2018知识产权保密管理程序

1.0目的

为更好地管理公司内部经营活动中产生的各类信息，确保信息受到适当级别的保护，避免因不恰当使用或泄漏造成公司遭受经济损失或法律纠纷，特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于公司内部不为公众所知晓、能给公司带来现实或潜在经济利益、具有实用性且公司采取保密措施的技术信息、经营信息、人事信息、财务信息以及其他需要保密的事项。

3.0相关文件

3.1《知识产权管理制度》TJ033001

3.2《商业秘密管理制度》TJ033003

4.0职责

各部门负责其业务涉及到的所需保密事项和内容的保密管理工作。

4.1 总经理

总经理是公司商业秘密保护的第一责任人，负责公司保密工作的统筹管理、保密制度的批准、涉密文件的密级划分、批准涉密文件的借阅、复印。

4.2 管理者代表

管理者代表负责公司保密制度的制定、协助总经理进行涉密文件的密级划分以及保密工作的实施和监控。

4.3 职能部门

4.3.1 知产办为公司保密管理工作职能部门，负责保密工作的计划、实施、检查、管理，组织有关人员对窃密、泄密、失密案件进行调查和处理；文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

4.3.2 文件中心负责科研项目、工程设计等技术秘密的信息管理、文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

4.3.3 财务部负责财务预算、核算、无形资产评估等财务秘密的管理。

4.3.4 办公室负责将商业秘密管理纳入新员工培训，落实保密协议、竞业禁止协议的签订，负责人力资源计划、薪酬方案、员工档案等人事秘密的管理、文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

4.3.5 物流部负责与采购相关的经营秘密的管理，对供货方信息、采购渠道、进价策略、合同订单、业务往来信函等承担保密职责。

4.3.6 市场部负责与销售相关的经营秘密的管理，对定价策略、销售网络、客户信息、合同订单、客户往来信函等承担保密职责，负责与公司市场调研、市场策略、营销计划等经营保密的信息管理、存档等工作。

5.0定义

5.1 密级是指保密文件保密程度的等级。公司的保密文件分为绝密、机密、秘密三级。

5.1.1绝密文件是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件。

5.1.2 机密文件是指包含公司的重要秘密，其泄漏会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件。

5.1.3 秘密文件是指包含公司一般性秘密，其泄漏会使公司的安全和利益遭受损害的保密文件。

5.2 保密期限是指保密文件的保密时间，分为A、B、C三级，分别表示永久、长期（5年）、短期（3年）

5.3涉密人员是指掌握、了解、接触公司商业秘密的在职员工、离职员工（劳动合同终止和解除、调离、内退、离职、退休、脱产学习及退休后返聘人员等）、外来人员（进修、培训等），包括对第三方商业秘密负有保密责任的人员。

6.0工作程序

保密管理控制流程图见附件

6.1 涉密信息

包括但不限于以下内容：技术秘密、经营秘密、管理秘密、公司依照法律规定和有关协议的约定对外应承担保密义务的事项（如在缔约过程中知悉的对方当事人的商业秘密及技术等）：

6.1.1 技术秘密：

a)工艺技术信息：所有产品的设计图纸、工艺操作规程、产品技术标准、新产品鉴定

资料、试验结果和试验记录、技术总结等；

b)生产技术信息：所有产品的生产配方、制造方法、生产过程的检验、试验方法、质

量记录等。

6.1.2 经营秘密：

a)营销信息：公司经营决策、营销计划、定价策略、销售网络、客户信息、商业函电

（包括电子邮件）、合同订单等；

b)采购信息：主要供应商信息、进价策略、采购渠道、主要原材料指标等；

c)财务信息：各类原始凭证、银行存款等各类核算、财务数据及报表、。

6.1.3 管理秘密

a)公司资本运作信息：项目投资策略及方案、股权调整方案等；

b)人力资源信息资料：公司人力资源计划、人力资源结构、薪酬方案、员工档案等

信息；

c)企业管理信息：公司整合体系内部审核、管理评审的结果；公司内部考核体系的

方案等。

d)档案信息：公司档案室的各类信息资料；

e)电子信息：公司各部门电子档案、电子邮件等。

6.2密级划分

6.2.1涉密信息确定和申报各部门实际保密需求填报《知识产权涉密管理审批表》，上报知产办，管理者代表对密级划分结果进行审核。并由知产办编制【涉密信息清单】。

6.2.2 知产办按照《商业秘密管理制度》中的相关规定，对保密文件进行管理。

6.2.3办公室按照密级划分结果对保密文件加盖保密章，并对保密文件进行归档管理。

6.3 密级修改

6.3.1 当保密文件的保密期限届满，或公司经营环境发生变化，知产办按照《商业秘密管理制度》中的相关规定，对保密文件进行解密或密级修改。

6.3.2 管理者代表对解密申请或密级修改结果进行审核。

6.3.3 办公室按照密相关规定，对解密文件进行公开，对密级修改后的文件密级标记和归档管理。

6.4 保密文件借阅

保密文件的借阅需填写文件借阅申请表，由所在部门和知产办对其借阅权限进行审核，由办公室进行借阅登记，并负责按照借阅期限对保密文件的归还情况进行核查如遇未能按期归还的情况，需由文件借阅申请人对其延误归还的原因进行书面说明，并由其所在部门进行证明。

6.5 保密文件销毁

保密文件的销毁需填写【文件销毁申请/审批单】，由知产办对批准销毁的保密文件加盖“作废”章，由办公室进行汇总，统一销毁。

6.6涉密信息管理

6.6.1涉密信息应依据本规定进行确定、标明保密级别并采取保密措施；

6.6.2根据需要对涉密信息进行密级变更和解密，应及时向知产办申报，经公司相关会仪审查同意后，方可进行调整，知产办做好相应的记录。

6.6.3根据保密需要，对关键数据和软件等计算机信息采取加密或其它安全防范措施，防止泄密。

6.6.4未经部门负责人批准，不得对涉密信息进行或复制。

6.6.5涉密信息及载体的销毁由部门领导提出，经知产办审核，批准后实施，有关部门做好记录。

6.6.6 涉密信息归档时须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子档原件、软件光盘等。制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。签字后的档案移交目录由档案室和移交部门各留一份。

6.7涉密人员管理

6.7.1因工作需要了解机密级及以上人员，对涉密内容负保密责任。

6.7.2项目负责人、各部门经办人员，有权了解本职工作范围内的商业秘密，如因工作需要了解其他部门或公司机密级商业秘密，需经本部门负责人和相关部门负责人批准：并负保密责任。

6.7.3对本职工作范围内所掌握的商业秘密其他员工，均有保密的责任和义务。

6.7.4知产办编制【涉密人员名单】作为管理的依据。

6.7.5涉密人员责职

a) 员工应尊重和遵从公司对保密信息的一切保密措施和手段