某集团行政办公室工作流程

————湖南石磊文化传播集团————

行政办公室工作流程

目录

第一部分行政制度

一、总则

二、办公场所管理制度

1、员工行为规范：

2、办公用品管理

3、固定资产管理

4、公用书报管理

三、印章使用和管理制度

四、上传下达制度

1、呈报

2、发文

3、收文

4、会议管理制度

五、档案管理制度

六、后勤保障管理制度

1、会议接待

2、车辆管理

第二部分流程

1、呈报流程

2、客户接待流程；

3、发文处理流程；

4、收文处理流程

5、办公用品采购流程

6、办公设备维修流程

7、固定资产请购流程

8、印章刻制流程

9、印章使用流程

10、印章报废流程

11、档案归档、借阅流程

12、档案销毁流程

13、档案归档流程

14、合同管理流程；

15、会议管理流程

16、车辆管理流程

第三部分表格

1、《办公用品请购单》

2、《固定资产请购单》

3、《办公设备报修申请单》

4、《印章使用申请表》

5、《印章刻制申请表》

6、《印章报废申请表》

7、《呈报单》

8、《收文处理单》

9、《会议计划审批表》

10、《会议预算金额表》

11、《会议签到表》

12、《档案归档登记表》

13、《档案归档登记表（总表）》

14、《档案借阅登记表》

15、《档案销毁登记表》

16、《用车申请单》

17、《派车单》

18、《车辆使用记录表》

19、《车辆使行驶记录表》

20、《车辆登记卡》

21、《车辆登记表（总）》

22、《燃油效率及油耗量结算表》

23、《行驶事故处理报告书》

第一部分行政制度

（一）总则

一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

（二）办公场所管理制度

一、员工行为规范：

①公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神，做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。

②待人接物态度和蔼，言行举止文明礼貌，接听电话语调温和亲切。

③增强时间观念，提高工作效率和质量，上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，工作时间不在网上玩游戏。

④上班时间做到精神饱满，仪表穿戴端庄大方。

⑤办公场所要保持整洁、卫生；保持肃静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调；不准在非指定地点抽烟。

⑥严守纪律，服从大局，坚持工作请示报告制度，逐级负责，各司其责。

⑦严格遵守保密纪律，杜绝泄密事故发生。

二、办公用品管理：

1、办公用品采购流程

填写申购单→行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批→采购→验收入库领用→办公用品的采购

①请购人如实填写请《办公用品请购单》经部门负责人签字后及时上交行政办公室。

②所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。

③坚持集体采购制度，急用现买零散物品实行特事特办原则，批量、贵重物品由采购人员及有关领导全程参与采购工作。

2、办公用品的保管

①办公用品由行政办公室专员负责保管；购入批量的办公用品应及时入库储存，在办公用品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等，并签字。

②阶段性使用或暂时闲置的物品（电暖器、电扇等），要妥善保管，随时待用。

③每月月底进行办公用品库存盘点，确保账物相符。

三．固定资产管理

固定资产管理总原则：谁用谁负责，维修归行政。

1、固定资产的划分标准和分类

企业的劳动资料，按其使用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品，根据国家有关规定，列作固定资产一般应具备下列条件：1、单位价值在人民币200O元及以上。2、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具，以及其他与生产经营有关的设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品，使用期限超过两年的列作固定资产。不符合上述条件的劳动资料，列作低值易耗品。

2、固定资产的购建、登记与计价

①请购：由请购人填写《固定资产请购单》。

②审批：依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。

③购置：由归口行政办公室统一购置。

④报帐：购置人凭发票和《固定资产请购单》到财务部门报帐。

⑤登帐：资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”，对所购资产予以登记并负

责到人。

⑥建卡：行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的，建立固定资产卡片，一式三份，财务部留一份，行政办公室一份，另一份由资产使用部门保存 (见请购流程图)。流程图：

请购→审批→购置→报账→登帐→建卡

3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废

①为保持固定资产的正常生产能力，保证固定资产的正常使用年限，企业必须对固定资产进行定期或不定期的修理。

②办公用品的维修统一归口有行政办公室负责，报修人必须先填写《办公设备报修申请单》，严格执行行政程序。

③固定资产转让，必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的无偿转让，由总裁审批。

④固定资产在公司内部转移，必须办理固定资产内部转移手续，转移手续由转出部门办理，要及时变动固定资产卡片。

⑤在清查固定资产时，发现固定资产盘盈、盘亏，应查明原因，及时办理有关手续。

⑥固定资产的报废由使用和保管部门提出申请，并按审批权限办理报废手续。未经批准之前，不得随意拆除或变价出售其实物。

三、公用书报管理

1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志，集中收发和管理。

2.公司员工岗位所需的业务书籍，个人报请部门负责人和行政办公室，总裁审核同意方能购买。

3.所有购买来的图书，一律到行政办公室验收、登记、编号，并在发票上签字。

需要阅读者，办理借阅手续。

四、公司门禁管理规范

1.外来人员因公需进入公司，应先登记，经接洽部门或相关人员同意后，再给来访者指出接洽部门位置。如接洽部门或相关人员不在或有其他原因不愿接见的，前台应委婉拒绝，请其外出。

2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发，前台应及时准备做好收、发工作，并例行登记。

3.下列外来人员严禁进入公司：

①携带易燃易爆及危险品的人员。

②不明身份、衣冠不整的人员。

③推销产品及收购废品的人员。

④非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝登记检查者。

⑤来访人员报不清受访部门及受访人者。

4.接待来访人员时，各部门接待人员应加强保密意识，如客人翻阅办公桌的资料时应予以制止。

5.上班时间，集团总部人员原则上严禁接访客人，若有特殊情况，需向直属上司说明，经同意后在公司会议室会客，时间不能超过十五分钟。

（三）印章使用和管理制度

一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理，专人负责。

二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写《印章使用申请表》经部门总监及总裁签字后方可用印；