公司文件控制程序

公司文件控制程序

This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020

公司文件控制程序

1目的

为确保与公司有关的各个场所及时得到并使用文件和资料的现行有效版本，确保与公司有关的所有文件处于受空状态，特制定本程序。

2范围

本程序规定了文件的控制原则和方法，适用于本公司有关的所有文件的控制，包括适当范围的外来文件。

3 职责

企管部负责文件和资料的归口管理与控制。

各部门负责部门文件的资料的控制。

4 工作程序

文件类型

公司质量体系文件主要包括质量手册、程序文件、作业指导书和各类记录文件、及外来文件。

质量手册阐明了公司质量方针和质量目标，并对公司质量体系进行纲领和概括性的描述。

程序文件，主要描述为实施过程所涉及各职能部门的活动，是为完成某项活动而规定途径的文件。

作业指导书和各类记录文件，是对具体的作业活动给出指示的文件。包括：生产工艺规程，、作业指导书、原辅料和

包装材料质量标准、产品质量标准、设备操作维护规程、设备清洁规程等。

2

外来文件：各类标准和顾客提供的技术文件。

文件的起草、审批及定稿

质量手册由企管部负责起草，总经理批准。

程序文件由该项活动的主管部门负责编写，相关部门负责人会审，企管部负责人审核，总经理批准。

其他文件由主管部门起草，企管部负责人审核，分管经理批准。

外来文件由相关职能部门负责人审核其适用性和现行有效性，部门经理批准。

文件由企业管理部组织会稿，并将文件草稿复印一定份数，与会稿单同时送至有关部门，以便提出修改意见。

参加会稿人员收到文件草稿及会稿单后，于三天内提出意见写在会稿单下半面(不够时可另附页)，签名后返回企业管理部。

会稿后的文件草稿及修改意见，由文件批准人协调裁决。

文件内容要求

适用性：文件内容应符合国家相关法律、法规和国家相关标准的要求，满足公司经营管理和企业发展的需要，规范企业和员工的行为，持续提高公司管理水平。

准确性：语言文字简练、明确、易懂。

统一性：文件的结构和格应符合规定，保持一致。

协调性：各类文件及描述同一活动的不同文件之间应协调一致，确保使用处均能获得适用文件的有效版本。

文件的执行

经批准发放的文件按填写的实施日期执行。

文件的发放

文件发放前，由文件的审核部门确定发放范围，经原批准人批准后执行，加“受控”

标识。

文件的使用部门到企业管理部领取所需要的文件并在文件控制单上签字。

各部门确因工作需要须增加受控文件份数时，将所需要的文件份数报企业管理部，经审核同意后由

部门统一领取，并负责将受控文件发至相关岗位。

文件发放后，由企业管理部将文件发放控制单集中存档。

当文件破损影响使用时，应重新到企业管理部办理领用手续，交回破损文件，由文件管理员销毁，并作记录。

当受控文件在使用处丢失时，当事人应写丢失报告，经本部门负责人批准，到企业管理部重新办理领用手续，补发时应予以新的发放号，在原“文件发放控制单〈见附录E〉”上注明作废，必要时，通知相关部门以防止误用，丢失报告由企业管理部保存。文件变更版本后，由企业管理部按原受控发放范围发放新文件，同时收回过时的文件。