商务信函的写法

商务信函的写法

您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函写作前言

作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

商务信函的重要性

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？

是的，答案是肯定的。

让我们一起来看看以下的调查结果。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？

[参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件？

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

供应商如何答复买家提出的要求？

供应商多久做出答复？

供应商是否愿意对产品进行修改？

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

供应商的信用如何？

供应商的银行信用记录如何？

供应商银行帐户开立的年数？

大致的通常收支情况？

银行给供应商的贷款额度？

银行对供应商的帐户情况是否满意？

供应商贸易往来的信用如何？

合作者与该供应商的合作年数？

供应商可承受多大的定单？

交货是否及时？

是否能准确地完成定单？

供应商是否使用了标准质量管理认证体系？

比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points (适用于出口美国的海产品)

由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函的基本结构

传统信件

这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头The heading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号（写信人的名字缩写）和日期The sender name and the date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址The inside address

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由The subject heading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼The salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文The body of the letter

信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8、结尾语The complimentary close

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

9、结束语The complimentary close

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best

Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

10、签名The signatrue

写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

11、附件Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

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电子邮件

众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期