文件标准化管理办法

文件标准化管理办法

（试行版）

修改记录

发送部门：

1、目的：通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序；

2、范围：本管理办法适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理；

3、定义：

3.1公文：是指公司在处理各种公务时使用的应用文书包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要；

3.2制度（程序）：是指要求公司所有员工共同遵守的按一定程序办事的规程性文件；

3.3办法：是指公司针对某项工作依照其所需标准制定的管理的文件；

3.4标准：是指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；

3.5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称；

3.6记录（表单）：指公司对某项工作的各工作环节、结果进行记录可供事后追溯该项工作完成质量的证据性文件，主要为表格形式；

4、权责：

4.1总经理负责公司办法、制度、标准、计划、表单和以公司名义下发的公文的批准；

4.2常务副总负责办法、制度、标准、计划、表单的审核；

4.3各部门负责本部门相关文件资料的编写、审核、校对工作；

4.4办公室负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各部门文件资料管理情况进行监督检查；

4.5各部门负责以本部门名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档；

5、内容

5.1文件资料的编写格式

5.1.1文件资料的用纸标准：

公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张；图纸表格等不宜减小时该页应按以上纸型尺寸折叠装订；张贴的公文用纸大小根据实际需要确定；

5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则：

5.1.2.1 根据文件内容的编排划分“章”就是一个章节包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次；章、条、款均用阿拉伯数字编号；

5.1.2.2 “章”应左起顶格书写如第1章用“1、”标注，写该章的标题标题一行书写不够时可另起一行这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写，章与章之间应空一行编排；

5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下空一格加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条用“4.1”表示后空一格书写该条的标题；如果一章的各条根据需

要再分为若干下一层次的小条其编号表示方法同上，如第4章第2条再分3小条则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”如果“4.2.1”再分为2个小条则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次即只以4位数字表示为限下一层次的内容用“款”的形式进行叙述可用特殊符号“1）”编号；

5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准

5.1.3.1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:

1）标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号宋体字，行距为1.5倍；

2）纵向行文排版时A4型纸页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米，上下行距为1.5倍行距；

3）横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米，上下行距为1.5倍行距；

4）非红头公文排版按印刷的标准纸张使用字体、行距应符合以上要求；

文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字；章的标题采用小四号宋体字加粗；记录编号应在右上角用四号黑体字；

5.1.3.2一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准)的字体、排版、装订标准:

1）封面:公司名称采用二号黑体加粗书写，标题采用小初宋体加黑书写，文件编号采用三号宋体加黑书写；

2）正文标题应采用小二宋体加黑，正文应采用小四号宋体字，页眉页脚采用五号黑体加黑书写；

4）纵向行文排版时A4型纸页页页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距

为2.5厘米，上下行距为1.5倍行距；页眉为1.7厘米，页脚为1.5厘米；

5）横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米，上下行距为1.5倍行距；

6）章的标题采用小四号宋体加粗；

7）页码从修改页算起；

8）记录（表单）编号应在右上角，用五号黑体加粗；

5.1.3.3文件资料一般左侧页装订，纵向装订线左则为0.8厘米，横向装订线左则为1.8厘米，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整性；

5.2文件资料的撰写格式及内容

5.2.1文格式及内容：

5.2.1.1红头公文格式及内容：

1）红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门，印发部门和印发日期等部分组成；

2）发文部门应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办部门应当排列在前；

3）公司的红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当：正文采用3号宋字体；

4）发文字号，包括公司（部门）代号年号发文序号，年号一律用全称，并用方括号[ ]；联合行文，须标明主办部门；

5）上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名；

6）红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文部门（红头文件标题中，发文部门可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号；

7）主送部门，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号，主送部门的全称、简称，均应使用统一的表达形式；公文不得多头主送；

8）红头公文如有附件，应当在正文之后、签发部门和时间之前注明附件顺序和名称；

9）成文日期，以领导签发日期为准；联合行文，其成文时间以最后签发领导人的签发日期为准；

10）公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发部门和成文时间相叠，联合上报的非法规性文件，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，联合发文部门均应加盖公章，主办部门的印章应排列在前；

5.2.2.2一般公文格式及内容：

1）一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、签发部门和签发日期等部分组成；

2）发文部门应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办部门应当排列在前；