时间管理

把握今天（续）
要事第一
你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在。 你应该善加投资运用， 以换取最大的健康、快乐与成功。 时间总是不停地在运转，努力让每个今天都有最佳收获。 想要体会「一年」有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生。 想要体会「一月」有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲。 想要体会「一周」有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑。 想要体会「一小时」有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人。 想要体会「一分钟」有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅客。 想要体会「一秒钟」有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运儿。 想要体会「一毫秒」有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。 请珍视你所拥有的美好时光， 特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光。 别忘了时间不等人。 昨天以成为历史， 明天则摇不可知， 而今天是一个礼物， 请珍惜这份礼物
Ⅳ •全无责任感 •工作不保 •依赖他人或社会机构 维生
要事第一
时间管理基本策略
重要
缩小
I 重要，
Ⅱ 重要，
扩大
紧急
Ⅳ 不重要， 紧急
不紧急
减少
III
不重要， 不紧急
避免
紧急
要事第一
为第二象限预留时间
花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动
要事第一
时间管理的核心步骤--第六步
6、调整和持续改善
1) 每日调整与应变
2) 阶 段 自 我 评 估 与 改善
要事第一
时间管理的核心六步骤
1. 定角色、职责与目标


公私兼顾,目标为先
按照主动性与应对性分类 以重要性和紧急性来排定 预留弹性,保证重点 排除干扰,有效授权 自我评估,持续改善
要事第一
时间管理无效案例
1、没有时间的目 标计划； 2、没有轻重缓急 之分； 3、不懂得拒绝不 必要的时间浪 费； 4、不能有效的授 权； 5、未能寻求同事 的配合完成任 务； 6、拖延时间； 7.外来干扰多； 8、没有合理的安 排时间计划。
要事第一
时间管理的核心步骤
1. 定角色、职责和目标 2. 列出事件清单 3. 排定事件次序 4. 制定时间计划表
2. 列出事件清单 3. 排定事件优先次序 4. 制定时间计划表 5. 言行一致地执行 6. 调整和改善
时间管理的百宝箱
要事第一
推荐两个时间管理与工作组织的好工具 • 周工作计划/小结表 • 效率记事本(每日事件安排表)
时间管理的百宝箱
要事第一
月 周工作计划/小结表(
排序 时间投入 百分比 工作任务/项目
– 应对性任务
--不太重要却不可缺少
要事第一
时间管理的核心步骤—第三步
3、排定事件次序
根据： • • 工作的重要程度 (重要的工作 需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作 需要马上着手处理）
要事第一 时间设定方法
20/80时间管理法 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客 户。
用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理 论和方法。
要事第一
偏重不同时间象限上的不同结果
紧急 重要 Ⅰ •压力 •筋疲力尽 •危机处理 •忙于收拾残局 不紧急 Ⅱ •有远见 •平衡 •纪律 •自制 •少有危机
不重要
Ⅲ •短视近利 •危机处理 •被视为巧言令色 •轻视目标与计划 •缺乏自制力，抱怨 •人际关系浮泛，破裂
第四象限是属于不紧急也不重要的事。 举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊 天等。 简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我 们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗 养一番再出发。
请大家想想有哪些成语可以形容时间管理四象限。
要事第一 时间管理四象限成语
第一象限:迫在眉睫、当务之急、重中之重、首当其冲Hale Waihona Puke Baidu千钧一发、刻 不容缓、十万火急、火烧眉毛、燃眉之急
第二象限：事关重大、至关重要
第三象限：奔走相告 第四象限：喜笑颜开、眉飞色舞、悠然自得、夸夸其谈、口若悬河
要事第一
思维： 低效能：急事第一。
• 行为： １、专注最重要的事务； ２ 、放弃不重要的事； ３ 、每周计划； ４ 、每日计划； • 结果： １ 、组织能力和产能的提高； ２ 、减少危机； ３ 、善始善终的好习惯、 好名声； ４ 、生活更平衡内心更平和 高效能：要事第一。
6.
7. 8. 9.
集中>分散
团队 >个人 人 > 事 罗盘>时钟
-------------
专注整块时间
提高整体效能 投资情感帐户 平衡工作生活
要事第一
重点内容
1. 认识时间管理 2. 如何高效管理自我的时间 3. 时间管理的百宝箱 4. 时间管理的九大要决 5. 制定个人行动计划
把握今天
要事第一
要事第一 时间管理的重要性
1、时间有限，而工作无限；
2、努力工作却并不快乐；
3、能主导自己的生命； 4、能实现自己的理想；
5、能兼顾自己和别人的要求；
6、做到忙而不盲。
要事第一 浪费时间的典型案例
1、由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料； 2、对每天规定的目标只完成一半，却不知为何； 3、每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上； 4、漠视自己的行动计划变得越拖越长； 5、当需要时，无法找到重要的文件； 6、由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找。
要事第一 时间管理四象限
第三象限是紧急但不重要的事。 举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要” 的错觉—实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面 打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
要事第一 时间管理四象限
• 全年有效工作时间为_371-557_小时。
要事第一
认识时间管理
• 时间管理中最根本的要素? --事件 • 时间管理的实质是什么? --事件长短与排序的管理
要事第一
全球调查结果：时间管理无效的原因
1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议
要事第一
昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票
今天则是随时可运用的现金
Put First Things First!
高效人士的
个习惯
我们首先养成习惯，然后习惯塑造我们！
要事第一 什么是时间？
1、时间是主管最宝贵的资源，也是最大的敌人；
2、做好时间管理，就能享受工作和生活；
3、能掌握每一天，就能掌握一生。
要事第一 时间观念
时间观念就是要抓住时间的意思。任何一项工作，在一定的时间内做就 会产生非常好的效果，错过时间就会适得其反。管理者只有抓住时间， 才能取得良好的时间效益。
要事第一 时间管理四象限
第二象限是重要但不紧急的事。 举例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预 防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在 危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能 力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急 事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主 动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管 理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无 限变少，不再瞎“忙”。
要事第一 时间管理四象限
第一象限是重要又紧急的事。 举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。 这是考验我们得经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。 如果荒废了，我们很可能会变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重 要的事都是因为一拖再拖或者事前准备不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急” 第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状 况，就是“忙”。
原则 要实现效能就必须 诚实地按 照优先次 序做事。
要事第一
方向 使命 价值观
谁更重要？
日程 约会 行动
方向比速度更重要！
要事第一 高效工作法则
对企业来言，不可缺少的是效能，而非效率。效率(有效性)是以正确的 方式做事，效能是做正确的事。 效率和效能不应偏废，当两者不能兼得时，我们首先应着眼于效能，然 后再设法提高效率。
想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入＄86,400， 可是每天的帐户余额都不能结转到明天， 一到结算时间， 银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。 这种情况下你会怎么做？ 当然， 每天不留分文地全数提领是最佳选择。 你可能不晓得， 其实我们每个人都有这样的一个银行， 她的名字是「时间(TIME)」。 每天早上「时间银行」总会为你在帐户里自动存入86,400秒； 一到晚上， 她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销， 没有分秒可以结转到明天， 你也不能提前预支片刻。 如果你没能适当使用这些时间存款， 失掉的只有你自己会承担。 没有回头重来，也不能预提明天，
正确地做事—更快的朝目标靠近 做正确的事—确保自己朝目标方向迈进
成语故事—南辕北辙
要事第一
算算我们时间？
• 一年有365天；
• 其中双休日共_104__天； • • 法定假日__29 _天； 带薪病假__0_天；
• 实际工作约232_天，共_1856_小时;
• 研究表明，有效工作时间为_20-30_%；
要事第一
时间管理矩阵图
紧急 重 要
象限Ⅰ 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项
不紧急
象限Ⅱ 准备及预防工作 计划，运动 建立人际关系 培训，授权，创新
不 重 要
象限Ⅲ 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急事件 凑热闹的活动
象限Ⅳ 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视
5. 言行一致地执行
6. 调整和改善
要事第一
时间管理的核心步骤—第一步
1、确定角色、职责和目标
1) 公私兼顾：工作+家庭
2) 目标为先：结果导向
要事第一
时间管理的核心步骤—第二步
2、列出事件清单 – 主动性任务
--帮你实现工作目标
每日计划
30-3-2011
T P Task List
会见
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
要事第一
时间管理的核心步骤—第四步
4、制定时间计划表
1) 计算事件时间长度
2) 保 证 为 重 要 工 作 预 留 整 块时间 3) 适当预留弹性
要事第一
时间管理的核心步骤—第五步
5、言行一致地执行
1) 排除干扰
2) 有效授权
要事第一
如何对付影响工作的打扰者
• • • • • • • 先打断他的话； 站起来； 把握好时间； 把握好谈话内容（适当地暗示） 可另约时间 态度要友善。 要做到：对待他人，时间上要苛 刻，态度上要和气
16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30
13:00
工作要事 A B C •健康: •人际: •学习: •心灵: •家庭 生活要事
19:00
19:30 20:00 20:30 21:00 21:30 22:00 22:30 23:00
要事第一
时间管理的九大要决
1. 2. 3. 4. 5. 效果>效率 目标>计划 计划>行动 排序>罗列 20 > 80 ---------------做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切 保证少数重点
月 日至 月 日)
实际完 成情况 未完成 原因
计划完成情况 /标准
时间管理的百宝箱
要事第一
P.M 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30
每日时间安排表
A.M 7:00 7:30 8:00 8:30 9:00
10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30