北京市档案馆档案利用工作回顾

北京市档案馆档案利用工作回顾
作者：北京市档案馆利用处
来源：《北京档案》2008年第05期
1996年，随着北京市档案馆新馆开馆和第一批35万卷档案对社会开放，档案馆的大门向社会打开，广大公众走进档案馆，北京市档案馆实现了从封闭型档案馆向开放型档案馆的转变，档案利用工作也随之发生了巨大的变化。

一、档案开放，使利用工作实现质的飞跃
档案开放，使利用服务由以党政机关、社会团体为主要对象扩展到面向全社会提供档案信息。

这是一种质的飞跃，标志着北京市档案馆的档案利用工作从封闭走向开放，从被动服务转向积极主动服务。

开放思想的确立，对档案利用工作的发展具有深远的影响。

随后，北京市档案馆又先后三次开放档案，使开放档案数量达到65万卷。

开放档案数量的不断增加，内容的不断丰富，吸引了更多的社会公众走进档案馆，利用者的利用需求呈现多
样化，编史修志、工作查考、经济建设、学术研究、个人取证……不同的利用需求，不同的利用特点使利用工作在工作思路、服务方式上与时俱进，不断做出新的调整。

二、突破传统利用模式，开辟利用服务新天地
“好酒不怕巷子深”的保守思想长期影响着档案工作服务社会的深度、广度。

新成立的利用部门改“你来查，我接待”的被动服务为“你需要，我提供”的主动服务，走出档案馆，与社会紧密联系，多层次、多渠道地宣传档案工作、开发档案信息。

1、围绕需求，主动服务
从1996年起，利用部门采取“因人而发、因事而发”的工作原则，及时捕捉社会热点问题，分析社会需求，主动提供服务。

一是在了解需求的基础上，采取送档上门的方式，主动为市委市政府等领导机关、全市百余家单位、各类学术机构以及奥运申办筹备等重要工作提供档案信息，为他们制定科学决策、开展各项工作、提高经济效益、进行学术研究提供了有效的信息支持。

二是对社会热点问题和近期查档动态，进行利用需求预测，早做准备。

如针对颁布的劳模奖励政策预测出劳模档案将成为查阅热点，提前摸底，制作机检数据库，将劳模档案制成缩微片；针对查阅房地产档案利用者增多的趋势，将几十万卷房地产档案整理编目，录入数据库；针对招工档案查阅高潮，主动联系市劳动局、人事局和区县档案馆等单位，了解档案保存情况……这一系列措施，节省了查阅时间，提高了利用效率，使利用者受惠其中。

2、广泛宣传，扩大影响
档案宣传力度不够，社会档案意识不高，是利用工作不景气的原因之一，为此利用部门多年来始终加强对外宣传。

1999年1月，利用部门在市两会期间，设计印制了利用档案规定办法、新年贺信、宣传册等一系列介绍馆藏档案的宣传品1500余份，发送到两会代表手中。

当带有浓郁历史韵味，体现档案馆古朴风格及最新档案信息的精美宣传品摆放在两会代表面前之时，代表们纷纷称赞道“档案馆的工作搞得很活跃，很细致！”有的代表当场提出查阅要求。

通过这一宣传活动，使档案馆的知名度大大提高，会后不少代表纷纷来电话咨询，有的亲自来档案馆参观、查档。

多年来，利用部门多次利用各类媒体开展档案宣传，在各类媒体发表宣传文章几十篇，接受多家媒体采访，上街发放宣传材料。

通过这些工作，提高了档案馆的知名度，普及了档案利用知识，增强了社会档案意识，取得了良好的效果。

3、开发档案信息，参与文化合作
在主动提供档案信息的同时，市档案馆利用服务部门还积极开发档案信息资源，参与文化合作项目。

13年来，市档案馆利用服务部门先后参与《中法大学勤工俭学运动展》、《孙中山创办中国大学史料展》、《庆祝建党80周年展览》、《百年经纬看北京》等大型展览，参与《税务志》、《市政志》、《地坛史料汇编》、《北平和平解放五十周年》、《北京寺庙汇编》、《北京地方财政机构称谓变化》等史料汇编的编辑工作，其中《北京城垣的保护与拆除》、《清代与民国时期北京地区审判活动档案资料综述》还入选“北京史与档案”国际学术研讨会。

同时，还加强与新闻媒体的合作，为《开端》、《古都的黎明》、《世纪回眸》、《探索·发现》、《北京2008》、《首都经济报道》等数十个节目提供档案信息。

近年来，国外学术型利用者明显增多，我们抓住时机，积极开展国际合作，为韩国、俄罗斯等国利用者开发提供档案信息，同时还在编辑史料、举办展览，极大地拓宽了档案信息传播的渠道，发挥了档案信息资源的价值。

4、积极应变，开发新的用户群
“十五”期间，随着大范围编史修志的结束，北京市档案馆的利用群体发生了很大变化，以编史修志为主的因公查档利用者的数量逐渐减少，导致年总查档人数呈下降趋势。

面对这种局面，我们没有坐观其变，而是结合馆藏特色和北京市学术机构众多，文化氛围浓厚的特点，认真分析调研，将开发新用户群的目光投到教育和文化机构身上。

主动上门向20余所大学、中学和文化机构发放宣传材料的方式收到了满意的效果，学者们了解了档案馆，了解了档案，他们从到图书馆利用二次文献，转为走进档案馆，徜徉在珍贵的原始资料的海洋中。

来档案馆利用者的数量持续增加，结构也发生了变化，来自中外的学术型利用者的人数从2001年占查档总人数的7%持续上升至现在的30%，调阅、复制档案的数量和查阅范围也排在首位。

现在，档案馆已经成为很多学者“最爱翻阅的工具书”，一位大学生说过“现在在我们学校，来档案馆查档案已经是一件很时髦的事情了”。

5、强化服务职能，提高服务水平
档案工作的根本属性是服务性，市档案馆利用处是体现服务性的窗口部门。

北京市档案馆利用部门始终坚持打好服务牌，以“三优一创”、争创“青年文明号”和“保持共产党员先进性教育”等活动为契机，以服务中心、服务大局、服务百姓为原则，提高服务意识，更新服务观念，丰富服务形式，完善服务设施。

13年来，市档案馆利用处不断推出新的服务举措，从提出“不让利用者带着遗憾离开档案馆”口号到实行岗位责任制，从推行接待服务公约到开展无假日服务，从简化查档手续到开展高层次定题服务，从开通档案查询向导热线到开展网上查档服务……为利用者服务的脚步始终没有停歇。

为了给利用者提供舒适的查档环境，市档案馆对档案利用大厅进行了两次布局规划，设置了接待登记区、手工检索区、数字化查阅区、原件阅览区、缩微品阅览区和宽敞明亮的休息厅，各区域的布局即符合查档工作流程，又体现出以人为本的服务理念。

大厅内配备电子显示屏、触摸屏、计算机等现代化设备和饮水机、存包柜等服务设施。

完备的设施和工作人员热情的接待，让利用者有宾至如归的感觉。

一位美国学者感言“在中国，这是我所到过的最好的档案馆，阅读环境，服务设施以及服务态度均堪称上乘，可与世界一流的图书馆及档案馆媲美，每一位工作人员都很专业，服务热情，对我帮助很大，回去我要向我的同学和老师宣传，让他们都来看档案。

我因北京档案馆而喜欢北京，我还会再来” 。

6、加快利用服务现代化步伐
在信息化快速融入档案工作的同时，档案利用服务的方式和方法也发生了彻底的改变。

多年来，市档案馆加强了办公自动化和查档服务数字化、网络化的建设， 2台386计算机被30余台新型计算机取代；手工登记、调档、统计被计算机登记、调卷、统计取代；手工目录检索被400多万条、20余个专题的数据检索取代；电话、信函咨询查档被网上咨询和预约调卷取代；单一的原文阅览被数字化利用平台上数字化档案阅览取代；利用者必须到馆查档被现在79万条检索数据和152万页数字化档案网上查阅取代，广大公众甚至远在国外的利用者足不出户就可以阅览珍贵档案……利用服务自动化、数字化、网络化建设成为数字档案馆建设的先锋。

7、转变观念，服务民生
根据落实科学发展观和服务民生的要求，市档案馆利用服务工作逐步转变了工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念，把解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为利用服务的出发点和落脚点，注重个人和广大人民群众对档案的利用。

针对近年来查阅房地产、劳模、招工、学历、公证、家史等档案利用者日益增加的趋势，为本馆编目、整理部门提供信息，加强档案整理，制作专题目录，购买政策汇编，简化查档手续，完善服务设施，同时强调换位思考，加强对接待人员的思想教育和接待技巧的培训，形成了一套行之有效的接待方式方法。

利用者成为最大的受益者，当一位利用者查到自己所需的历史档案时激动地说“真是太感谢你们了，这些珍贵的资料圆了我们一家三代人的心愿” 。

三、拓展工作职能，开展政府信息查阅服务
随着政府信息公开工作的开展，档案馆的工作职能得到拓展，在提供档案信息服务的同时，还承担起向社会提供政府信息查阅服务的工作。

2006年1月1日，北京市档案馆成为北京市已公开行政规范性文件的查阅场所。

2008年5月1日，随着《中华人民共和国政府信息公开条例》正式施行，北京市档案馆政府信息公开查阅中心也正式挂牌并向社会提供查阅服务。

为了贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，进一步做好政府信息查阅接待服务，北京市档案局（馆）领导高度重视，多次研究，开辟了400余平方米的查阅场所，焕然一新的政府信息公开查阅大厅配备了先进的查阅设备，制作了详细的目录索引，为利用者提供了优雅舒适的查阅环境和方便快捷的查阅服务。

为了扩大提供信息的范围，根据社会需求热点，从市劳动局、人事局、房管局等单位购买了大量政策法规汇编，还收集了《中华人民共和国国务院公报》和《北京市人民政府公报》以备查阅。

新的工作职能给档案利用服务工作提出新的挑战，也带来新的机遇，我们将抓住机遇，迎接挑战，吹响新的进军号角，为档案事业的发展再立新功。