日起实行，各相关人员须配合执行。