现行档案整理的一般步骤与方法
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现行档案整理的一般步 骤与方法
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月日星期四
第一节 我国整理工作的历史演变
我国传统的档案整理方法，以“案卷”作为档案 的基本保管单位。这与过去社会生产力水平低下、科 技手段不发达的状况相适应的，也符合过分强调档案 的安全和保密的时代背景。20世纪50年代，我国档案 学界在学习前苏联档案工作经验的基础上，建立了具 有中国特色的档案学理论。当时提出了灵活运用 “文 件六个特征”组卷的做法。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第二节 新式档案整理方法 的主要特点
与传统整理方法相比，《归档文件整理规则》所规 定的方法具有以下一些主要特点：
首先，通过简化整理、深化检索，实现重内容而非 形式的工作重点的转移，实现双重减负，为全面跃上现 代化的平台打好基础；
其次，分类方法固定为年度、机构（问题）、保管 期限三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层 次；
1987年国家档案局颁布的《机关档案工作业务建 设规范》，正式将“立卷”作为机关归档文件的规范 整理方法确定下来。后来陆续出台的《文书档案案卷 格式》、《档号编制规则》等一系列配套标准，形成 了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系，并在 全国范围内加以普及和推广。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
在档案保管和利用只能靠手工的条件下，传统的 立卷方法在实际工作中也确实发挥过重要作用，不能 说不是一种很好的整理方式。它按照一定的逻辑联系 ，将分散的归档文件装订成“案卷”这个保管单位， 存放整齐，提取方便。在检索上，通过编制卷内文件 目录、案卷目录甚至全引目录等来提供检索途径，增 强了手工检索的针对性和有效性，这也正是这种方法 能沿用并盛行几十年的原因。
第三，将实体文件按“件”进行整理，改变了以往 文件实体整理以“卷”为单位的思路；
第四，不再拟写案卷标题；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第五，装订以“件”为单位进行，对装订材 料不做统一规定，改“卷皮”为“卷盒”；
第六，将档号模式由过去的“全宗号–案卷 目录号–案卷号–件（页）号”改为“全宗号– 年度–保管期限–件号 ”；
三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需 要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的 是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外 借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出， 还得盯着不让看卷内其他文件；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
四、不便于拾遗补漏时的插卷。有时归档文件的 收集难免会有遗漏，装订后的案卷不便于增加、插入 遗漏的文件，如拆卷再装订，既费时费力、劳民伤财 又不利于档案的保护；
在实际工作中，有些关联性很强的公文，利用时通 常需要相互补充和查证，因此不宜分散，可以作为“一 件”来整理。如文件的正本与不同稿本；正文与附件（ 如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规公文 等）；正文与公文处理单；来文与复文；原件与复制件 ；转发文与被转发文；报表、名册、图册等。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订公文旨在从实体上最终确定“件”的形态 ，固定公文页次，防止公文张页丢失，便于归档后 的保管和利用。
单份公文直接装订即可。多份公文作为一件的 ，装订前应先行排序，排序的规则是：正本在前， 定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制 件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前， 来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外 文本在后。如有公文处理单，可放在最前面，将其 作为首页加盖归档章，更好地保护正本、维持原貌 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
采用排架长度来作参考，但也无法具体地反映档案 的件数。也许有人会问，每个案卷上不是标明共有 几件吗？但又有几个人会去加总数呢？原因很简单 ：太枯燥繁琐了；
在此背景下，2000年12月国家档案局发布了中 华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 ，并于2001年1月1日起实施。
一、传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐 ，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以 把握，从而使立卷质量难以保证。另外，这种立卷方法 的许多环节，如编页号、装订等，完全是一种重复、枯 燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源；
二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上 机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管 理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和 培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管 理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案 事业的发展；
第七，用“归档文件目录”一种目录取代沿 用已久的“案卷目录”和“卷内文件目录”两种 目录；
第八，“将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒”，使归档文件 有序化。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第三节 现行档案整理的 一般步骤与方法
一、装订
归档文件整理的基本单位为“自然件”，即单份公 文，以“件”为整理单位，进行文件级整理。“一件” 是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一个条目 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
但传统的整理方法本身也有许多不足，并给档案 工作的发展带来了相当的负面影响，特别是计算机技 术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活 的检索方式，使传统整理方法的缺陷凸现得愈加明显 ，同时也为整理方法的改革提供了真正的契机。传统 的以“案卷”为保管单位的整理方法，主要有以下一些 缺陷：
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
五、传统的立卷方法已成为现代化管理的障碍。 装订起来的案卷，复印、缩微、扫描时十分不便，给 档案管理的数字化和现代化造成了困难。再加上计算 机强大的、多途径的检索能力，人为地将归档文件归 类、组卷已无必要；
六、传统的归档方法以“卷”为单位，不便于统 计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位， 由于案卷的厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷 ”和“件”之间并无固定的对应关系，也就反映不出 档案的数量。也正因为如此，人们在统计档案数量时 ，不得不同时
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月日星期四
第一节 我国整理工作的历史演变
我国传统的档案整理方法，以“案卷”作为档案 的基本保管单位。这与过去社会生产力水平低下、科 技手段不发达的状况相适应的，也符合过分强调档案 的安全和保密的时代背景。20世纪50年代，我国档案 学界在学习前苏联档案工作经验的基础上，建立了具 有中国特色的档案学理论。当时提出了灵活运用 “文 件六个特征”组卷的做法。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第二节 新式档案整理方法 的主要特点
与传统整理方法相比，《归档文件整理规则》所规 定的方法具有以下一些主要特点：
首先，通过简化整理、深化检索，实现重内容而非 形式的工作重点的转移，实现双重减负，为全面跃上现 代化的平台打好基础；
其次，分类方法固定为年度、机构（问题）、保管 期限三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层 次；
1987年国家档案局颁布的《机关档案工作业务建 设规范》，正式将“立卷”作为机关归档文件的规范 整理方法确定下来。后来陆续出台的《文书档案案卷 格式》、《档号编制规则》等一系列配套标准，形成 了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系，并在 全国范围内加以普及和推广。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
在档案保管和利用只能靠手工的条件下，传统的 立卷方法在实际工作中也确实发挥过重要作用，不能 说不是一种很好的整理方式。它按照一定的逻辑联系 ，将分散的归档文件装订成“案卷”这个保管单位， 存放整齐，提取方便。在检索上，通过编制卷内文件 目录、案卷目录甚至全引目录等来提供检索途径，增 强了手工检索的针对性和有效性，这也正是这种方法 能沿用并盛行几十年的原因。
第三，将实体文件按“件”进行整理，改变了以往 文件实体整理以“卷”为单位的思路；
第四，不再拟写案卷标题；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第五，装订以“件”为单位进行，对装订材 料不做统一规定，改“卷皮”为“卷盒”；
第六，将档号模式由过去的“全宗号–案卷 目录号–案卷号–件（页）号”改为“全宗号– 年度–保管期限–件号 ”；
三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需 要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的 是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外 借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出， 还得盯着不让看卷内其他文件；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
四、不便于拾遗补漏时的插卷。有时归档文件的 收集难免会有遗漏，装订后的案卷不便于增加、插入 遗漏的文件，如拆卷再装订，既费时费力、劳民伤财 又不利于档案的保护；
在实际工作中，有些关联性很强的公文，利用时通 常需要相互补充和查证，因此不宜分散，可以作为“一 件”来整理。如文件的正本与不同稿本；正文与附件（ 如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规公文 等）；正文与公文处理单；来文与复文；原件与复制件 ；转发文与被转发文；报表、名册、图册等。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订公文旨在从实体上最终确定“件”的形态 ，固定公文页次，防止公文张页丢失，便于归档后 的保管和利用。
单份公文直接装订即可。多份公文作为一件的 ，装订前应先行排序，排序的规则是：正本在前， 定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制 件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前， 来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外 文本在后。如有公文处理单，可放在最前面，将其 作为首页加盖归档章，更好地保护正本、维持原貌 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
采用排架长度来作参考，但也无法具体地反映档案 的件数。也许有人会问，每个案卷上不是标明共有 几件吗？但又有几个人会去加总数呢？原因很简单 ：太枯燥繁琐了；
在此背景下，2000年12月国家档案局发布了中 华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 ，并于2001年1月1日起实施。
一、传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐 ，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以 把握，从而使立卷质量难以保证。另外，这种立卷方法 的许多环节，如编页号、装订等，完全是一种重复、枯 燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源；
二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上 机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管 理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和 培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管 理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案 事业的发展；
第七，用“归档文件目录”一种目录取代沿 用已久的“案卷目录”和“卷内文件目录”两种 目录；
第八，“将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒”，使归档文件 有序化。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
第三节 现行档案整理的 一般步骤与方法
一、装订
归档文件整理的基本单位为“自然件”，即单份公 文，以“件”为整理单位，进行文件级整理。“一件” 是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一个条目 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
但传统的整理方法本身也有许多不足，并给档案 工作的发展带来了相当的负面影响，特别是计算机技 术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活 的检索方式，使传统整理方法的缺陷凸现得愈加明显 ，同时也为整理方法的改革提供了真正的契机。传统 的以“案卷”为保管单位的整理方法，主要有以下一些 缺陷：
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
五、传统的立卷方法已成为现代化管理的障碍。 装订起来的案卷，复印、缩微、扫描时十分不便，给 档案管理的数字化和现代化造成了困难。再加上计算 机强大的、多途径的检索能力，人为地将归档文件归 类、组卷已无必要；
六、传统的归档方法以“卷”为单位，不便于统 计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位， 由于案卷的厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷 ”和“件”之间并无固定的对应关系，也就反映不出 档案的数量。也正因为如此，人们在统计档案数量时 ，不得不同时