----档案室组织机构图、岗位职责1

部门职能表

部门名称：档案室

部门职能：

1. 负责贯彻执行国家和公司上级机关有关档案法律、法规；

2. 负责实施档案工作目标管理,不断提高管理水平, 掌握档案的收集、整理、立卷、保

管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。

3. 负责全公司各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、

鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。

4. 负责档案的安全保密工作，严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生。

5．严格遵守国家、省、市、局及本公司的保密规定、制度，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。

6．建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅览和组织利用。

7. 积极创造条件，做到电子建档和调阅，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与

管理工作，努力做好档案的利用服务工作。

档案室组织机构图

行政副总经理

办公室主任

档案室

部门资料员

管

理

员

档

案

员车

间

资

料

员

新

闻

编

辑

员

职务描述表

岗位名称：档案室管理员

直接上级：办公室主任直接下级：无

目标责任：

严格执行公司档案管理制度，为实现规范化管理提供保证。

岗位职责：

1.严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，在办公室主任直接领导下，开展工作；

2.负责起草和完善公司的档案管理制度；

3.负责建立和完善公司档案室管理工作；

4.负责完善公司的保密工作；

5.负责对公司下属各单位、部门档案管理业务的沟通与指导；

6.完成领导交办的其他工作。

职责权限：

1.有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；

2.有权拒绝不符合规定的档案查阅。

兼职工作：

职务描述表

岗位名称：档案室档案员

直接上级：办公室主任直接下级：无

目标责任：

严格执行公司档案管理制度，为实现规范化管理提供保证。

岗位职责：

1．严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，配合档案室管理员开展工作；

2．负责起草和完善公司的档案管理制度；

3．负责建立和完善公司档案室；

4．负责完善公司的保密工作；

5．负责对公司下属单位的档案管理业务进行指导；

6.领导交办的其他工作。

职责权限：

3.有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；

4.有权拒绝不符合规定的档案查阅。

兼职工作：

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、行政管理部办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须

由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。