谈行政公文成文日期的规范化

谈行政公文成文日期的规范化

成文日期看起来是个小问题实际上它的作用很大。从成文日期可以反映出公文内容的时代背景。如果没有成文日期阅读公文的人就不知道公文内容出于何时就很难处理公文中要求办理的事项还会给公文的立卷归档带来困难。一、确定成文日期的原则自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号国务院2000年8月24日发布见国务院公报2000年第31号以下简称《办法》规定“成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准”。据此1重要的命令、决定、通告、通知等以领导人签发日期为准2两个以上机关联合发文以最后签发或签署的日期为准3会议通过的公文以通过的日期为准4一般性的公文可以实际印发的日期为准5电报以发出日期为准。二、成文日期的格式规范国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布2000年1月1日起实施的国家标准《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 以下简称《格式》规定“印章一般要盖在成文日期上因此成文日期的位置要依印章的位置而定”。成文日期的具体位置通常有两种情况一是文尾标注二是题下标注。文尾标注行政公文大都采用文尾标注的方法。其标注位置因单一发文或联合发文而不同。按照《格式》的规定单一发文只有一个印章时“成文日期右空4字”两个单位联合行文且有两个印章时“应将成文日期拉开左右各空7字”即居中排布3个以上不含3个单位联合行文且有3个以上印章时“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。题下标注是指那些经会议通过的公文如章程、条例、细则以及开头即分章列条或直接发布的规定、办法等范规性公文其成文日期一般都放在标题之下正文之上并加括号通常写成“×年×月×日”或“×年×月×日发布。”如是会议通过的公文应写明会议名称和通过日期。三、成文日期与盖印的位置要协调《格式》规定单一发文印章时“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正、居中下压成文日期”。《格式》对印章与成文日期的相互协调也作了规定“当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上”。印章是公文生效的标志。一般情况下行政公文除会议纪要外不加盖印章的公文是无效的。行政公文印章与成文日期的位置要协调一致相互呼应。1单一机关发文时印章要压盖成文日期只需盖一个印章的单一机关发文落款处即成文日期之上不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字纵向与正文的距离要依印章的大小而定其标准是印章加盖在成文日期上后印章的上弧距正文2mm4mm即不到一行的空白。这样要求是为了防止变造公文如果空白过大就容易被人私自加入其它内容。盖印要端正居于成文日期之中。国家行政机关的印章大多都带有国徽如把国徽盖歪了是极不负责也是极不严肃的。考虑到有的行政机关印章有国徽有的印章没国徽有的印章下弧有文字有的印章下弧没文字《格式》规定了“下套”和“中套”两种盖印的方式。“下套”的方式适用于带有国徽或图案、下弧没有文字的印章。仅以下弧压在成文日期上既可完整地显示国徽或图案显示印章的庄重性和严肃性也可防止因国徽图案或文字压住成文日期而让人难以辨认使成文日期清晰易辨。“中套”的方式适用于下弧有文字的行政机关业务主管部门的印章。中套的要求是把印章的中心线压在成文日期上避免因印章下弧的文字与成文日期重合而造成辨识不清。2两个单位联合行文时成文日期要居中《格式》规定“当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切相距不超过3mm”。两个单位联合行文成文日期的标识位置要向中间移动居中排布将成文日期的字距拉开成一行左右各空7字。两个印章均压成文日期主办单位印章在前。为了保证印章排列整齐《格式》规定“只能采取同种加盖印章的方式”。即不管个别印章适合哪种加盖方式要下套都下套要中套都中套要统一起来以保证印章排列庄重、整齐、匀称、美观。3三个单位联合行文时印章不压成文日期“当联合行文需加盖3个以

上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在成文日期和正文之间。主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。三个或三个以上单位联合行文所有参与联合行文的单位都要署单位名称印章压在单位名称上。因为三个以上单位联合行文如仅署成文日期不署单位名称就会出现至少有一个以上印章无法压在成文日期上就会出现至少有一个以上印章是空白印章。现在印刷公文大多采用现代化的印刷设备套印印章是最基本的做法。套印印章的方法就是将一个印在白纸上的空白印章作为印模直接制版。如果公文中出现空白印章即印章没有压盖任何文字就等于把本单位的印模送给了所有收文对象极易给伪造印章者提供可乘之机。而要求所有参与联合行文的单位都署单位名称将印章加盖在单位名称上就会避免这种情况。这时的成文日期应放在最后一排印章之下空1行的位置右空2个字。成文日期上不再加盖印章。四、行政公文成文日期的用字规范《格式》规定“成文日期用汉字将年、月、日标全‘零’写为‘○’”。《办法》规定“公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字”。按此规定行政机关公文的成文日期属必须使用汉字书写的范畴这是毫无疑问的。要注意的是零要写作“○”如“二○○一年一月一日”。不能阿拉伯数字与汉字混用且年、月、日要写全。有的机关公文不写年代仅写月日这在当时也许不会引起误解但年代一久后人要想知道确切年代就要花许多时间进行考证。五、党委机关公文成文日期的用字规范与行政机关不同中国共产党各级领导机关的公文其成文日期的用字规范与行政机关不同。二者的差别在于行政公文的成文日期要求用汉字书写而党委机关公文按中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》中办发〔1996〕14号的要求“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”。党委机关执行的是原国家技术监督局1995年12月13日发布的中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》GB/T15836—1995按此规定“公历世纪、年代、年、月、日”“要求使用阿拉伯数字”。因此党委机关公文的成文日期用的是阿拉伯数字。六、应注意区分成文日期与生效日期的差别成文日期指公文制成的日期生效日期指公文内容开始发生效用的日期。成文日期可以等于生效日期也可以不等于生效日期二者是有差别的。有些公文除成文日期外还有会议通过的日期、批准日期或明确规定的生效日期。凡公文中规定了生效日期的成文日期仍以制发日期为准。成文日期的书写位置在文尾或题下但生效日期均在正文结尾部分。如“本规定自×年×月×日起施行”但禁用“文到之日起执行”字样。