财务共享解决方案案例-TCL罗格朗

费用报销管理解决方案案例

文件作者李其艺2013-03-28 20:28 阅读(8)点评(1)

资料说明

财务共享之费用报销解决方案经典案例

从TCL-罗格朗国际电工的需求入手，总结了费用报销管理的解决方案，具有较强的借鉴意义

财务共享之费用报销解决方案经典案例

(李其艺2013-3-18)

关键词：财务预算、费用报销、条形码/二维码、业务财务一体化

1.客户简介

TCL-罗格朗国际电工（惠州）有限公司，原名TCL国际电工（惠州）有限公司，创建于1993年，专业从事开关插座、综合布线、换气扇等产品的研制和销售，拥有TCL国际电工（呼和浩特）有限公司和TCL电工科技（惠州）有限公司两家子公司。

3大核心业务：开关插座、综合布线和智能系统。开关插座业务名列中国高档开关插座市场占有率榜首。取得多项国内行业荣誉和广大消费者的认可。综合布线业务年销量稳居全国三甲，且连续多年被评为“十大综合布线品牌”，在教育、政府等各行业拥有很高的市场占有率。罗格朗在中国智能家居上推广两个品牌：一个是罗格朗品牌，推出了定位为时尚精品的ARTEOR系列；另一个是Bticino 品牌，顶级奢华的Axolute系列。其中非住宅智能系统包括照明节能和RCU。罗格朗智能系统可面向不同的客户使用不同的解决方案，进行灯光、照明、窗帘、温度、安防报警、背景音乐，可视对讲等等的控制，满足舒适，安全，方便，时尚，节源的现代要求。

目前开关插座在国内拥有45个办事处、500多家专销商、6000多家分销商；综合布线业务已经设立了37家办事处、1000多家系统集成商。随时为亿万客户提供周全、细致、快捷的服务。

公司目前有2500多名员工，拥有业内最大规模的研发部门、专业的工业

造型设计队伍以及先进的项目管理模式与良好的激励机制。凭借卓越的产品、优质的服务，TCL-罗格朗国际电工赢得了国内外客户的广泛好评，“TCL-罗格朗国际电工”品牌知名度、美誉度及市场占有率居国内高档开关插座行业的首位。

2.项目需求

全国45个办事处费用实行办事处经理负责制，每个办事处一个年度费用预

算总盘子。

费用开销严格根据预算进行，每次报销必须先申报预算，细化到科目，科目必须一一对应，而且报销不能超出预算；超出预算必须补预算申请；本次未用完预算要归还总盘子。

办事处人员报销费用最终由总部财务部审批批准和报销处理，流程较长，需要IT解决方案提高效率，并实现与现有预算系统和财务系统对接。

要处理的费用类别，目前有如下六类：

●差旅费报销申请

●开拓费报销申请

●交通费报销申请

●手机费报销申请

●办公费报销申请

●电话费报销申请

目前这六项费用由各销售人员汇总到办事处，由公司报销后，将款项统一付给办事处。业务基本要求：

●每项费用发生前由申请人提出申请，需注明申请事项，预计费用。（费用控制原则要参

考财务制度的控制标准）

●审批流程：申请人>>办事处总经理>>(大区总监)>>办事处商务经理

(注：另一个客户奥拓电子存在基本同样的需求)

3.解决方案

TCL-罗格朗国际电工目前已经上线有U8系统管理财务，预算系统管理各办事处年度费用预算。费用报销系统(OA)需要从预算系统获得预算额度并依此控制；费用报销审批后要生成费用凭证进入财务系统，作为付款依据。此外，在遵循费用报销严格依据审批预算的原则下，需要尽可能加快费用报销的审批流程，一方面减少可能重复审批环节，另一方面引入条形码加快公司总部财务部的核对效率。

根据上述思路，提出如下费用报销的解决方案：

1)业务规则：

●办事处销售人员申请时,只需办事处总经理申批,办事处总经理申请时,需要大区总监审

批.

●在审核时，审批人需看到的信息有：申请人累计已使用费用情况，办事处年度预算额度，

办事处年度剩余额度。

●审批完成后，将按预计的金额冻结该办事处的费用额度。

●业务发生后，申请人将发票粘贴后，将发生的实际数据填写在原OA申请单实际发生栏

位实际发生额需小于申请额，否则不能保存。

●商务经理收到票据后，在网上审核后，产生一张费用报销单据，产生条型码。

●每张费用报销单据对应一个费用科目、一个报销人、一个收款账号。

●财务收到票据时，由扫描器通过对条型码的确认，可以看到审批流程，及审核票据，如

发生数据有错误，可以修改报销金额。

●可以将多张报销单据扫描后，生成一张付款凭证（系统需判断收款人是否一致，不一致

则不能转换成一张付款单）

●生成的银行付款单将相关收款人数据导入付款信息系统，经出纳审核后，生产付款申请

单。

2)应用要求：

●申请预算前，设置好费用类别，并和财务系统的费用科目对应

●与预算系统的预算额度进行对接，对办事处额度进行读写处理

●与U8财务系统采用凭证数据集成区的方式，数据处理机制如下

⏹如果生成的费用凭证已经被审核进入U8财务系统中，则费用系统不能对费用报销

单做任何删改处理

⏹如果生成的费用凭证已经还是草稿状态，则费用系统可以对费用报销单做删改处理，

但要同步更新费用凭证

●汇总费用报销的前提是：

⏹同一个申请人

⏹同一收款账号

⏹同一类费用(科目)

⏹同一已审批预算号

●汇总费用报销特殊情况下才需要使用，一般一次预算对应一次报销(一张预算申请单对

应一张费用报销单)

4.方案特点

●通过预算控制费用报销，通过“冻结”和“扣减”两步实现预算的使用

●同时和预算系统和财务系统对接

●减少重复的审批(预算审批了，在费用报销时只要办事处商务助理和公司财务审核即可)，

加快审批流程（注：付款时需要公司一个主管老总审批即可，图中未反映）

●通过条形码技术，提高了总部财务人员核对费用报销凭据的效率(扫单直接查询出费用明

细数据)

●通过系统可方便查看预算使用情况，并按人、部门、费用科目等口径进行任何期间时段

的统计

●无缝集成“预算-业务-财务”数据链，有机实现了业务财务一体化，方便追溯业务的来

龙去脉

5.应用拓展

大部分的费用报销需求都可以用上述方案变通解决，抓住4个关键点即可：

●与预算系统对接，实现计划执行一体化（不一定需要）

●与财务系统的对接，实现业务财务一体化（前提是费用类别科目对应，机制凭证模板预

先设置）

●费用报销工作流处理，流程中单据数据共享(单据自动转换)

●引入条形码或二维码，提高费用报销核对速度

此外，上述费用报销方案没有实现项目级别的控制，也就是预算没有和项目关联。在很多企业中，需要实现项目级别的预算控制。基本管控方法是：

●项目立项需要项目编号，项目编号由公司财务部管控

●财务部门进行项目编号申领审批，在财务系统中进行项目辅助核算

●预算和项目关联

●报销时需要指明费用属于什么项目（所属项目编号），否则不予审批