(档案管理)北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式(DB32 505-2002)
江苏省地方标准DB32/505-2002文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 Database structure and data exchange format of documentary archival inventory前 言本标准4、5.4、5.6、5.8、5.12、5.13、5.14、5.20为强制性条款。
本标准是根据DA/T18-1999《档案著录规则》并依据多年的实践经验，结合我省实际而制定的。
为便于解决数据访问权限的控制问题，增加了“主办部门”和“协办部门”两个项目；为便于解决调阅档案全文问题，增加了“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加了“组织机构代码”项目。
本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求。
本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考。
本标准的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》编制。
本标准由江苏省档案局提出。
本标准起草单位：江苏省档案局（馆）。
本标准主要起草人：齐丽华赵明富 刘祖云 冯国安 姚军 谢微 顾斌 杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义、数据库结构与交换格式、使用方法。
本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换、档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7408-94 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB 7156-87 文献保密等级代码GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则《中国档案分类法》《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《文献主题标引规则》术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围 1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
北京市档案服务系统操作说明书
档案数字化管理系统操作说明目录一、用户登录 (2)二、系统管理员 (2)1组织机构-公司管理 (3)2组织机构-部门管理 (5)3权限管理-账户管理 (7)4权限管理-角色管理 (10)5权限管理-菜单管理 (10)三、数字化管理系统 (12)1档案管理 (12)2任务管理 (17)四、档案编页 (20)五、档案扫描 (21)六、档案装订 (24)七、档案著录 (25)八、档案质检 (26)九、档案抽检 (28)一、用户登录用户打开系统登录界面，通过系统管理员分配的用户名和密码即可登录系统。
登录系统之后，根据各个用户的权限不同，所看到的左侧菜单栏有所不同。
下面根据用户权限的不同进行依次的操作介绍。
二、系统管理员系统管理员负责整体系统的维护，包括组织结构权限、管理用户信息，进行权限分配，设置系统参数，如目录格式、字段名称、长度等，并负责任务分的工作，负责编制任务单以及出现差错后的重新分配任务等，分配任务时，每个工作单元应为同一流水号下的一部分或全部，分配抽检任务时同时分配抽检比例。
1组织机构-公司管理系统管理员通过上方菜单栏选择组织机构按钮，显示出页面，可按照名称进行搜索，并可进行公司的增、删、添加子公司、管理和编辑等操作。
1.1添加公司添加公司可选择上级公司或可选择为一级公司，输入代码和名称后保存该信息完成新建公司的操作。
1.2删除公司在公司列表选择要删除的公司勾选后点击删除可进行批量删除。
1.3添加下属公司在相对应的公司的操作中选择添加下属公司，默认上级公司为该公司填写公司代码及名称后，保存信息，完成子公司的添加，添加后在公司管理页面，可查看该子公司。
1.4部门管理在公司列表中可点击部门管理操作，进行单个公司的部门管理，可对公司部门进行增、删、排序、添加下属部门和编辑操作。
1.5编辑在公司列表中可点击编辑按钮，进行公司的编辑修改操作，点击保存完成编辑。
2组织机构-部门管理点击上方菜单栏选择组织机构，点击左侧菜单栏选择部门管理，显示部门列表，可对公司部门进行增、删、排序、添加下属部门、编辑等操作，也可按照公司名称进行部门的筛选。
档案目录格式(好)
档案目录格式一、文书档案目录格式归档文件目录二、科技档案目录格式科技档案分类案卷目录三、专业档案目录格式期刊档案卷内目录期刊档案案卷目录四、声像档案目录格式声像档案保管单位目录归档电子文件目录（示例）注：①电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。
②电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；C—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。
电子档案保管单位目录注：以每张照片为单位填写，与被说明的照片放在同一个文件夹中。
数码照片光盘目录注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
电子科技档案目录、电子专业档案目录格式同纸质档案目录。
注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
数码录像档案目录注：以每一个活动为单位填写。
电子、纸质双套制。
六、实物保管单位目录格式附件六：档案利用登记表格式电子目录格式下载及填表要求一、电子目录表格下载方式登录 http: // （日照市档案信息网），点击常用下载，找到案卷目录和卷内目录电子表格下载即可。
二、填表表要求（一）案卷目录填写要求1、全宗号及档号不用填写。
2、目录号用三位数字，例001；案卷号用四位数字，例0001。
3、起止日期格式：年年年年，例1990；或年年年年月月，例199001。
具体采用哪种格式视档案本身的具体日期而定，具体到年的填到年，具体到月的填到月。
4、其他项目无特殊要求。
（二）卷内文件目录填写要求1、全宗号和档号不用填写。
2、目录号和顺序号用三位数字，例001；案卷号用四位数字，例0001。
3、文号要求填写完整，完全按照文件上的文号填写，不能简化。
4、成文日期格式视文件的本身的具体日期而定，格式有：年年年年，例1990，适合文件只能确定为哪一年度的；年年年年月月，例199001，适合文件只能确定到哪年哪月；年年年年月月日日，例19900101，适合文件能确定具体的年月日。
关于档案目录数据库建设的几个问题
档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如ＶＦＰ、ＡＣＥＳＳ、ＯＲＡＣＬＡ等）组织管理起来的档案目录数据集合。
随着纸质档案目录的淡出，档案目录数据库正成为通向档案馆藏的“必经之路”，因此，建设档案目录数据库是档案信息化工作最关键的任务，其质量决定着档案的效率。
本文试就档案目录数据库建设的相关问题作初步探讨，供同行专家批评、补充。
一、档案目录数据库结构的规范档案目录数据可以结构化和非结构化两种形式存在。
采用数据库形式管理的档案目录数据是结构化的；而以某种规范化的置标语言进行标记的档案目录数据则是非结构化的，结构化目录数据适用于信息检索，非结构化目录数据（元数据的主要成分）一般用于数据保存和目录数据交换。
建立结构化的档案目录数据库，首先要设计库结构，而且应尽可能地实现库结构在全国范围内的规范统一。
库结构设计具体包括三项内容：第一，确定著录对象的层次结构；第二，确定每一层面著录对象所包含的著录项目；第三，确定每个著录项目（字段）在数据库中的标识及格式（字段名、字段类型、字段长度和约束条件等）。
之前，我国在档案目录数据的规范方面做了大量工作，但还存在很多问题，主要表现在：１．尚未出台全国统一的档案目录数据库结构标准。
上世纪８０年代中期开始，在建立区域档案目录共享中心的推动下，我国档案界着力推进档案著录标引的规范化，从文献著录标引的一般标准出发陆续公布了一批规范档案著录标引的国家和行业标准（包括规范），如《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》及许多专门档案的著录标准，但这些标准、规范是针对纸质档案目录的，着力点在于规范档案著录的内容及其标引形式，并未涉及机读档案目录的数据库结构问题，对于档案目录数据库建设无法起到全面规范的作用。
为此，前几年各省档案局和军队系统先于国家推出了档案目录数据库结构与数据交换格式规范。
浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式
浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立浙江省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案馆间的档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1 本标准规定了交换建国后档案目录数据时所使用的格式。
1.2 本标准规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。
1.3 本标准涉及的各种符号,如“*”、“#”、“（）”、“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
1.4 本标准适用于全省各级档案馆档案目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录按照一定的秩序编排而成的条目组合，是管理、检索和报道档案的工具。
2.2 机读目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6 必须著录项目指全省范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆进行数据交换时，必须有的项目。
2.7 选择著录项目指各馆可根据本馆数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》三个数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案目录。
《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。
3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1 案卷级目录数据库结构及字段(见表1)案卷级目录数据库结构及字段一览表注：“字段名称”指该字段的显示名称，“字段名”指数据库中的实际存取字段名（下同）。
档案目录格式规范
类别
会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433)
案卷目录 所在页号
1 2 3 4 9 10 11 12
-8-
（三）科技档案全引目录
805 类档案全引目录索引
分类号
8050 8051 8052 8053 8054 8055 8057 8058
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
立 卷 人： 立卷日期： 年 月 日 检 查 人： 检查日期： 年 月 日
- 13 -
（六）科技档案卷盒脊背
保管期限
30
档号
20
60
案卷题名
310
110
盒 号*
20
20
D
D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定） 注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。
- 14 -
号 号 第册
注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用。
- 26 -
（五录 日期 备注：
（如有互见信息，在说明之 后另注明）
（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在 此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读
北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读北京数字档案馆标准体系建设“八个标准”之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标，2017年2月1日起开始施行。
为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》，现对《规范》进行一些解读。
一、《规范》的出台背景当今社会信息技术飞速发展，信息化浪潮席卷全球，我国信息化建设的推进、电子政务的应用，对档案和档案工作产生着巨大影响。
近年来，在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下，北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进；同时，各综合档案馆也陆续接收电子档案，产生了大量档案数字资源。
《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标，而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。
目前，我们正在建设数字档案馆系统，全市档案数字资源都将在该系统中运行，迫切需要一套档案数字资源的管理规范。
在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上，以数字档案馆为依托，找规律、定规则，研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范，这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义，又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑，引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进。
二、《规范》的主要内容《规范》正文共包含8章，分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全，合计47条。
《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则，从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析，实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理，对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护，以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求。
总则本章主要对档案数字资源提出了总体要求，包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等。
DAT 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准-明清档案机读目录数据交换格式
明清档案机读目录数据交换格式DA/T 33-20052005-04-30发布2005-09-01实施1范围本标准规定了软磁盘、光盘等作为载体交换明清档案机读目录数据时所使用的格式。
本标准规定的明清档案机读目录数据文件的组织形式为交换格式的文本文件。
本标准适用于全国明清档案目录中心机读目录数据信息交换。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T1988–1998信息技术信息交换用七位编码字符集GB／T2901–1992书目信息交换用磁带格式GB2312–1980信息交换用汉字编码字符集基本集GBl8030–2000信息技术信息交换用汉字编码字符集DA／T8–1994明清档案著录细则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1档案目录catalogue Of archives按照一定的秩序编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。
3.2机读目录machine-readable catalogue将档案目录按照一定格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理、检索的档案目录信息。
3.3数据data对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
3.4记录record字段的集合，完整描述一件事物的相关数据处理单元。
3.5字段field记录中可标识的特定范围数据，可包含一个或多个子字段3.6子字段sub-field字段的一部分，它含有一个确定的数据单元3.7数据元素data="element被明确标识的最小数据信息单位3.8字段标识符tag识别字段的一组三位数字符号。
3.9子字段标识sub-field identifier识别子字段的符号，由(b～j)字母标识。
3.10指示符indicator字段标识符后，提供有关字段内容的附加信息。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
档案交接文据格式
档案交接文据格式一、背景介绍档案交接是组织机构内部流转档案的重要环节，为保证档案的完整性和安全性，规范的档案交接文据格式是必不可少的。
二、档案交接文据格式的重要性1.保证档案的完整性：正确的文据格式能够记录档案移交的内容和过程，避免档案遗漏或损坏。
2.确保档案的安全性：档案交接文据格式明确记录了档案的归属和责任，有助于防止档案被篡改或滥用。
3.便于档案追溯：规范的文据格式能够帮助相关人员追踪档案的流转情况，提高档案管理效率。
三、档案交接文据格式的内容要求在进行档案交接时，以下内容是必须包含在文据格式中的： - 档案基本信息：包括档案名称、编号、分类、数量等基本信息。
- 移交原因：记录档案移交的原因和背景。
- 移交范围：明确描述本次档案移交的范围和具体内容。
- 移交时间：记录档案移交的具体时间。
- 移交人员：列出参与档案移交的人员及其职务。
- 接收人员：记录档案接收人员的姓名和职务。
- 移交方式：描述档案移交的方式和手续。
- 签字确认：移交和接收双方必须签字确认档案移交的内容和过程。
- 其他事项：如有其他需要备注或说明的事项，也应当在文据格式中详细描述。
四、档案交接文据格式的填写注意事项1.准确性：填写文据格式时，必须准确记录档案信息，避免遗漏或错误。
2.清晰度：文据格式应当清晰易懂，避免歧义和误解。
3.规范性：文据格式应当符合规范要求，统一格式和标准，便于管理和查阅。
4.保密性：涉及机密信息的档案交接文据格式应当注意保密，避免泄露机密信息。
五、档案交接文据格式的管理与存档完成档案交接后，文据格式应当及时归档存档，便于日后查阅和追溯。
管理人员应当建立档案交接文据的档案管理系统，确保文据格式的安全和完整性。
六、结语档案交接文据格式是档案管理工作中不可忽视的环节，规范的文据格式能够有效保障档案的完整性和安全性，提高档案管理效率。
组织机构在进行档案交接时，应当严格按照规定填写文据格式，做好档案交接工作。
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式〔北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号〕1 范畴本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规那么GB/T 11821-2002 照片档案治理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理规范DA/T 13-1994 档号编制规那么DA/T 18-1999 档案著录规那么DA/T 19-1999 档案主题标引规那么DA/T 1-2000 档案工作差不多术语DA/T 22-2000 归档文件整理规那么DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数据交换格式3 定义3.1档案名目按照一定的次序编排而成的条目聚拢,是档案治理、检索和报道的工具。
3.2档案著录在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。
3.3档案名目数据库将档案名目信息以一定的组织方式储备在一起的相关数据的集合。
3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5字段名称名目著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6字段名字段名称的代码。
3.7字段类型是指数据字段的差不多属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9档案名目数据交换是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案名目数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的说明如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
综合档案馆档案数字资源管理规范
综合档案馆档案数字资源管理规范（征求意见稿）范围本标准规定了北京市综合档案馆档案数字资源管理的技术要求和管理要求。
本标准适用于北京市综合档案馆馆藏档案数字资源的综合管理。
规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894电子文件归档与管理规范DA/T 18 档案著录规则DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54 照片类电子档案元数据方案DB11/T 765 档案数字化规范术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
档案数字资源digitized archives resources以数字形式存在的各类档案资源。
注1：一般包括电子档案和传统载体档案数字化副本。
迁移migration将源系统或存储介质中的数据向目的系统或存储介质进行转换存储的过程。
元数据metadata描述档案数字资源内容、结构和背景的数据。
资源库resources database按照一定逻辑关联关系进行组织、存储，便于管理和检索的数字资源的集合。
临时库temporary database为数据处理安全，对要进行规范化处理的数据创建的临时存储空间。
结构化数据structural data存储在数据库里,可用二维表结构来逻辑表达实现的数据。
非结构化数据unstructured data不便于用二维表结构来逻辑表达实现的数据。
注2：一般包括文本、图形、图像、影像、声音等。
异构档案数字资源heterogeneous digitized archives resources文件类型不同的非结构化数据以及依托不同操作系统或不同数据库系统的结构化数据。
规范化处理应确保档案数字资源格式规范。
文本文件标准格式包括XML、RTF、TXT、PDF、WPS、DOC、DOCX格式等。
数据文件标准格式包括DBF、XLS、XLSX格式等。
(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
目次前言1、范围2、规范性引用文件3、定义4、著录要求与数据库交换格式5、机读目录数据组织与交换要求前言本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。
目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。
本标准由四川省档案局提出。
本标准由四川省质量技术监督局批准。
本标准由四川省档案局起草。
本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1、范围本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。
本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。
企事业单位可以参照执行。
2、规范性引用文件下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T1 档案工作基本术语DA/T18 档案著录规则DA/T19—1999 档案主题标引规则DA/T22—2000 归档文件整理规则档案出版社《中国档案分类法》（1997年版）档案出版社《中国档案主题词表》3、定义本标准采用DAT1和下列定义：3.1、档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
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北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式（北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号）1 范围本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规则GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式3 定义3.1档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
3.2档案著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3档案目录数据库将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。
3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5字段名称目录著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6字段名字段名称的代码。
3.7字段类型是指数据字段的基本属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9档案目录数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案目录数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的解释如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
4.1.2.2全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。
全宗号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.1.2.3全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。
4.1.2.4曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称,按时间顺序著录，曾用名称之间用“、”号相隔，须用全称。
4.1.2.5时间：用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文无法确定的时间补“0”。
4.2案卷目录数据库结构及使用说明4.2.1案卷目录数据库结构案卷目录数据库结构表4.2.2案卷目录使用说明4.2.2.1目录号：全宗内案卷目录类别的代号。
目录号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.2.2.2案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。
案卷号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.2.2.3档案复制类型及编号：与本卷档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。
4.2.2.4案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的主要内容。
一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或题名不能揭示案卷主要内容或过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后再著录。
案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。
4.2.2.5卷内文件起始、终止时间：案卷内档案文件的起止时间。
4.2.2.6页数：案卷内的总页数。
4.2.2.7保管期限：案卷所划定的保管期限。
4.2.2.8开放状态：案卷是否开放，如“是”或“否”。
4.3文书档案文件目录数据库结构及使用说明4.3.1文书档案文件目录数据库结构文书档案文件目录数据库结构表4.3.2文书档案文件使用说明4.3.2.1案卷（盒）号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷目录内一个归档盒的代号。
案卷号（盒号）由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.2册号：案卷目录内每一个案卷中多册的代号。
二位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.3页（件）号：档案文件的首页号或件号。
页（件）号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.4档案复制类型及编号：与本件档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号等。
4.3.2.5责任者：团体责任者和个人责任者全称。
4.3.2.6文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。
4.3.2.7文号：原文件编号。
4.3.2.8文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如19730608。
4.3.2.9分类号：档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。
4.3.2.10主题词：是用以表达主题概念的规范或非规范词和词组。
4.3.2.11保管期限：案卷所划定的保管期限。
4.3.2.12开放状态：文件是否开放，如“是”或“否”。
4.3.2.13密级：文件保密程度的等级。
4.4婚姻登记档案目录数据库结构及使用说明4.4.1婚姻登记档案目录数据库结构婚姻登记档案目录数据库结构表4.4.2婚姻登记档案使用说明4.4.2.1姓名：结婚（离婚）双方当事人姓名，著录时将男女方姓名用空格隔开。
4.4.2.2申请人身份证号：结婚（离婚）双方当事人身份证件号码，著录时将男女方身份证号用空格隔开。
4.4.2.3登记日期：结婚（离婚）登记具体日期，用8位阿拉伯数字著录，如19730608。
4.4.2.4登记性质：结婚、离婚或补证。
4.4.2.5结（离）婚证书字号：证书字号，按原文照实著录。
4.4.2.6承办机关名称：婚姻登记的办理机关名称。
4.5招工档案目录数据库结构及使用说明4.5.1招工档案目录数据库结构招工档案目录数据库结构及字段表4.5.2招工档案使用说明4.5.2.1招工单位：招工单位全称。
4.5.2.2单位性质：招工单位性质，全民或集体。
4.5.2.3原单位：招工前所在单位全称。
4.5.2.4招工日期：招工审批日期，用8位阿拉伯数字著录，如19741123。
4.5.2.5姓名：招工当事人姓名，以个人为单位分别著录。
4.6知青档案目录数据库结构及使用说明4.6.1知青档案目录数据库结构知青下乡档案目录数据库结构及字段表(表-1)知青返城档案目录数据库结构及字段表(表-2)4.6.2知青档案使用说明4.6.2.1姓名：当事人姓名，以个人为单位分别著录。
4.6.2.2学校：当事人所在学校全称。
4.6.2.3下乡时间：文件所记录时间，用8位阿拉伯数字著录，如19661021。
4.6.2.4下乡地点：当事人下乡具体地点。
4.6.2.5回城时间：批准回城时间。
4.6.2.6入户时间：户口办理完结时间。
4.6.2.7入户地址：具体户口所在地。
4.7房产档案目录数据库结构及使用说明4.7.1房产档案目录数据库结构房产档案目录数据库结构及字段表4.7.2房产档案使用说明4.7.2.1业主：房产产权人姓名。
4.7.2.2地址：房屋所在详细地址。
4.7.2.3房产证号：完整的房产证证号。
4.7.2.4发证日期：房产证发放日期，用8位阿拉伯数字著录，如19551206。
4.8照片档案目录数据库结构及使用说明4.8.1照片档案目录数据库结构照片档案目录数据库结构及字段表4.8.2.1照片号：一组照片或单张照片的编号。
4.8.2.2数字影象号：数字化照片存储编号。
4.8.2.3底片（翻转片）号：与照片相对应的底片或翻转片编号。
4.8.2.4参见号：与本组照片有密切联系的其他档案的编号。
4.8.2.5摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
4.8.2.6颜色：黑白或彩色。
4.8.2.7来源：照片的提供单位或个人。
4.8.2.8题名：本组照片的标题。
4.8.2.9文字说明：本组照片的说明，包括事由、时间、人物、地点、背景等要素。
4.9录音录像档案目录数据库结构及使用说明4.9.1录音录像档案目录数据库结构录音录像档案目录数据库结构及字段表4.9.2录音录像档案使用说明4.9.2.1盘号：同案卷号。
4.9.2.2文件编号：本盘录音或录像带内的若干文件的编号。
4.9.2.3轨道号：指带内文件存储位置。
4.9.2.4参见号：与本盘录音或录像带有密切联系的其他档案的编号。
4.9.2.5载体类型：录音带、录像带。
4.9.2.6文字说明：本盘录音或录像带记录的简要内容。
5 使用注意事项5.1带“*”的项目是可选项。
5.2汉字应使用规范化的简化汉字。
5.3数字一律使用阿拉伯数字。
5.4本标准规定目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角字符。
6 数据交换格式6.1跨平台、跨系统的数据交换通过扩展名为.DBF的Xbase关系型数据库文件格式实现。
6.2档案目录数据交换要求6.2.1.DBF数据库文件名格式：档案馆名称+档案目录数据库名称如：东城区档案馆照片档案目录数据库.DBF延庆县档案馆招工档案目录数据库.DBF6.2.2经过加密处理的数据交换文件，应将其解密后再进行交换。
6.2.3经过压缩、分割处理的数据交换文件，应将其解压缩、合并后再进行交换。