桐庐县档案接收规范及实施办法

桐庐县档案接收规范及实施办法
第一条进馆单位要严格按照国家有关标准整理档案，做到档案分类科学、档号编制规范、实体排列有序、检索体系完备。

第二条进馆单位应根据国家档案局和国家业务主管部门制定的各门类档案保管期限规定，做好进馆前的档案保管期限调整工作，向桐庐县档案馆移交保管期限为永久与30年的档案。

第三条进馆单位应根据国家档案局、国家保密局《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，做好进馆前保密档案的密级变更和解密工作，同时根据档案内容，以公函形式提出档案开放和限制利用的意见，以确保档案开放工作的准确性。

第四条进馆单位必须按照档案保护技术要求，对移交档案进行杀虫、消毒处理，确保档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀等现象。

第五条进馆单位应严格按照《全宗指南编制规范》的要求编写全宗指南，并编制符合要求的组织沿革、分类方案，随同进馆档案一起向桐庐县档案馆移交。

第六条进馆单位应按照国家有关要求编制进馆档案的案卷目录、全引目录、归档文件目录、机读电子目录等必备的检索工具，随同档案资料一并移交。

各种检索工具应打印一份并装订成册，机读目录应符合《浙江
省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》并刻录成光盘或移动硬盘移交。

第七条进馆单位应根据《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》和《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》等有关规定，做好永久保存档案的数字化工作，并做好目录与全文的挂接工作。

在移交纸质档案的同时，向桐庐县档案馆移交相应的数字化档案光盘或者移动硬盘。

第八条进馆单位应将有助于了解或补充档案内容的各种重要编研材料、书刊、资料等，随同档案一起向桐庐县档案馆移交。

第九条县直机关、团体、省属企事业单位形成的档案，一般自形成之日起满10年向桐庐县档案馆移交。

第十条已撤销机关、社会团体和合并、转制、破产的企事业单位的档案，经整理后即按有关规定向县级主管单位或县档案馆移交。

第十一条县级及以上重大活动档案，由组织承办单位或承担组织、承办主要工作的单位，在重大活动结束之日起4个月内向桐庐县档案馆移交。

第十二条县重大建设项目档案在项目竣工验收3个月内由主管部门向桐庐县档案馆移交。

第十三条对单位保管条件不善的档案，经桐庐县档案局同意，桐庐县档案馆根据实际情况，可以提前接收进馆。

第十四条对专业性较强或者需要保密的档案，经桐庐县档案局审批同意，可以延长有关档案的移交时间。

第十五条对涉及民生及社会各界利用需求迫切的档案，为提高档案资源的时效性，经桐庐县档案局认定，可以提前接收进馆。

第十六条法律法规对接收时间另有规定的从其规定执行。

第十七条为确保移交档案质量，档案移交前，桐庐县档案馆将依据《浙江省档案登记备份管理办法》，根据已登记备份情况，组织人员对进馆档案的数量和质量进行核查验收。

由桐庐县档案局保管利用科负责纸质档案进馆前的整理质量、档案开放解密工作的检查；桐庐县电子档案登记备份中心对纸质档案数字化成果进行质量评估，并出具评估报告。

对不符合要求的，进馆单位必须及时进行补充、完善和整改。

检查验收合格后，纸质档案和数字化成果一并接收进馆。

第十八条交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写《档案移交清册》。

交接文据一式三份，在交接双方签字盖章后，档案馆保存两份，移交单位一份，以作凭证。

附件1：
浙江省档案登记备份管理办法
第一条为了加强档案管理，保障档案信息的真实、完整、有效，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条本省行政区域内档案登记备份的实施及监督管理，适用本办法。

第三条本办法所称的档案登记备份，是指档案行政管理部门定期记录机关、人民团体、有关企业事业单位和有关重点建设项目的建设单位（以下统称单位）的档案管理情况并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动。

本办法所称的档案，包括文字、图表、声像、数码等各种形式的历史记录。

单位的具体范围，由县级以上人民政府档案行政管理部门根据国家和省的相关规定确定。

第四条县级以上人民政府应当加强档案登记备份工作的领导，保障经费投入，协调解决工作中的重大问题。

县级以上人民政府档案行政管理部门负责本行政区域内的档案登记备份工作；国家综合档案馆按照本办法规定承担档案备份具体业务工作。

县级以上人民政府其他有关部门应当按照职责做好档案登
记备份相关工作。

第五条单位应当每年向本级档案行政管理部门报送本单位的档案管理情况，由档案行政管理部门对下列事项进行登记：（一）档案类别、总量，数据库名称及容量；
（二）当年整理、归档的情况；
（三）有否自行采取的档案备份措施；
（四）其他事项。

第六条档案行政管理部门应当对单位报送的档案管理情况予以核实，并根据单位档案的价值和国家档案灾害防治要求，提出实施档案备份的意见和档案安全管理的相关建议。

第七条属于下列范围之一的单位档案应当进行备份，国家另有规定的，从其规定：
（一）依法应当保管30年以上的档案；
（二）列入国家基本专业档案目录的档案；
（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；
（四）其他应当进行备份的重要档案。

前款所列档案，单位有专门档案馆等设施，已按相关标准规定的安全保障要求进行管理的，经办理档案登记的档案行政管理部门同意，可以不再备份。

档案备份的周期，由办理档案登记的档案行政管理部门根据档案的价值和安全性、数据容量和变化频率、相关标准以及
备份成本等因素确定。

省档案行政管理部门应当按照安全、必要、效益的原则，制定档案备份范围和周期的具体规定。

第八条单位应当根据档案行政管理部门确定的档案备份范围、周期，将相关档案以电子形式复制，形成档案备份数据后报送国家综合档案馆。

档案备份数据应当符合档案行政管理部门按相关标准确定的格式和质量要求，其内容应当具有真实性和完整性。

国家综合档案馆接收档案备份数据时，应当对档案备份数据进行检测。

不符合要求的，国家综合档案馆应当告知有关单位按规定要求重新报送。

第九条国家综合档案馆应当按照国家和省档案信息化建设要求，同步规划、建设、运行档案备份管理平台及安全防护设施，加强安全管理，提高防范攻击、篡改、病毒、瘫痪和窃密的能力。

第十条单位、档案行政管理部门及国家综合档案馆在档案登记备份工作中，应当严格执行保密制度，落实保密措施，切实做好涉密档案的保密工作。

具体办法由省档案行政管理部门会同省保密工作部门根据国家、省有关规定制定。

第十一条单位、国家综合档案馆可以委托中介服务机构从事非保密档案的数字化加工等具体技术工作。

中介服务机构及其工作人员应当保守工作秘密，并不得为
完成受委托的工作事项以外的任何目的使用或者提供他人使用其工作中获知的档案信息。

档案行政管理部门应当加强对档案中介服务活动的监督和中介服务人员的指导培训，提高档案中介服务的质量和水平。

第十二条档案行政管理部门应当组织制定档案信息突发事故与灾害应急预案，明确应对职责和措施。

发生档案信息安全突发事件的，国家综合档案馆应当立即启动应急预案，采取应急措施，提供数据恢复服务。

第十三条档案备份数据依法受保护，非经报送单位同意，国家综合档案馆不得向社会提供查询和利用，法律、法规另有规定的，从其规定。

第十四条国家综合档案馆可以根据单位的要求，就单位有关档案的内容与档案备份数据是否具有一致性提供书面证明。

第十五条违反本办法的行为，法律、法规、规章已有处罚规定的，从其规定。

第十六条不按照本办法规定办理档案登记备份的，由档案行政管理部门责令限期改正；拒不改正的，可以建议有权机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理或者处分。

向国家综合档案馆报送伪造、篡改的数据用于档案备份的，由档案行政管理部门建议有权机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理或者处分。

第十七条档案行政管理部门、国家综合档案馆工作人员有下列情形之一的，由有权机关依法给予处理或者处分：（一）不按照规定开展档案登记备份工作的；
（二）伪造、篡改、损毁档案备份数据的；
（三）违反规定，为他人提供利用档案备份数据的；
（四）有其他玩忽职守、滥用职权行为的。

第十八条档案中介服务机构及其从业人员有下列情形之一的，由档案行政管理部门按照《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款、第三款和《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条规定给予处罚；造成损失的，责令赔偿损失：（一）损毁、丢失、篡改、伪造、窃取、倒卖档案或者档案备份数据的；
（二）擅自提供、复制、公布、销毁档案或者档案备份数据的。

第十九条本办法规定的单位以外的组织和个人拥有对国家和社会具有重要保存价值的档案的，鼓励其参照本办法规定自愿办理档案登记备份。

第二十条本办法自2013年2月1日起施行。

附件2：
各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制
使用范围的暂行规定
(1991年9月27日国家档案局、国家保密局发布)
第一条为正确处理保守国家秘密与开放档案的关系，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，制定本规定。

第二条各级国家档案馆保存的1991年1月1日前形成的标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的档案(以下简称涉密档案)，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。

对形成将满30年的涉密档案，原档案形成的机关、单位，认为仍属国家秘密的，应当自该档案形成届满30年之日前的6个月，通知(以文书形式，以下皆同)同级档案行政管理机关和国家档案馆，逾期未通知延长保密期限的，由各级国家档案馆按照本规定第七条办理。

第三条1991年1月1日前形成的未进馆的涉密档案，其解密工作由各档案形成机关、单位负责进行，在向各级国家档案馆移交前，要完成清理工作，否则不予受理。

第四条各级国家档案馆保存的1991年1月1日后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，
即自行解密。

第五条各级国家档案馆保存的经济、科学、技术、文化类涉密档案，根据需要认为有必要提前开放的，应当向原档案形成机关、单位发出要求提前解密的通知，有关机关、单位应当在接到通知的6个月内作出答复，未予答复的，档案馆可根据有关规定办理。

第六条原档案形成的机关、单位被撤销或者合并，对其所形成的涉密档案的密级和保密期限作出处理决定的工作，由承担其原职能的单位负责；无相应的承担机关、单位的，由有关档案馆负责。

第七条各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案，中华人民共和国成立后形成满30年的已解密的档案和未定密级的其他档案，凡涉及下列内容的应当控制使用：（一）涉及我党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案；
（二）涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案；
（三）涉及我党和国家秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源的，对社会开放会使保护党和国家安全与利益的措施、手段的可靠性降低或者失效的档案；
（四）涉及我党和国家及其领导人与外国政党组织及其领导人之间秘密关系的，对社会开放会影响两党、两国正常关系以及其他对外关系的档案；
（五）涉及民国时期敌特机关破坏我党地下组织的，为进行策反纯属捏造的，对社会开放会损害我党和国家及其领导人形象的档案；
（六）涉及领土、边界中敏感问题和战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案；（七）涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案；
（八）涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案；
（九）涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或损害民族形象的档案；
（十）涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案；
（十一）涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造
成被动、经济上造成损失的档案；
（十二）涉及外国在华机构形成的，对社会开放会引起档案所有权纠纷的档案；
（十三）涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案；
（十四）涉及尚有法律效力的中外产权、债权，对社会开放会引起外事纠纷并有损国家利益的档案；
（十五）涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案；
（十六）涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案；
（十七）涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案；
（十八）涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案；（十九）机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案；
（二十）除上述范围外，其他影响党和国家利益的档案。

第八条各级国家档案馆馆藏档案的划控工作，由档案馆负责组织力量，根据本规定的有关条款确定的标准负责进行，必要时聘请同级档案行政管理部门、保密工作部门和文件制发单位
组成专门小组共同进行。

被聘请的有关部门应当积极配合。

第九条各级国家档案馆对所保存的国家秘密档案和划入控制使用范围的档案，应当依照国家有关法规并根据实际工作需要，制定审批手续并严格执行，不得擅自开放或者扩大利用、接触范围。

各级国家档案馆应当对其工作人员进行保密教育，监督其履行保密义务。

第十条对违反本规定泄露国家秘密或者造成其他严重后果的行为人，应当根据有关法律规定酌情给予行政处分或者追究民事法律责任；情节严重的，依法追究刑事法律责任。

第十一条各级国家档案馆应根据本规定制定具体的工作细则。

第十二条本规定由国家档案局负责解释。

各级档案行政管理部门、保密工作部门对本规定的实施负有指导和监督的职权。

第十三条本规定自发布之日起施行，过去制发的有关规定凡与本规定相抵触的，以本规定为准。

附件3：
《浙江省省直单位文书档案目录数据库
结构与交换格式》
为适应档案现代化管理需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。

1、范围
1.1 本标准规定了建国后文书档案目录数据交换的格式与要求。

1.2 本标准适用于浙江省档案馆、省直单位档案室建国后文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2、定义
本标准采用下列定义：
2.1 档案目录
由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

2.2 目录数据库
将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3 案卷级目录
登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.4 文件级目录
登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。

2.5 数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

2.6 记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.7 字段
记录中可标识的特定范围数据。

2.8 字段名称
字段（著录项目）的显示名称。

2.9 字段名
数据库中用于字段实际存取的名称。

2.10 字段值
字段的取值范围，可以选择输入。

2.11 必须著录项目
指省直单位范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。

2.12 选择著录项目
指各单位可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录
项目。

选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段
名、字段、类型和长度。

3、数据库结构与著录格式
本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅰ》和《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅱ》等三种数据交换格式。

《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅰ》适用于文书立卷改革前的档案目录。

《文件级目录数据库结构与著录格式Ⅱ》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。

3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式
3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1)
案卷级目录数据库结构一览表
3.1.2 案卷级目录著录格式
3.1.2.1 全宗号、目录号、案卷号、题名、全宗名称、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总页数为必须著录项目，其他著录项目为选择著录项目。

3.1.2.2 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

全宗号用四位代码标识。

其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

如“J002”表示建国后2号全宗档案。

3.1.2.3 目录号：是全宗内案卷所属目录的代码。

目录号以三位阿拉伯数字标识。

可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

如“003”表示目录号。

3.1.2.4 案卷号：案卷排列的顺序号。

案卷号用三位阿拉伯数字
标识。

按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号，也不应有重复号。

如“123”表示案卷号。

若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。

如“123（2）”表示123号卷的第二卷。

3.1.2.5 题名：又称案卷标题，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

案卷题名不能提示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。

3.1.2.6 责任者：案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。

如“浙江省交通厅办公室”。

机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

例1：“中国共产党浙江省委”，通用简称为“中共浙江省委”。

例2：“浙江省科学技术厅”，通用简称为“浙江省科技厅”。

以上不应简称为“省委”、“省科技厅”等。

3.1.2.7 时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。

时间项著录到月为止。

时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。

如“198108”表示1981年8月。

文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。

月考证不出，以“0”补之。

考证不出准确年份，可著录大致年份。

如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。

3.1.2.8 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种，
用中文表述。

3.1.2.9 案卷总页数:指案卷内的文件总页数，用阿拉伯数字表示。

3.1.2.10 密级：指文件保密程度的等级。

案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。

按GB/T 7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下：
文献保密等级代码
著录时应著录汉字。

密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》，对已公开的政务信息应注明“公开”，国内级可不著录。

3.1.2.11 馆编案卷号：为档案馆编制的案卷排列的顺序号。

案卷号用三位阿拉伯数字标识。

按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号，也不应有重复号。

如“123”表示案卷号。

若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。

如“123（2）”表示123号卷的第二卷。

3.1.2.12 分类号：分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。

案卷内容有多少主题就标引多少分类号。

多个分类号之间用“；”间隔。

3.1.2.13 关键词：是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。

关键词可标引分类号的汉语类名。

多个关键词之间用“；”间隔。

3.1.2.14 主题词：主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。

文件内容有多少主题标引多少主题词。

多个主题词之间用“；”间隔。

3.1.2.15 载体规格：标准的文书档案，如16K，A4纸的文件不著录，其他特殊类型的档案应著录。

规格指档案载体的尺寸及型号。

例1：105mm*148mm；例2：3/4英寸。

3.1.2.16 载体数量：特种载体档案著录，其他档案不著录。

数量用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

3.1.2.17 附注：著录档案中需要解释和补充的事项。

3.1.2.18 全文标识：用于访问全文。

文件正文有电子文件形式的著录，无电子文件形式的不著录。

全文标识的具体著录格式与方法另文规定。

3.2 文件级目录数据库结构与著录格式Ⅰ。