学生会档案管理制度

计算机与通信工程学院

学生会档案管理制度

第一章总则

学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特定下述规定标准：

第二章日常档案整理标准

一、立卷归档制度

（一）归档范围：凡是校、系学生会在各项工作活动中直接形成并具有查考、保存价值的各种计划、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料，均应由秘书处归档，所有校、系、部门不得以任何借口拒绝归档。

以下资料应归入学生会档案

（1）学生会工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度；

（2）秘书处关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复；

（3）关于表彰校、系优秀学生干部和先进个人的材料；

（4）关于每学期被评为优秀部门、优秀部长、优秀部员的材料；

（5）批准加入学生会的材料及因其他原因退出学生会的材料；

（6）系组织举办活动的有关资料。

（7）学生社团组织的名称、会员名单、章程、刊物及学生社团组织的主要活动的有关材料；

（二）归档时间：一学期中，部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在新学期到来之前由秘书处统一整理并归档立卷。

（三）归档要求：

第一条学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随

意公示、复制。

第二条学生会档案由办公室统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，办公室监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备

案。

第三条学生会档案包括成员档案、工作档案及活动档案等。

第四条各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份由办公室统一存档，以备查找。

第五条档案上交日期：视不同类型档案而定。

第六条档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。

二、档案保管制度

1. 学生会办公室是档案存放的机要重地，必须加强管理，非学生会成员在无学生会成员的管理下一律不得随意进入办公室。

2.档案管理工作统一由学生会秘书处主管，秘书长集中负责，对各种信息资料进行分类、整理、归档，及时进行总结，并做好保管和保密工作，确保档案的完整、准确。

3.学生会各类档案是对学生会各部部长及成员工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据。档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、检索方便、管理完备。若秘书处成员有遗失、损坏档案情节秘书处将给予相应的处分。

4.任何人不准随便翻阅档案，若需要先向秘书处提出申请，秘书处可根据档案性质作出决定，重大事项请示主席团。

5.各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该在3日（特殊情况除外）之内归还，若有遗失应作出书面检讨，秘书处会作出相应的警告、批评。

第三章档案存放办法

第一条学生会各部门档案都存于办公室。

第二条将文件存放于文件袋和文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明性质，部门。

第三条文件按照8个部门存放，查阅。以组织部为例：

注：个人履历简介、日常工作评定及思想总结，各部每位成员都交；剩余各项各部交一份即可。

第四条其他部门档案均按以上模式归档。

第四章档案查阅办法

（一）借阅要求

1、全部档案存于办公室档案柜，由办公室主任负责；

2、凡中途离职、撤职、辞职干部，其个人档案在其离职之日撤出总档案；

3、干部任职期满之日，应保留干部的个人档案至其毕业，供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用；

4、任何部门或个人需要向秘书处借阅有关文件时，必先提出申请，经办公室视文件的重要程度作出合理安排，经填写“档案借阅登记表”，方可借阅；

5、学生会部级以上（含部长）工作人员方有资格借阅有关文档，其他人员档案借阅需由本人提出申请，经所属部门部长签字同意，办公室主任批准，档案出借期间责任由部长负责；

6、在清理档案时，对2年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。如要销毁某些档案，必须经上级机关审查。一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案。

（二）借阅程序

１、档案具备“档案借阅登记表”（办公室）；

２、内部人员借阅资料时，应办理好登记手续（包括资料内容，借阅时间，借阅人，联系方式，证明人等）并及时归还；

３、其他各单位借阅资料时，应提出申请，做好登记手续，外借档案不得为档案原件。

第五章附表

(一)档案文件借阅登记表

(二)收档登记表

注：收档登记表按部门登记，办公室成员会分派到各部进行登记。

第六章附则

第十二条学生会每年换届时，以往文件移交下届常委会及办公室作为参考。第十三条本制度自颁布之日起施行

第十四条其他未尽事宜由秘书处请示主席团后决定。