办公用纸管理制度

办公用纸管理制度

1 范围

公司所有部门及人员的用纸。

2 职责

2.1 管理部是公司用纸的主管部门，负责公司纸张的申请、发放、登记、使用管理及废纸的处置，负责制定并监督执行公司节约用纸的各项措施。

2.2 供应部负责公司纸张的采购，对纸张采购时间、数量、质量、价格负责。

2.3 各用纸部门及人员应当根据公司要求，本着节约和环保精神，合理用纸，杜绝浪费，自觉接受管理部的监督。

3 纸张购置、保管及发放

纸张购置由管理部行政文员负责申请，部门负责人审批，供应部根据管理部的采购申请单负责采购，纸张采购回来后由管理部行政文员统一办理出入库手续，出库纸张由管理部行政文员负责保管。行政文员要定期查看库存，根据纸张的使用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

3.1 管理部根据公司实际需要，拟定采购种类、数量及时间。

3.2 供应部零星采购员应本着货比三家、质优价廉、择低选购的原则来控制采购成本。

3.3 管理部对各部门办公用纸的使用情况进行不定期检查，对办公用纸的使用、保存、废弃中出现的问题加以纠正或进行原因分析，采取措施不断完善办公用纸管理。

3.4 各部门确定专人负责办公用纸的领用和使用登记管理。

3.5 管理部确定专门的纸张存放区域，并做好纸张的防潮、防火等保管工作，保证纸张使用性能。

3.6 管理部行政文员做好纸张领用登记工作，每季度对各部门纸张使用情况进行统计分析。

打印、复印已通过设置部门和个人帐号、密码来记录每个人的用纸情况，行政文员每月月底统计一次纸张使用量。

4 用纸管理（节纸模式）

管理部在公司打印机旁设置有明确标识的不可再利用“废纸收集箱”和“可循环再用纸”收集箱，“废纸收集箱”用于收集用纸过程中产生的不可再利用纸张。

“可循环再用纸”收集箱用于收集用纸过程中可再利用的纸张。

4.1 推行无纸化办公

4.1.1文件传阅、资料交流、工作沟通、部门资料尽可能利用OA、电子邮件、飞秋、QQ等渠道，以电子版形式进行，尽量减少纸的用量，管理部计算机及网络管理员负责建立电子版传阅的渠道；

4.1.2 公司级文件材料（如：会议纪要、规章制度、通知通报等），除必须张贴和存档外，其余均以扫描件或电子版形式下发，以减少纸质文件的印制数量；

4.1.3 讨论稿、征求意见稿应当以电子版形式征求意见，禁止以纸质形式下发。

4.2 打印、复印用纸

4.2.1必须充分利用纸张合理打印，使用“页面布局”功能，除特殊要求外，页边距（上下左右）应当＜1.2cnm亍距设置为＜1.0cm文档正文字体号设置成小四或小四以下字体号，禁止小四号以上字体；最大的限度的利用纸张的页面空间。

4.2.2使用“打印预览”功能，在预览确认正确无误后再打印，避免错误打印；

4.2.3使用“页面设置 ”功能，打印时可将打印设置成双面打印（打印机属性 中的打印类型选择双面打印）；

4.2.4 单面打印后还可再利用的纸张，若不属保密资料，打印者必须将其收 集放置在 “可循环再用纸 ”收集箱中，以供再次利用。

4.2.5 打印、复印资料时，非特殊要求，须首先使用已收集在 “可循环再用 纸”收集箱的已单面使用的纸张；

4.2.6 禁止使用公司打印机、复印机打印或复印用于私人用途的证件、资 料。

4.2.7 禁止将未使用过的新纸作为草稿纸使用，禁止将公司纸张带回家里使 4.2.8 生产记录卡、设备点检表、交接班记录表、作业指导书、检验标准 品质报表等现场用纸，在不影响打（复）印机性能的前提下，

应当使用质 5 废纸的管理

5.1 存档的正式文件资料（如：公司档案、技术图纸、财务报表、商务合 同、质保、技术等各类协议）不得私自丢弃、粉碎，必须指定专人办理相关手 续并登记后按规定处理。

5.2 双面利用之后的废纸，各部门应当将较大的空白部分裁剪下来做便笺， 废纸收集箱 ”里放置的应当都是确实不能作为便笺使用的废纸。

5.3 统一投入 “废纸收集箱 ”内的不具有保密性质的无法再利用的废弃纸张， 由管理部行政文员定期处理，禁止私自扔到垃圾桶或废纸篓内，禁止部门私自 处理。

5.4 “废纸收集箱 ”中一律不得放置非纸质品。

6 罚则

6.1 管理部行政文员定期对本制度执行情况进行检查，并依据规定对检查结 果做出处理。

6.2 将公司纸张带回家或打印、复印用于私人用途的资料的，一经发现，给 予当事

用。

书、 量次一点的纸张。

者5—50 元的处罚。

违反上述其它规定的，给予当事人警告、通报批评、每次5 元扣罚的处理

7 相关记录

纸张领用登记表》