实物档案管理办法

实物档案管理办法

1主要工作依据

1.1《中华人民共和国档案法》

1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-2009

1.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号) 2管理职责

2.1档案部门是实物档案归口管理部门。负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。

2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。

3归档要求

3.1归档范围

反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;

3.1.2公务活动中获赠的纪念品;

3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;

3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。

3.1.5其它有保存价值的实物。

3.2归档时间

对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。

3.3归档原则

3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。

3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。

3.4归档份数

归档的实物档案一般一式一份。

3.5移交手续

实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》 (见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。各留存一份以备查考。

4整理

4.1整理原则

4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

4.1.2凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

4.1.3每件归档实物与对应电子文件同时归档。

4.2整理方法

4.2.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否归档。4.2.2实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，应作为永久保管。

4.2.3归档实物以件为单位进行整理。

5排列及编制档号

5.1归档的实物档案应按时间顺序排列，编流水号，一件一号。

5.2实物档案的档号由“年度-实物档案代号-件号”组成。如:2014-SW-001。

5.3归档的实物档案应在空白处粘贴标签，标签号与档号相一致。

6编目

实物档案目录可设置档号、类型、题名、颁发单位、颁发日期、保管期限、备注(见图2 )。

-档号，填写实物档案归档号，应按“年度-实物档案代号-件号”逐件编写。-类型，指实物种类，包括奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等载体。-题名，所获奖项的标题名称。

-颁布单位，颁布实物奖项的单位。

-颁发日期，奖项实物上所标明的时间。

-保管期限，实物档案的保管期限用“永久”表示。

-备注，注释实物奖项所需说明的情况。

7入库排架

实物档案应按年度顺序排列上架.

8保管

8.1实物档案作为一个门类的档案，应有专门的库房或柜(架)陈列保管。

8.2存放实物档案的库房和柜(架)应保持整洁，定期除尘，应防光、防潮，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。

8.3对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱(拒)密闭进行保存。

8.4对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，借出档案部门的实物档案，必须经公司主管档案领导签字方可办理。

8.5易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。

8.6有条件的单位应建立实物档案库房，设立实物档案专用柜(架)，作为专门