5S管理-办公电脑文件管理

5S管理-办公电脑文件管理

我们为什要做5s，仅仅是打扫卫生？当然不是，那些都是表面的功夫。5s根本目的是规范管理，提高效率，减少浪费。所以不光是一线，全体行政部门也一样持续推进5s，先从基本的车间整理，文档整理开始。

---OEM总经理

为进一步提高办公效率，减少工作遗漏、差错。公司（也是Rocky）要求所有办公人员对责任文档、邮箱进行有条理的归类整理，可通过分类文件夹、标注等方式整理。

目标：能最快的速度找到需要的文件、邮件、材料等。

第一步：整理：（没有标识的产品，属于不合格产品）删除没用或可要可不要的文件。

1、按访问日期排列文件，将两个月以上或时间远久的文件删掉或刻盘保存，做时间记录。纸质文档亦同。

2、对不知什么内容,无注明,无意义内容的文件，删除。无效的邮件，系统产生的通知邮件，广告邮件毫不犹豫的删除。

3、常用的文件放在办工桌上不常用的文件按期归档

图例：

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第二步：整顿：将各类文件进行归类存放，类别，先大类在小类，按类规则选取。

1、归类与删除。分清文件类型归放地。去除修改前相同的备份文件。

2、名称定义清晰，盘名、文件夹名取名应“见名知义”，频繁使用应建立特殊图标以示区别。

3、区分常用与不常用，常用的文件应放在显著的地方，不应放在深层文件夹中更不可放到压缩包中。

4、邮件目录资料建立树状文档，便于管理和高效查找。

图例：

2.3

第三步：清扫：借助360安全卫士等第三方软件，定时定期对程序文件夹、桌面、系统等文件垃圾完成清理。

为减少系统C盘程序运行产生文件垃圾，提高运行效率。软件的安装：

1、与操作系统有非常密切联系的软件，直接安装在系统盘的ProgramFiles文件夹，其他的软件均可安装在其他盘的ProgramFiles文件夹（如D：），尽量系统盘保持清洁的系统。

2、易生成文件碎片和有有保留记录的软件，同上装在其他盘上。如D盘的ProgramFiles文件夹。

3、桌面整洁，分类存放小图标，使电脑桌面仅留三五个图标变得整洁美丽。

4、桌面程序尽量使用快捷图标，文件夹也使用快捷图标（根目录一定是在除了C盘以外的工作盘）。

5、仅设立一个与程序链接，无需在桌面、开始菜单、快速启动栏中三方或两方重复出现。程序快捷图标存

放可以这样安放，不常用但不能少的快捷图标可以放在开始菜单里，常用的快捷图标可以放在桌面，常用需启动快捷图标放在快速启动栏中但安装量保持三四个不可多。

图例：

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第四步清洁：保持清扫效果。

除了定期整理文件外，养成三种文件随时删除习惯。

1、修改文章前无定稿的文件。若需备份可放在备份盘或者如金山快盘，百度云盘等网盘上。

2、解压文件解压后及时删除压缩包。若需保存做好标注可开辟专门文件夹存放。

3、下载的文件，指定下载存放文件夹中的分类文件夹。如在迅雷下载文件夹中建立分类文件夹。邮箱中OA提醒通知。

4、邮箱签名规范

总之，清洁就是不要随便存放文件，做到不要的文件随时删。

图例：

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第五步素养：

1、整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁成养一种天长日久习惯，

2、做文档时候常用ctrl+s，养成随时保存文档的习惯

3、使用正确商务签名，不使用艺术签名，个性签名等

例：

NO:

最后，通过5s不在为桌面办公管理而烦恼，成为下意识动作，不在是心理的一种负担，素养自然就提高。做一事件并不难，难得是天天做一件重复的事。所以，天才就是天天重复做一件事。

HR陈胜超编发