煤炭企业物资采购管理与风险控制

浅谈煤炭企业物资采购管理与风险控制

曹北光

（山西大同同煤集团物资采购分公司）

摘要：本文主要对煤炭企业物资采购的风险进行分析，找出主要的风险因素，从而提出了自己对于企业物资采购风险管理与控制的方法。希望企业能够根据自己的实际情况，采取适当的方法切实有效地对采购风险进行管理，从而不断提高竞争力。

关键词：物资采购风险控制措施采购过程物资管理

煤炭企业每年发生采购的物资品种达数万余种，供应链较复杂，业务人员在选择供应商、确定价格和付款等方面都有一定的权力，需要有一套完善的物资采购管理体系，保证采购行为更加科学，进而避免商业贿赂行为的发生。以往的物资采购管理体系更多侧重于事后监督，而在事前预防和事中控制过程中的许多措施不够详细具体，或者不易执行。如何将采购业务分段管理，构建一种新的物资采购管理体系，将事前预防、事中控制和事后监督有机的结合起来，降低采购风险，使物资规范采购从他律走向自律，更加有效地加强监管，控制风险，是企业提升物资采购管理的核心思想。

采购业务风险包括：采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊；采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失；验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失；付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损等方面的风险。

一、建立计划、采购分开，加强内部控制管理，降低一人独断的风险

将计划与采购分开，实现相互制约。将一个业务人员一包到底的传统采购方式变成计划、采购业务相对“独立”，使计划、采购环节内容清晰、链接稳定、权责分明。内部控制实质就是内部牵制，即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降低。采购哪一家，计划部门只有建议权，无权决定，采购部门只能在计划部门推荐的几家供应商中选择，有效地避免少数人说了算；物资采购价格不是由采购部门完全决定，必须在各相关部门的监督下，在所准入的供应商中比质比价或通过招议标确定；到货物资经仓储保管人员对数量和质量进行验收，最后由结算中心统一结算。部门相互协调，流程清晰，共筑企业降低成本的钢铁长城。

二、将物资采购与库存管理职能分开，降低库存，盘活资产，降低物资积压的风险

生产部门对物资的需求，是采购计划制定的根本依据。企业物资采购首先由生产部门根据生产计划提出请购单；再将请购单交由仓储部门保管人员审核，保管人员根据库存情况核定采购数量，并经仓储部门主管签字后，传递到采购部门；采购部门接到请购单后，审查是否重复采购，以及是否存在其他不合理请购品种或数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格，对采购所需资金做出估算，并将请购单交资金预算部门批准后编制正式采购计划。在整个业务流程中，增加控制点，让仓储总部门直接参与计划的审核，强化仓储部门的利库职能，提高其在决策中的地位，相互制约，发挥内部控制的预警作用。仓储部门负责库存实时动态，对积压物资负有直接责任，令人头痛的库存积压将大大减轻，对盘活资金有益无害。

三、加强重点环节的监督，降低物资采购中的过程风险

采购部门应该根据市场情况和以往的业务往来，建立供应商资信情况信息库，掌握有关供货商的资信情况，并向多家供应商索取采购物资的价格和质量指标。在企业先定采购渠道和价格的决策中，强化集体决策，弱化管理者个人的作用，强化法制观念，弱化人治观念，使物资采购管理更加规范、合理、合法、有序、强化对业务记录资料的及时归档，要求规范且真实。避免流于形式，为应付检查而备案归档。

（一）采购供应商的选择。在买方市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异，使物资采购部门有较大的选择余地，并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优选用供应商，由谁来最终决定等问题是监督的突出点。

（二）价格的确定。物资采购价格的形成受多种因素变量的影响，物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因，都会使同样一种物资产品的采购价格不同。在功能满足需要的前提下提高采购物资的性价比是监督管理的关键点。

（三）验收物资质量与数量。实际到货的物资数量与质量需要验收人员把关。验收人员的责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。

（四）货款结算。物资到货验收后，支付货款时间、付款方式、欠款额度大小、也是物资采购管理监督控制的重点。

四、进行业务流程再造构，将制约管理与风险控制渗透于全过程

（一）进行业务流程再造，规范采购运作模式

改革以往物资采购按产品类别划分由计划的审查、到询价、报价，以至签订合同和履行全同整个过程全由同一部门或人员完成，一包到底的采购运行模式，将业务流程按采购的环节界定清晰，形成相对制衡，阳光运作新的业务流程运转模式。

（二）完善价格信息收集渠道，不断摸索价格监管方法

价格信息的管理有两层含义，首先，对采购环节的监控归根到底是对采购价格的监督，采购价格是监督采购环节中的核心要素，

经济

管理视野

2012年8月刊改革与开放

情况采取相应的解决措施。第三、发挥舆论导向在社会管理中的作用，从基层社会问题化解的实践来看，舆论宣传、正确引导会发挥很大的功效，以此推进社会的和谐发展。第四、树立简化程序，方便群众的理念，尽量简化政府职能部门以及执法部门的办事程序，提高审批项目的效率，取缔不合理的特权收费，从而树立政府在人民群众心中清正廉明的形象。

（二）与时俱进，不断创新社会管理主体的工作能力

当前城乡社会主体已经发生很大变化，因此必须不断创新社会管理主体，可从以下两方面入手：第一、不断深化基层政府的服务能力建设。通过争先创优的活动，不断推进街道居委会或村委会的社会服务工作。第二、不断深化社会组织的协调能力，促进社会和谐发展。在上文中已阐述我国城乡居民的阶层已发生了很大变化，呈现出多样化的特点。因此必须在社会管理工作中坚持发展与监督齐头并进的方针策略，不断发展行业协会，经济协会，社会心理疏导组织，家庭纠纷处理组织，青少年成长问题处理组织，充分发挥社会组织的功效，引导社会组织合理的处理民生问题，规范的参与社会管理工作，协调社会各阶层之间的关系，促进整个社会朝着和谐方向发展。

（三）紧跟时代，构筑人本主义的社会管理内容

在上文中已阐述“单一式”社会服务难以满足人民群众多样化的服务需求。随着城市和农村经济的发展，城镇居民的基本社会保障问题将逐步得到解决，但是由于社会的一些工作机制、体制的不完善，再加上处于个体的人来说其本身思想素质和文化水平的局限对很多切身矛盾和问题缺乏应对的能力和方法，势必就会造成精神和心理方面的问题甚至个人与他人、个人与社会的种种矛盾和冲突，所以当今以人文关怀和心理疏导为核心的教育引导工作更加显得尤为突出。因此在社会管理中要运用人本主义的管理策略与调节策略去解决上述问题，比如在当前不同群体人文关怀和心理疏导需求状况的实地调研基础上提出有针对性的工作内容和工作方法，建立和完善适合于思想政治工作的人文关怀和心理疏导科学机制，以此化解社会矛盾。由此可见必须构筑人本主义的社会管理内容。

三、结语

综上所述，在全面建设小康社会的今天，我们应根据目前基层社会管理存在的问题实施针对性的人本主义策略，对人民群众进行人文关怀，注重心理疏导，全面解决民生问题，则能构建和谐稳定的社会。

参考文献：

[1]马凯.努力加强和创新社会管理[J].求是.2010(20)

[2]许健.完善我国社会管理体制研究[J].国家行政学院学报. 2009(06)

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[4]罗繁明,符永寿.社会工作组织模式创新的若干思考[J].广东社会科学.2010(06)

作者简介：孟宪红(1967.1），女，天津河北（籍贯），现职称：讲师，学历：本科，研究方向：马克思主义。

对采购价格的准确把握无异于切断了商业贿赂的命脉。其次，通过各种渠道长期收集积累的价格信息经过加工反映在图表上还能预测未来一段时期该类生产资料的价格走势，有了对当前价格的准确把握和对中长期走势的科学预测，当采购价格严重偏离现行市场价格时，就会引起监督部门的警觉，起到价格监督的作用。

（三）完善供应商评价管理体系

选择供应商是物资采购的起点，质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务、结算方式、合作状态是物资公司供应商评价体系中考核的七个方面，经过综合评价、分类、与A级供应商建立战略关系，与资质信誉良好的厂商保持长久的合作关系，从而拓宽市场空间，稳定供货渠道。

五、利用信息技术，强化制约管理，降低人为风险

加快采购信息化建设。建立网上询价、交易平台；对评审专家库、供应商资格登记资料库建立资源共享平台。运用技术手段，逐步减少人为自由因素。

一是加强电脑用户管理。根据部门设置账户管理，而非根据员工编号设置账户。同一个员工到不同的部门后，人虽然是同一个，但在信息系统中所反映的用户账户不同，最大限度地减少其在电脑操作中的误操作。

二是根据组织信息来控制信息访问权限。把仓库部门、生产部门、财务部门的员工加入到对应的组织中，方便在各自的组织中查询。

六、强化付款控制，减少资金占用，将不相容职务适当分离，降低坏账风险

（一）加强对大额预付账款的监控。定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

（二）采购与付款业务职务分离：

（1）物资或劳务需要部门，不能同时担任采购职务。（2）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务。（3）物资的采购人不能同时担任物资的验收工作。（4）物资的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录工作。（5）记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

（三）对于企业采用赊账方式所购物资形成的债务，必须加强控制，防范信用风险。设置专人专职登记应付账款明细长，充分发挥账簿控制的作用。发现问题，及时查明原因，分清责任，确保双方的账目相符。

总之，加强物资采购中各个环节的监管，强化制约机制，严格控制风险，按照各自职责行使采购审核、控制及监督，将严细管理渗透于物资采购及计算的每个细节，实时监控，有效地控制风险，为企业提供经济效益保驾护航。

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