公司文件管理规定-精选.pdf
公司文件管理规范通知
公司文件管理规范通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，
特制定本《公司文件管理规范通知》。
请各位员工严格遵守以下规范：一、文件分类存档
所有文件应按照不同的类别进行分类，包括但不限于财务文件、
人事文件、行政文件等。
每个部门应建立相应的文件存档系统，确保文件存放有序，易于
查找。
二、文件命名规范
文件命名应简洁明了，避免使用过长或含有特殊字符的命名方式。
建议采用日期+文件内容的方式命名，以便快速识别和检索。
三、权限管理
不同级别员工应设定不同的文件访问权限，保护公司敏感信息不
被泄露。
离职员工的权限应及时注销，避免信息泄露风险。
四、定期备份
定期对重要文件进行备份，确保文件不会因意外事件而丢失。
备份数据应存放在安全可靠的地方，防止数据泄露或损坏。
五、信息安全意识培训
公司将定期开展信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视
程度。
员工应加强对电子邮件、移动存储设备等信息传输渠道的警惕性，防范信息泄露风险。
六、报废处理
对于已经失效或无用的文件，应及时进行报废处理，避免占用存
储空间。
报废文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被恶意利用。
以上是《公司文件管理规范通知》的主要内容，请各位员工严格
遵守相关规定，共同维护公司文件管理秩序。
如有违反规定或发现异
常情况，请及时向上级主管汇报。
感谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
公司管理部门日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
文件管理规定
1 目的为使公司各项管理文件编写规范化、标准化，同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的控制，特制定本规定。
2 适用范围适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料，各事业部可结合事业部实际情况，参照本规定执行。
3术语和定义3.1 内部文件根据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。
3.2 外来文件凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范、指导或影响公司的经营活动。
3.3 作废文件文件版本已更新，或者结合实际业务开展原文件废弃，不再继续使用。
3.4 表单记录工作内容、状况或结果的文件。
4 过程指标无5 工作标准及规范5.1 职责5.1.1 总裁负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。
5.1.2 人资中心5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。
5.1.2.2 负责集团公司文件规范化管理工作的统筹、组织与监督实施。
5.1.2.3 对集团文件类材料进行全过程管理，包括但不限于发行、存档、回收、作废等。
5.1.2.4 参与其他体系内部文件评审，提出修改建议。
5.1.2.5 组织实施公司各类文件有效性审核工作。
5.1.3 其他各中心5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。
5.1.3.2 负责对应职能外来文件的使用、内部转化等。
5.1.3.3 参与其他中心内部文件评审，提出修改建议。
5.2 文件编写通则5.2.1 文件版面设置a)纸型： A4纸、纵向（特殊情况下可采用横向）；b)边距：上（2.3cm）、下（2cm）、左（2.3cm）、右（2cm）；c)边界：页眉（2.0cm）、页脚（1.5cm）；d)正文：字体采用“宋体”、字号采用“小四”、1.5倍行间距；e)页眉表格尺寸：长（页宽）、宽（小四字体、单倍行距下自动设置，其中公司名称为三号加粗字体）。
注：记录表单不规定具体版面设置。
公司文件控制管理办法
公司文件控制管理办法第一章总则1、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司及下属所有子公司规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。
3、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责1、实行集中与分散管理相结合的体制。
由综合部文档管理员负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导.信息部配合综合部建立信息档案软件;文控管理员分管公司主体文件资料工作，文控管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便.2、综合部既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心.第三章文件材料的管理工作一、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、长期、短期等）；注明文件的版本号.2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。
二、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗,确定立档单位.2．分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同类中依序分为若干小类和案卷号。
2．1档案立卷按永久：Y、长期：C、短期:D2．2 大类分为：制度/规定:S;文件:F；资料：D;文书档案：A；合同:B.2．3 部门拼音缩写：；研发：YF;生产:SC；客服：KF；采购:CG；技术：JS;市场:SC；销售：XS ；工程：GC；财务:CW；总经办：ZJ;综合:ZH；财务:CW；仓库：CK；2．4 保密用Y表示，非密级则用N表示。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定第一章总则第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。
各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。
名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。
因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文书档案立卷归档方法第一节文件资料的收集管理第四条凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
第五条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。
会议文件由会议召集部门收集保管。
第六条公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
第七条各系统、部门档案员的职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
（二）认真执行定期归档制度。
对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节归档范围第八条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第九条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
公司归档管理制度
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
公司文件管理规定通知
公司文件管理规定通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理工作，提高工作效率和保障信息安全，公司制定了以下文件管理规定，特此通知，请各位员工严格遵守：一、文件分类管理
所有文件应按照内容和重要性进行分类，包括但不限于合同、报告、会议记录、财务资料等。
每类文件应设立明确的编号或标识，便于查找和归档。
二、文件存储要求
电子文件应保存在公司指定的网络服务器或云端存储空间中，禁
止存储在个人电脑或移动设备中。
纸质文件应存放在指定的文件柜或档案室中，保持整洁有序。
三、文件查阅权限
不同级别员工对文件的查阅权限不同，应严格按照权限查阅相关
文件。
重要机密文件仅限特定人员查阅，其他人员不得擅自查看或泄露。
四、文件传递和备份
文件传递应采用加密传输方式，确保信息安全。
定期对重要文件进行备份，以防止意外丢失或损坏。
五、文件销毁处理
文件保管期限届满后，应按照公司规定的销毁流程进行处理，禁
止私自销毁。
涉及个人隐私或敏感信息的文件，在销毁前应进行彻底清除或销毁，确保信息安全。
六、违规处理
对于违反文件管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于警告、记过、停职等。
对于严重违反规定导致信息泄露或损失的行为，公司将追究相关
责任人的法律责任。
请各位员工严格遵守以上文件管理规定，共同维护公司信息安全
和工作秩序。
如有任何疑问或需要进一步解释，请及时与公司行政部
门联系。
谢谢合作！
此致
公司管理部门敬上。
公司密级文件管理规定
1.目的：为规范密级文件管理工作，对密级文件进行有效控制，防止文件泄密行为的发生，特制定本规定。
2.范围：本规定适用于公司所有密级文件的管理。
3.权责：3.1 公司文控中心负责密级文件的归口管理。
3.1.1 负责文件密级的确定、变更核准和密级文件的标识；3.1.2 负责外来密级文件的核准、保管、分发方式和范围；3.1.3 负责对各部门密级文件使用、保管的监督检查。
3.2 公司各部门负责本部门涉及到的密级文件的管理，指定专人负责密级文件的调档借阅、使用登记及归档等工作。
4.定义：4.1秘密：公司主体基本资质、产品资质；公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收入；尚未进入市场或尚未公开的各类信息属于秘密范围。
4.2机密：公司的规划；财务资料、统计资料；重要会议记录；公司对外交往中签订的合同、协议；公司经营情况属于机密范围。
4.3绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料（例如：公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等）；客户的资料及供应商资料；一切装备的技术资料；料属于绝密范围。
4.4非保密事项：一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件；外来文件不属于保密范围。
5.内容：5.1 密级文件的分类、范围、密级确定和标识5.1.1 密级文件的分类文件保密等级按泄露后可能使公司权益遭受损害的严重程度分为三种密级：a) A级—绝密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公司最重要文件。
b) B级—机密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害的公司重要文件。
c) C级—秘密文件：泄露会使公司的权益和利益遭受损害的公司一般文件。
5.1.2 密级文件的范围a) 关键设计图纸：具有专利性与独创性的设计图纸。
b) 技术性资料：独特技术性的改造方案、与外方技术合作或外方技术指导资料、产品配方、产品开发、改良或试验资料、重要资产管理资料、国外现场实习报告及其他技术上属于保密的资料。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一章总则第一条为规范公司文件管理工作、保障公司各项业务的顺利开展，根据公司实际情况，制定本制度。
第二条公司文件管理制度适用于公司内所有部门和人员，包括相关的制度、规定和流程。
第三条公司文件管理遵循合法、合规、便捷、安全、高效的原则，确保文件的真实性、完整性、可靠性和及时性。
第四条公司内部文件分为内部文件和外部文件两大类，内部文件包括公司内部制度、规章制度、会议纪要等；外部文件包括来文、发文、合同、协议等。
第五条公司文件的归档管理应当依据文件的性质、重要性、保密等级进行科学分类、归档、保存和销毁处理。
第二章文件的生成和登记第六条公司内部文件的生成原则上应当经过定稿、审查、签发等程序，确保文件的准确性和规范性。
第七条所有公司文件均应登记管理，包括文件的名称、编号、日期、来源、作者、审批人等信息，并建立相应的档案编号和文件档案。
第三章文件的保管和归档第八条公司文件应当根据保密等级进行妥善保管，严禁外泄，特级、秘密级文件应当设置专人管理。
第九条公司文件应当按照文件类型、文件编号、年度等标准进行归档管理，建立年度归档计划，确保文件的整齐有序。
第十条公司文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律规定确定，到期后应当按照规定进行销毁处理，不得随意保存。
第四章文件的传递和利用第十一条公司文件应当在遵守相关规定的前提下进行传递和利用，确保文件的安全性和保密性。
第十二条公司文件在传递和利用过程中要保持完整性和真实性，不得私自篡改、涂改、丢失或散失。
第五章文件的监督和检查第十三条公司文件管理应当建立定期检查和不定期抽查制度，加强对各部门文件管理的监督和检查。
第十四条公司文件管理应当建立相应的违规处理机制，对于故意或过失造成的文件遗失、泄漏等情况，将依照公司规定进行处理。
第六章附则第十五条公司文件管理制度的解释权归公司总经理办公室。
第十六条本制度自发布之日起正式执行，如遇有修订，应当经公司领导同意并重新发布。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司规章制度、管理办法文件格式规定
公司规章制度、管理办法文件格式规定公司规章制度、管理办法文件格式规定：公司制度文件格式的规定第1页共1页第2页共2页公司规章制度、管理办法文件格式规定：公司制度文件格式的规定公司标准行文规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。
二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。
三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。
四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。
各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度等；公务文书：请示、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。
公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。
1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；2、请示：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为，左右边距为，表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距倍行距；段落设臵一般为首行缩进2个字符；4、文本中所有的符号、数字、英文均选用timesnewro man体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司”靠右“x xx管理文件cy-x x-001”；页脚格式均为“第x页，共x页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。
电子文件管理规定
电子文件管理规定拟制审核批准版本2013年01月发布2013年01月实施修改履历序号修改内容/文件更改单号/标记版本拟制日期审核/日期批准/日期备注1 目的为确保电子文件的充分性、适宜性、有效性，并及时归档，确保各相关场所使用的技术文件为有效版本，防止技术文件的丢失和损坏，杜绝误用作废和失效的技术文件，编制本程序。
2 范围本规定适用于与产品有关的及公司日常活动过程中产生的电子文件的管理。
本规定起始于电子文件的编制。
本规定结束于电子文件的销毁。
3 职责各部门负责把本部门电子文件集中，制成归档数据集，同时将电子文件的格式转换成PDF 格式，并拷贝至耐久性的载体上，移交至综合部。
综合部负责将移交的电子文件上传至公司共享盘，并对拷贝在载体上的文件进行封存保管。
4 工作内容4.1 归档要求各部门文件管理员将整理好的电子文件，格式转换成PDF 格式，并拷贝至耐久性的载体上。
本标准采用的载体是只读光盘。
存储电子文件的载体应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限。
4.2 移交各部门文件管理员向综合部移交电子文件时，提供《文件移交/接收清单》(编号：JL/CX/423-01)，综合部签收确认。
4.3 保管要求电子文件的保存期限参照纸质文件的保存期限。
归档载体应作防写处理。
不得擦、划、触摸记录涂层。
载体应直立存放，做到防尘、防变形。
存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
4.4 利用公司文件管理员对该文件拥有阅读、修改及删除的权限，公其他员工对上传至公司共享盘上的文件仅有阅读的权限。
若有文件需要修改，在经原文件审批员审批后，由文件管理员删除原有文件，重新上传最新版本的文件。
电子档案的封存载体不得外借。
4.5 销毁鉴定对已经到达保存期限的电子档案进行整理并销毁，应经档案形成部门负责人审核，并由总经理/副总经理签字批准后，方可实施。
5、引用文件文件名称文件编号文件名称文件编号《文件控制程序》ST/CX/4236 相关记录表格存档地点负责人文件记录记录编号保存期限存档周期《文件移交/接收清单》JL/GD/423-01 3年年度产品系统文件管理员部。
公司文件管理制度
公司文件管理制度1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案3 定义3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件。
3.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
4 职责4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3 文件编制、审批、发布的权责注：各部门(牧场或业务)代号a 程序文件产生的记录 JL-CX-XX/XX程序文件代号 记录代号b 公司管理文件产生的记录JL-GL-XX/XX公司管理文件代号程序文件顺序号/记录顺序号 管理文件顺序号/记录顺序号记录代号c 作业文件产生的记录 JL-ZY/B-XX/XX作业文件代号/部门（单位或业务）代号 记录代号（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。
（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。
6.2 文件的标识与控制文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件， 不作标识；长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
文件管理制度
文件管理制度一、目的：为建立规定公司内部文件及外来文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效所需的控制，以及质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定此规定。
二、范围本制度适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的所有部门主管及个人。
三、定义3.1 质量体系所产生的受控文件共3类：3.1.1 《品质手册》；3.1.2 程序文件；3.1.3 工作文件，包括如下：A.岗位职责；B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。
3.2 外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件。
四、职责4.1 《品质手册》:4.1.1 品质部负责编写《品质手册》及其更新版本；4.1.2 管理者代表负责审核《品质手册》的内容；4.1.3 总经理批准《品质手册》；4.1.4 人力资源与行政部负责：《品质手册》的分发、原稿的存档及作废版本处理。
注：品质手册的分发参照《品质手册》控制分发名单。
4.2 程序文件：4.2.1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；4.2.3 管理者代表负责审核程序文件；4.2.4 总经理负责批准程序文件；4.2.5 人力资源与行政部负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。
注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。
4.3 工作文件：4.3.1 相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本；4.3.2 公司管理者代表负责审核“的工作文件”内容；4.3.3 总经理负责批准工作文件；4.3.4 人力资源与行政部负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。
4.4 外来文件：4.4.1 人力资源与行政部负责：控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件；4.4.2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。
公司文件管理办法
公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或者同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1 管理原则1.1 行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。
各部门需上报总经理或者董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或者董事长审批并回传发起部门执行、存档。
1.2 公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2 基本要求2.1 各部门需要向上反映汇报重要情况或者向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。
经董事长或者总经理签批允许发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。
2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清晰。
行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3 内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。
行政人事部门负责上报总经理或者董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了商议、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发文件形成后，由董事长或者总经理签发。
行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
4 外来文件外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清晰交接事项。
公司电子文件管理暂行办法
公司电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范公司电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用、安全，促进信息资源开发利用，推动信息化建设健康发展，根据《中华人民共和国档案法》及《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅〔2009〕39号）、《电子文件归档与管理规范》GB/Tl88942002等有关法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指公司在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（四）安全保密。
按照国家有关法律法规和公司保密规章制度的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第四条移交与接收的电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子文件的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第二章电子文件管理体制、机构及职责第五条公司各部门兼职档案员负责电子文件日常处理；公司档案部门负责归档电子文件管理；公司网络中心负责为电子文件管理提供信息化支持；公司保密委员会负责涉密电子文件的保密监督管理。
第六条公司对电子文件进行统筹规划、统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中到档案部门进行管理。
（一）公司各部门分管档案工作的领导应在原有档案管理工作的基础上，重视电子文件的管理和归档工作，各归档部门要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累和移交工作。
（二）电子文件的形成、处理、收集、整理、移交等工作，由电子文件形成单位负责，将电子文件移交到档案部门前的工作纳人电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
公司文件管理制度
公司文件管理制度
是为了规范公司内部文件的管理、传送、存储和销毁等行为，保障公司信息的安全和有效性而制定的一系列规定和流程。
下面是一个公司文件管理制度的基本内容：
1. 文件分类和命名：文件应按照一定的分类标准进行分类，并给予相应的命名，以便于查找和管理。
2. 文件的登记和记录：所有新建、修改、删除和借阅文件都需在文件登记簿上进行记录，记录包括文件名称、编号、登记人、登记日期等信息。
3. 文件传送和接收：文件传送应按照一定的流程进行，所有传送过程需要有相关人员签字确认，确保文件传递的准确和完整。
4. 文件存储和保管：文件应存放在专门的柜子或柜架中，每个文件需要有相应的标签和分类码。
重要文件需进行备份，并定期更新备份文件。
5. 文件的保密和权限控制：不同级别的文件需要进行相应的保密措施，如限制查阅权限、设定密码等。
6. 文件借阅和归还：文件借阅需填写借阅登记表，并获得相关领导的批准。
借阅期限应明确，逾期需及时归还。
7. 文件销毁和归档：文件在到达规定的保存年限后，可以进行销毁或者归档。
销毁需有相关人员进行确认，并记录销毁日期和方式。
8. 电子文件管理：对于电子文件的管理需要采取相应的技术手段，包括文件加密、权限控制、数据备份等。
9. 文件管理责任：明确文件管理的责任人和职责，在文件管理过程中需要监督和检查，确保制度的执行。
以上是一个基本的公司文件管理制度的内容，实际制定时还需要根据公司的实际情况和需求进行调整和完善。
公司管理制度pdf模板
公司管理制度一、总则公司宗旨：以人为本，诚信经营，创新发展，质量取胜。
公司价值观：以客户为中心，注重团队，追求卓越。
公司使命：为客户提供优质的产品和服务，创造价值，回报社会。
二、组织管理公司组织架构：根据公司实际情况制定组织架构，明确各部门职责和权限。
人力资源管理：制定人力资源政策，包括招聘、培训、考核、晋升等。
财务管理：制定财务管理制度，规范财务运作，保障公司资产安全。
行政管理：负责公司日常行政事务管理，包括会议管理、文件管理、印章管理等。
三、市场营销市场调研：定期进行市场调研，了解客户需求和竞争对手情况。
产品定位：根据市场调研结果，制定产品定位策略，明确产品特点和优势。
营销策略：制定营销策略，包括价格、渠道、促销等，提高产品知名度和销售量。
客户服务：建立客户服务体系，提供优质的售前、售中、售后服务。
四、质量管理质量方针：坚持质量第一，追求卓越品质。
质量管理体系：建立完善的质量管理体系，确保产品质量符合相关标准和客户要求。
质量监督与改进：定期进行质量检查和评估，发现问题及时整改，提高产品质量稳定性。
五、安全管理安全方针：预防为主，安全第一。
安全管理制度：制定完善的安全管理制度和操作规程，确保员工安全操作。
安全培训与演练：定期进行安全培训和演练，提高员工安全意识和应急处理能力。
安全检查与整改：定期进行安全检查和评估，发现问题及时整改，消除安全隐患。
六、附则本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由公司管理层解释并制定补充规定。
本制度为公司内部管理规定，不对外承担法律责任。
文件管理制度下载
文件管理制度下载第一章总则第一条为规范和规范化文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保护企业的知识产权，维护企业的数据安全，充分发挥文件在企业管理中的作用，根据国家有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有文件的管理工作，包括电子文件和纸质文件。
第三条公司各部门和全体员工都要遵守本制度，严格执行文件管理规定，确保文件管理工作的规范化、科学化和有效性。
第四条文件管理的目标是合理利用社会资源，高效管理公司的信息和数据，提高工作效率，促进企业的协调发展。
第五条公司要建立健全文件管理制度，加强对文件管理工作的组织与领导，推动文件管理工作朝着规范化和现代化方向发展。
第六条公司要通过加强文件管理工作，增强企业的信息化水平，提高企业综合竞争力，实现经营目标和战略目标。
第七条公司要根据自身的情况，结合发展的需要，不断完善文件管理制度，提高文件管理工作的水平和质量。
第二章文件的分类和管理第八条公司的文件要进行分类管理，按照文件的性质、用途等因素进行划分，建立相应的分类体系，确保文件的有序管理和便于查找。
第九条文件的分类包括按照文件形式进行分类，如电子文件和纸质文件；按照文件的内容进行分类，如经营管理文件、行政文件、人事文件等；按照文件的保密等级进行分类，如机密文件、秘密文件、一般文件等。
第十条公司要建立文件管理的标准和流程，规定文件的创建、使用、传递、存储、销毁等环节的规范操作步骤，确保文件的全程管理和控制。
第十一条公司要建立文件管理责任制，明确文件管理的权责，明确文件管理的责任人员，加强对文件管理工作的监督和检查，保证文件管理的顺利进行。
第十二条公司要建立文件管理的审批程序，对重要文件的创建、修改、调整、废除等工作要进行审批，确保文件管理工作的合法合规。
第十三条公司要建立文件管理的归档制度，规定不同类型的文件的归档要求和归档流程，确保文件的及时归档和便于查找。
第十四条公司要做好文件的保密工作，规定机密文件和秘密文件的管理办法，加强对文件的加密和权限控制，确保文件的安全性和保密性。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
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公司文件管理规定
1.目的和作用
公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。
为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。
2.管理职责
公司的文件管理统一由总经办归口负责。
应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。
并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。
3.文件立卷归档管理
秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：
3.1收集立卷文书材料。
应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保
留好底稿和正本。
3.2做好立卷类目的分类。
按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。
3.3拟定卷内文件保存价值。
按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
3.4 科学、合理地排列卷内文件。
应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：
3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。
3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。
3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。
3.4.4 正文在前，附件在后。
3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。
3.5 文件装订成案卷。
定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。
3.6 文件移交归档。
文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。
移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。
4．文件的存放管理
文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：
4.1加强文件安全性的管理。
4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。
4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专
管人员掌握。
4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防
损等方面的工作。
4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。
4.2 做好存放文件的分类工作。
4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知
性文件存放。
也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。
4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查
找。
4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正
式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余
存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，
收回时在表上注销。
4.3 做好文件的清退工作。
4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的
文件加盖清退签章。
4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：
a. 随时清退的文件。
包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清
退的文件等。
这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。
b. 定期清退的文件。
这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年
清退一次，也可年终一次性清退。
4.3.3 对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完
整，清退的文件不能有丢失和缺损。
4.4 做好文件的销毁工作。
4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作：
a. 上级下发的不需要归档立卷的文件。
b. 本机关制发的归档立卷后的余份。
c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料。
d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料。
e. 上级机关指定需销毁的文件。
4.4.2 对需销毁的文件，在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签，并江清
缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。
4.4.3 在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的
鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。
4..4.4 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也在销
文登记表上签字。
5．阅文管理
根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。
5.1 文件的传阅管理。
5.1.1 总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传
阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。
5.1.2 对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅
完后把文件退回并注明。
5.1.3 阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人
员交给下一个传阅人。
5.1.4 为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以
提高文件办理的效率。
5.2 文件的借阅管理。
5.2.1 总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面具体要求，
文秘人员，又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是
有利于企业而不是危害企业的。
5.2.2 借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律：
a. 保护文件不得丢失。
b. 借阅的文件不得翻阅，不得转借他人。
c. 做好保密工作，不得转借他人。
d. 爱护文件、注意清洁，不要弄脏。
e. 在规定的时间内，阅后退还。
5.2.3 本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人
员掌握。
但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的，必须经公司领导批准。
5.2.4 为单位人员借阅文件时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借阅。
3.2.5 绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只
能指定地点或阅文室内阅读。
5.3 阅文室的管理。
5.3.1 对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在
总经办专设的阅文室阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利
用。
5.3.2 在阅文室内的文件要分级别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文
件和资料。
5.3.3 阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。
其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，
不能随意翻看其他文件。
6．文件的复印管理
文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要。
但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。
公司对复印文件的管理主要是以下方
面的控制：
6.1 公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总
经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。
6.2 各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把
关。
6.3 一搬文件资料的复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。
6.4 机密文件资料的复印，须经公司分管的副总经理签字批准。
6.5绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。
6.6需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理
审批手续。
按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
6.7 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求
执行。
应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：
7. 附件
附件一：公司文件资料利用管理程序图
附件二：公司文件目录表
附件三：文件传阅管理工作内容一览图
附件四：文件传阅单
附件五：文件借阅管理工作内容一览图
附件六: 文件借阅登记表
附件七：文件复印管理流程图
附件八：销文登记表
制表：年
公司文件目录表
类目：
处理情况
日期文件号发文机关文件标题
存档转出销毁
月日
附件四：
文件传阅单
文件号文件名称来文单位来文时间
领
导
批
示
传阅时间传阅人签字传阅时间传阅人签字
传
阅
文
件
记
录
附加六：
文件借阅登记表
文号文件名称借阅人借阅日期归还
审批人：监销人：经办人：附件八：
销文登记表
年月日
发文单位文件号文件名称日期份数页数备注。