采购流程文件——完整版

1.0 目的

1.1 为使一切采购事宜有规范可循，特制定此程序。

2.0 范围

2.1 凡公司各部门对外一切采购事宜均属之。

3.0 权责

3.1 请采购权责

注：请采购核准权限参考『核决权限办法』办理

3.2 财务部：负责办理采购付款事宜。

3.3生产部经理：负责工程发包之招标及发包事宜。

4.0名词说明

4.1原料：凡现存供直接生产用之原料或须经过加工后才供生产

用者皆属之。

4.2物料：凡直接供生产使用但无法直接计入产品成本，如铁桶、

塑料桶、包装用纸箱等。

4.3转售产品：凡直接自外界购入，不须经加工过程即可供应销

售之货品皆属之。

4.4资材设备(列帐)：包括不动产、生产设备、电脑设备、运输

设备经济耐用年限超过一年者，金额人民币2000元(含)以上

者统称之。

4.5保管品(列管)：指耐用年限超过一年，但金额超过200元不

超人民币2000元者，且需以财产编号列管的物品。

4.6办公总务用品及日常杂项：指一般所需之文具、清洁用品、

日用品、电脑耗材、公司制服等。

4.7消耗品：系指除原物料外之厂务制造需要耗品，如打包带、

气泡纸、P E、膜手套等。

5.0作业说明

5.1请购

5.1.1 请购原物料由需求部门先向生产部门提出需求，并由生产部门开出『请购单』交管理部

门采购，到货时间应符合采购周期表之规定。

5.1.2 若向国外请购样品，需求部门向研发中心提出需求，由研发中心开具『物品需求单』交

由管理部采购。

5.1.3 『请购单』交单时间原则上定于每天上午9：30，下午14：00各一次。

5.1.4 采购周期和最少采购量如采购周期表。

5.1.5 生管人员应每天对ERP程序之『未结请购查询』进行查看，对未结请购单，请购人员应

与采购人员确认未结原因后，再决定是否需作异常结案。

5.1.6 总务用品采购，每个部门须在每月25日之前将后一个月所需要的总务用品数量和明细填

写『物品需求单』后交于管理部总务人员，总务将于每月27日之前将汇总后的总务用品清单交于管理部采购人员，采购人员须在下月5日之前将总务用品采购进公司，并有总

务人员验收，总务再将各部门需求之总务用品按各个部门需求明细分发于需求部门。5.1.7 资材设备请购

列明所购物品具体名称、型号、技术服务等条款，确保所购物品满足我公司要求，特别订制的物品，需技术部门与供应商签订《技术协议》，并由技术人员与供应商双方签字认可，《技术协议》作为合同的附件与合同一样具有法律效力。

5.1.8 劳保类及化学品实验室消耗类请购

需求部门填写『物品需求单』经签核后，交由部门统计人员定于每月1日和15日将汇

总后的物品需求单交于采购人员，采购人员每月进行两次集中采购。

5.1.9 五金及阀门、轴承类请购由生产部门从ERP中开具『请购单』交由管理部采购

，采购人员每月进行两次集中采购。

5.1.10 房屋建筑、设备及相关工程发包需求单位应依流程填写『资材设备请购单』，依核

决权限办法签核后，再由生产部经理负责相关招标工作之进行。

5.1.11 紧急采购由申请人填写暂支单，须经权责主管核准后方可采购，发票带回交给采购

报帐。

5.2.询/比/议价

5.2.1采购执行部门收到需求部门之请购时，即应决定对需求之物品进行采购作业。

5.2.1.1原物料采购部分询比议价流程

（A）采购人员应在相关网站对所需之物品了解其

即时的价格行情。

（B）主要原物料，采购人员应与需求部门协调整短期或长期的用量，经询比议

价后，将供应商之『报价单』附于『采购订单』之后，交权责主管签核『采

购订单』后方可与供应商签定短期或长期采购合同。

（C）未有签定短期或长期合同之原物料，除特殊原因外，采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价，唯经权责主管确认之供应商和价格方可进行后续之采购作

业。

（D）保密类及大宗原物料(详见集团采购管制清单)因为集团采购管制，本地采购人员需依集团采购中心指定之供应商及单价进行采购，故不需做询、比、议价之作业。

5.2.1.2.杂项采购部分询比议价流程：

（A）采购人员须列出主要总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材用品清单，找寻2-3家供应商供采购询比议之用，并将询议价之结果记录于『采购询价记录表』

上。

(B) 主要总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材用品清单，采购人员应与需求

部门协调整个短期或长期的用量，经询比议价后将供应商提供之『报价单』经权

主管签核后方可与供应商签定短期或长期采购合同，直至合同到期另进行询比议

流程。

(C)除特殊原因外，未有签定短期或长期合同之总务用品/劳防用品/五金耗材用品/实

验室耗材用品，单价在200元以上或总金额在2000元以上“零星采购明细表”

应连同两家（含）以上供应商报价单呈主管核准方可进行后续之采购作业。

(D)紧急临时外出采购之物品(金额在500元以下) ，须经权责主管核准后方可采购，

否则须按杂项采购询比议流程。

(E) 快速消费品，经主管核准后，可以在大型超市进行采购，不用进行询比议价。

（F）采购金额在200元以下，采购员可以自行进行采购。

5.2.1.3资材设备部分询比议价流程

(A) 采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价之后，

已经核准之『资材设备采购订单』上，连同供应商确认之『报价单』(每家供应商

均需有报价单)，呈请权责主管签核，唯呈权责主管核准之供应商和价格方可进行

后续之采购作业。

（B）家用电器类物品，如在国美，苏宁等大型家电厂商购买，经主管核准后，可以进行采购，不用进行询比议价。

5.2.1.4 房屋建筑、设备及相关工程发包由生产部经理负责招

标，需有２家以上符合资质之厂商进行询、比、议价；

并依『核决权限办法』签核后，方可进行后续发包作

业。

5.2.1.5 运输：采购自行提货之产品车辆和委托送货车辆应具备相关运输资质，并且要与运输

公司签定运输合同，如果产品特殊，价格高昂等，需要对所运输产品进行投保。

5.3.采购

5.3.1 一般性采购：依规定由采购执行部门负责对外采购事宜，采购类型及适用表单见8.1。

5.3.2 资材设备之采购：依『财产管理办法』规定办理,通过ERP请、采、验。

5.3.3 生产部依采购周期提前向管理部提报生产需求。

5.3.4 原料、物料之采购。

5.3.4.1 采购人员根据生产部门提供之『请购单』向现有合格供应商采购，开立『采购订

单』。内容包括品名、数量、交货期、单价、制造厂商以及供应商名称。

5.3.4.2 原物料从采购到到货需要一定时间，公司原料从请购至到货的时间以制定采购周

期为准。原则上应该在合理的时间内执行采购行为。

(A) 紧急采购

（a）相关定义

紧急采购：请购要求到货周期小于采购周期之采购行为。（见采购周期表）

请购要求到货周期：要求到货日期-请购日期（遇到双休日-2天）

（注：当天之请购单在下午4:30以后提出则当天之采购日期为无效采购日

期；采购周期为1天之采购，请购需于当天14:00前提出，反之为紧急采购。）（b）同一原物料非常规采购若达三次，须建立供应商基本资料并填写『原材料承认单』送QS2E部门评估，依材料承认控制程序执行。同时将相关单据（如产

品说明书/产品检验报告/MSDS）其中之一附于原材料承认单后。