公文种类及其主要区别

公文种类及其主要区别

⏹请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。

⏹报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

或者撤销下级单位不适当的决定事项。

⏹通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

⏹通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的

→批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批

复，而应使用复函予以答复。

⏹意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

⏹函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求

批准和答复审批事项。

⏹纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

⏹公文格式定义：

公文格式就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。

⏹幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸型，其成品幅面尺寸为：210mm*297mm

⏹页边与版心尺寸

⏹公文用纸天头（上边距）为37±1mm

⏹公文用纸订口（左边距）为28±1mm

⏹版心尺寸为156mm*225mm

⏹行数与字数一般每面排22行，每行排28字，并

撑满版心。特定情况可以作适当调整。

⏹字体和字号如无特殊说明，公文格式各要

素一般3号仿宋体字。特定情况可以适当调整。

⏹文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的

颜色均为黑色。

公文格式各要素编排规则

⏹版心内公文格式要素：版头、主体、版记三部分。

→版头：公文首页红色分隔线以上的部门为版头。

→主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上部分称为主体。

→版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记。

→版心外格式要素：页码

行文规则

⏹行文原则：确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性

⏹行文权限

→行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的上级单位。

→根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。

→同级单位必要时可以联合行文。联合行文时，按照主办、协办单位次序依次签发，原则上不使用复印件会签形式签发公文

→向不相隶属单位行文，其公文种类一般用“函”，同时公文中不得带有指示性的内容

⏹行文要求

→上行公文应遵循：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.除上级单位领导同志直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位领导同志个人报送公文，也不得以本单位领导同志名义向上级单位报送公文。

3.除上级单位有明确要求外，不得以本单位内设部门名义越级向上级单位报送公文。

4.下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

5.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位

→下行公文应遵循：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.涉及多部门管理事项的，应当联合行文。部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。

3.向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该单位的另一个上级单位。

会议通知写法

⏹拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议

题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿要安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要时需附“会议回执”。

⏹“会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系方式等，

必要时还应注明到达及返程时间等。

会议纪要的基本写法

⏹会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、

组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。

⏹收文办理的程序

⏹签收。接收公文时，应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确

认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收特急公文

应注明签收时间。

⏹登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

⏹初审。对收到的公文应当进行初审。

⏹审核重点是：来文是否属公文受理范围；是否应当由本单位办理；涉及其他

单位（部门）职权范围内的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式

是否规范；是否符合公文起草的其他要求等。对不符合规定的公文，经本单

位相关负责人批准后可退回来文单位，并说明理由。

⏹承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公

文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个及以上部门承办的事项，应明确主办部门。对紧急公文，应标明办结时限。承办部门收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

⏹传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理

公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

⏹催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公

文或者重要公文应当由专人负责催办。

⏹答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

⏹收文的分类

⏹收文办理中，一般可将来文分为两大类：一是办件，二是阅件。主送本单位

需要答复、汇报或反馈结果的公文为办件；主送和抄送本单位领导同志、有

关部门阅知的公文为阅件。

⏹同时，还可根据公文办理的时限要求、涉密程度、行文方向等进行分类。如

按办理的时限要求可分特急件、急件和普通公文；按涉密程度可分为绝密、

机密、秘密和非涉密公文；按行文方向可分为上行文、下行文和平行文。

⏹收文的分转